第４編 地域ボランティア支援本部の運営

第１章 会議

１．参集したコーディネーター、スタッフとなった
ボランティア、行政職員は、「参集者一覧表」（様式１３）に名前等を記載する。

２．当日のミーティング用の資材を準備する。

３．会議の開催

（１）毎日、原則として朝８時１５分、午後５時１５分に定例会議（ミーティング）を開催する。（仮時間）
（２）進行は、前日から活動している者が行う。
（３）朝は、当日のコーディネートに役立つように、ミーティング資料（様式１４）などにより、災害の状況などを説明する。
夕方は、ボランティアの活動報告状況など当日の反省も踏まえて、翌日への引き継ぎ内容をまとめる。翌日のミーティング用の資材を準備する。

４．役割分担表（様式１５）により、当日の役割分担を決定する。

（１）被災者からの支援要請を聞き取るニーズ把握担当は、できるだけ知識と経験の豊かな者をあてる。
（２）地域外から応援のコーディネーターがいる場合は、地域協力団体から派遣されたコーディネーターとペアを組むように努める。

５．夜間活動がある時などは、必要に応じて随時会議を開催する。

第２章 コーディネーター等スタッフへの支援

１．コーディネーターの交替

（１）コーディネーターの業務が加重にならないように、地域協力団体に、コーディネーターの派遣依頼及び調整を行う（様式１７）。
（２）地域協力団体だけでは、コーディネーターの確保が困難なときは、周辺市町村のボランティア支援本部を経由して当該市町村の地域協力団体へ依頼する。
（３）周辺市町村でも協力が困難な時は、広域ボランティア支援本部への依頼をする。
２応援体制
（１）何回も活動している地元のボランティアには、スタッフに勧誘する。
（２）行政職員は、コーディネーターなどスタッフの健康管理に注意する。
（３）場合によっては、ボランティア活動休日を設定し、広報する。

第３章 地域ボランティア支援本部の管理運営

１．ボランティア支援本部の活動に必要な資機材の確保

（１）資機材チェックリスト（別表）により資機材の確保を行う。
（２）行政職員は、日常使用している資機材を転用できるよう事前に検討しておく。
（３）行政職員は、資機材の適切な管理や確保計画を策定するために、物資管理台帳を作成する（様式１８）。
（ア）物資管理台帳については、毎日時間を定めて細かくチェックする。
（イ）ボランティア活動の記念に資材等を持ち帰る者も予想されるので、余裕を見た確保計画を作成する。

（４）不足している資機材について、寄付の申し入れがあったときは、必ず台帳に記載し、行政職員は平行して寄付歳納などの行政手続きを進める。
（５）災害や状況によって確保できないものもあり得るが、その際は順次確保することとして、コーディネーターと協議して対応する。

２．通信手段の確保

ボランティア支援本部に参集する行政職員は、支援本部の活動に必要な電話などの通信手段を必ず確保する。
（１）電話などの通信手段を必ず確保する。
�@電話は、外部からの照会用の回線（できればボランティア用とニーズ把握用の複数回線）と緊急連絡用回線の複数回線並びにＦＡＸを確保する。
�A災害対策本部事務局などと確実に情報連絡を行うためにＦＡＸを設置する。
（２）外部からの電話が殺到して緊急連絡ができない可能性があるので、緊急連絡用の回線を予め確保しておくとともに、この回線の電話番号は公開しない。
（３）緊急連絡の時は再度の通話が難しいので、用件が済むまで相手側との回線は切らずに通話状態にしておく。

３．災害対策本部事務局への連絡

（１）災害対策本部事務局へ、毎日、原則として午前９時、１１時、午後６時に連絡用紙（様式１６）により連絡する。（仮時間）
（２）支援本部の行政職員は協力団体に支援本部へのコーディネーターの派遣を依頼した結果を派遣依頼表（様式１７）により連絡する。

４．協力団体への連絡

支援本部の行政職員は、協力団体に支援本部へのコーディネーターの派遣を依頼した結果を連絡する。

第４章 広報

１．定期報告

（１）マスコミなどの広報については、行政職員が担当する。
（２）取材のあった時は、社名、記者名や公表日時などを記録（様式２０）しておく。
（３）毎日のボランティア受入状況などは、災害対策本部が発行する被害復旧状況などとあわせて定期的に発表する（様式１９）。

２．臨時広報

必要な場合は、コーディネーターの協力を得て、ボランティア支援本部として臨時
に広報を発表する。

３．ネットワーク及び活動参考広報板の設置

ボランティア支援本部において連絡版を設置して、その他の各所・各種の情報提供やボランティア相互の情報連絡の支援にも努める。

第５章 財務

１．資機材、電気・電話などのボランティアの受け入れに必要な経費などは、
ボランティア支援本部の行政職員が自治体の財務会計法令等に基づき財政当局と協議して執行する。

２．管理責任の問題が発生するので、ボランティア支援本部では
コーディネーターやスタッフとなるボランティアは、やむを得ないかぎり、現金は扱わない。

３．ボランティア支援本部の行政職員は、必要な資機材の安定的な確保などのために、
物資管理台帳を作成する。

４．参加したボランティアに対するボランティア保険の加入及び経費負担
並びに保険料の徴収については、ボランティア支援本部の行政職員が、
社会福祉協議会などのボランティア保険事業者や財政当局と協議して対応する。

５義援金・寄付金・救援物資

（１）ボランティア支援本部では、原則として義援金・寄付金・救援物資は取り扱わない。
（２）ボランティア保険料を持参していない者には、保険料を別に指定する義援金・寄付金口座に自主的に払い込むように依頼する。
（３）ボランティア支援本部に必要な資機材が不足するときなど、やむを得ないときは、必要な物資及び数量に限り救援物資を受け入れることとし、この際は寄付歳納などの財務会計手続を並行して実施する。

第６章 記録

１．次の災害に役立てるために、ボランティア支援本部で使用した書式等は、
記録としてまとめるまでは必ず保存する。

２．日常の各種の状況、活動現地や支援本部内の雰囲気、
トラブルの有無及び対応などについても、記録に残すよう努める。

３．参加したコーディネーターからは、活動直後及び
ボランティア支援本部を閉鎖してからなどに、活動報告書を出してもらう。

４．地域ボランティア支援本部と連携して、個別にボランティアの受け入れ
を行った組織や団体からも活動報告などをできるだけ入手するように努める。