○愛知県公安委員会行政文書管理規程
平成13年3月30日
愛知県公安委員会規程第3号
愛知県公安委員会文書管理規程を次のように定める。
愛知県公安委員会行政文書管理規程
〔平16県公委規程4号・題名改正〕
(趣旨)
第1条 この規程は、事務の適正かつ能率的な遂行及び愛知県情報公開条例(平成12年愛知県条例第19号)の適正かつ円滑な運用に資するため、愛知県公安委員会(以下「公安委員会」という。)が行う行政文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
〔平13県公委規程7号・本条一部改正、平16県公委規程4号・本条全部改正〕
(1) 行政文書 愛知県情報公開条例第2条第2項に規定する行政文書のうち、公安委員会の委員長及び委員並びに警察本部総務部の公安委員会執務官(以下「執務官」という。)及び総務課公安委員会室の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、これらの者が組織的に用いるものとして、公安委員会が管理するものをいう。
(2) 行政文書ファイル 愛知県公安委員会が管理する行政文書の開示等に関する規則(平成13年愛知県公安委員会規則第7号)第13条第1項第10号に規定する行政文書ファイルであって、公安委員会が管理する行政文書に係るものをいう。
(3) 総合文書管理システム 行政文書の収受、起案、決裁、保存、検索、廃棄等を行うための愛知県警察の情報システムをいう。
〔平13県公委規程7号平16県公委規程4号・本条一部改正〕
(行政文書の種類等)
第3条 行政文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 規則 警察法(昭和29年法律第162号)第38条第5項、第45条及び第58条の規定に基づいて発するもの
(2) 告示 法令又は条例若しくは規則に基づいて発する行政処分で、県内に公示を要するもの
(3) 公告 告示以外のもので、県内に公示を要するもの
(4) 規程 警察運営上の重要な命令又は指示で、公示を要しないもの
(5) 一般文書 次に掲げるもの
ア 許可、認可等の行政処分に係る行政文書
イ 照会、依頼、回答、通知、報告、諮問、進達、副申、申請その他これらに類するものに係る行政文書
ウ 契約書、争訟関係文書、議案書、会議録、儀礼文書、要望書、陳情書、証明書その他これらに類する行政文書
(6) その他 復命書、事務引継書その他前各号に該当しない行政文書
〔平16県公委規程4号・本条追加〕
(公安委員会の管理する行政文書)
第4条 公安委員会が管理する行政文書は、次のとおりとする。
(1) 公安委員会の会議録(公安委員会の会議に提出された行政文書であって、公安委員会が会議録と併せて管理することが必要と認めたものを含む。)
(2) 警察法(昭和29年法律第162号)第43条の2に規定する事務に関する行政文書
(3) 公安委員会又は公安委員会の委員長若しくは委員宛の苦情、要望等及びその処理に関する行政文書
(4) その他公安委員会が自ら管理することが必要と認めた行政文書
2 前項各号に掲げる行政文書以外の公安委員会に係るものは、警察本部長が管理するものとする。
〔平13県公委規程7号・本条一部改正、平16県公委規程4号・旧3条を繰下、平29県公委規程9号・本条一部改正〕
(文書の記号及び番号)
第5条 前条第1項に規定する行政文書には、記号及び番号を付すこととし、記号にあっては「愛公」を用い、番号にあっては毎年1月1日から起番したものを総合文書管理システムにより付番するものとする。
〔平29県公委規程9号・本条追加〕
(行政文書分類基準表)
第6条 行政文書については、当該行政文書に係る事務の性質、内容等に応じ、大分類、中分類及び小分類の3段階で分類することができるようにするため、行政文書分類基準表(別記様式)を作成するものとする。
2 行政文書分類基準表については、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うものとする。
3 行政文書分類基準表の作成、改定及び総合文書管理システムへの登録は、第9条の総括文書管理者が行う。
〔平16県公委規程4号・旧4条を一部改正し繰下、平29県公委規程9号・旧5条を一部改正し繰下〕
(行政文書の作成)
第7条 公安委員会の意思決定に当たっては行政文書を作成するものとし、事務の実績については行政文書を作成するものとする。ただし、次に掲げる場合についてはこの限りでない。
(1) 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合
2 前項第1号に規定する場合にあっては、事後に行政文書を作成するものとする。
3 行政文書は、分かりやすい用字用語を用い、的確かつ簡潔に記載するものとする。
〔平16県公委規程4号・旧5条を繰下、平29県公委規程9号・旧6条を繰下〕
(会議録等の認証)
第8条 会議録その他公安委員会の意思決定に当たって作成された行政文書への公安委員会の委員長の認証は、署名、押印又は総合文書管理システムにより行うものとする。
〔平16県公委規程4号・本条追加、平20県公委規程1号・本条全部改正、平29県公委規程9号・旧7条を繰下〕
(総括文書管理者)
第9条 公安委員会における行政文書の管理に関する事務を総括するため、総括文書管理者を置き、警察本部長の指名する者をもって充てる。
2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 行政文書の管理に関する規程類の整備に関すること。
(2) 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備に関すること。
(3) 行政文書の保存期間の延長、廃棄その他行政文書の適正な管理の実施に関すること。
〔平16県公委規程4号・旧6条を一部改正し繰下、平17県公委規程10号・本条一部改正、平29県公委規程9号・旧8条を繰下〕
(文書管理担当者)
第10条 公安委員会に、文書管理担当者を置く。
2 文書管理担当者には、総括文書管理者が指名する者をもって充てる。
3 文書管理担当者は、総括文書管理者を補佐する。
〔平16県公委規程4号・旧7条を繰下、平29県公委規程9号・旧9条を繰下〕
(行政文書の管理及び保存の方法)
第11条 公安委員会が管理する行政文書は、総合文書管理システムにより管理するものとする。
2 行政文書は、公安委員会が適切に管理し得る専用の場所において、行政文書以外のものと区分して、適切に保存するものとする。
3 行政文書は、保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。
4 行政文書(保存期間が1年以上のものに限る。)は、単独で管理することが適当なものを除き、行政文書分類基準表に従って、行政文書ファイルとしてまとめるものとする。
〔平16県公委規程4号・見出し改正・旧8条を一部改正し繰下、平29県公委規程9号・旧10条を繰下〕
(1) 第4条第1項第1号に規定する行政文書 30年
(2) 第4条第1項第2号に規定する行政文書 5年
(3) 第4条第1項第3号に規定する行政文書 1年
(4) 第4条第1項第4号に規定する行政文書 行政文書保存期間区分基準として警察本部長が行政文書の管理に関して定める期間以上の期間として総括文書管理者が定める期間
〔平13県公委規程7号・本条一部改正、平16県公委規程4号・旧9条を一部改正し繰下、平29県公委規程9号・旧11条を繰下〕
(保存期間の起算日)
第13条 行政文書の保存期間(1年未満のものを除く。)は、当該行政文書の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。ただし、会計年度により処理する行政文書の保存期間は、4月1日から起算する。
2 保存期間が1年未満である行政文書の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日から起算する。
〔平16県公委規程4号・旧10条を繰下、平29県公委規程9号・旧12条を繰下〕
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属する不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条各項、第93条各項若しくは第101条各項又は 愛知県情報公開条例第11条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
〔平13県公委規程7号・本条一部改正、平16県公委規程4号・旧11条を繰下、平20県公委規程1号・本条一部改正、平29県公委規程9号・旧13条を繰下〕
(文書の廃棄)
第15条 保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間をいう。この条において同じ。)が満了した行政文書は、当該行政文書の内容及び媒体に応じた方法により廃棄するものとする。
2 総括文書管理者は、保存期間が満了した行政文書であっても、なお必要があると認められるものは、原則1年を単位として保存期間を延長することができる。
3 総括文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があると認める場合には、公安委員会の承認を得て、当該行政文書を廃棄することができる。この場合においては、当該行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄年月日を記載した記録を作成しなければならない。
〔平16県公委規程4号・旧12条を一部改正し繰下、平29県公委規程9号・旧14条を繰下〕
(行政文書の閲覧及び貸出し)
第16条 総括文書管理者は、必要があると認める場合は、行政文書を執務官及び警察本部総務部総務課公安委員会室の職員以外の愛知県警察の職員に閲覧させ、又は貸し出すことができる。
〔平16県公委規程4号・旧14条を繰下、平29県公委規程9号・旧15条を繰下〕
(法令等に基づく特別の定め)
第17条 法令、条例又は規則及びこれらに基づく告示又は規程の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法令、条例又は規則及びこれらに基づく告示又は規程の定めるところによる。
〔平13県公委規程7号・本条一部改正、平16県公委規程4号・旧15条を繰下、平29県公委規程9号・旧16条を繰下〕
(補則)
第18条 この規程に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、愛知県警察本部長が定める文書管理に関する規定を準用する。
〔平16県公委規程4号・見出し改正・旧16条を一部改正し繰下、平29県公委規程9号・旧17条を繰下〕
附則
この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成13年8月31日愛知県公安委員会規程第7号)
この規程は、平成13年10月1日から施行する。
附則(平成16年11月26日愛知県公安委員会規程第4号)
1 この規程は、平成17年1月1日から施行する。
2 この規程の施行の際、現に改正前の愛知県公安委員会文書管理規程の規定に基づき管理されている行政文書の整理、保管、保存及び廃棄については、改正後の愛知県公安委員会行政文書管理規程の規定にかかわらず、従前の例による。
附則(平成17年12月2日愛知県公安委員会規程第10号)
この規程は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成20年1月11日愛知県公安委員会規程第1号)
この規程は、平成20年1月11日から施行する。
附則(平成29年8月7日愛知県公安委員会規程第9号)
この訓令は、平成29年8月7日から施行する。
附則(令和元年6月20日愛知県公安委員会規程第2号)
この規程は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和5年3月28日愛知県公安委員会規程第5号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
〔平16県公委規程4号・旧様式1号一部改正、平29県公委規程9号・本様式全部改正、令元県公委規程2号・本様式一部改正〕
