○愛知県警察行政文書作成要領の制定
平成13年5月2日
務警発甲第42号
愛知県警察行政文書管理規程(平成16年愛知県警察本部訓令第27号)第5条の規定に基づき、下記のとおり愛知県警察の行政文書の作成要領を定め、平成13年4月1日から適用することとしたので、その適正な行政文書の作成に努められたい。
〔平16務警・総務発甲143号・制定文一部改正〕
記
第1 文章の書き方
1 行政文書は、次のような縦書きのものを除き、左横書きとする。
(1) 法令等の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署等に提出する文書で、当該官公署等から特に様式を縦書きと指定されたもの
(3) その他左横書きにより難いと認めるもの
2 文体及び文章
(1) 文体は、原則として「である」体を用いるものとし、愛知県警察行政文書管理規程第4条第8号アからウまでに掲げる行政文書については「ます」体を用いるものとする。
(2) 文章は、口語体を基調とした易しい用語で統一し、簡潔かつ論理的なものとし、要領よくまとめる。
3 用字
(1) 漢字及び仮名の用い方は、次の内閣告示等の例による。ただし、地名、人名等の固有名詞、専門用語又は特殊用語を用いる場合その他特別の漢字使用等を必要とする場合は、この限りでない。
ア 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
イ 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
ウ 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
オ 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(2) 専門用語等で読みにくいと思われるような漢字を使用する場合には、必要に応じて振り仮名を用いるなど適切な配慮をするものとする。
(3) 繰り返し符号は、「々」のほかは用いない。「々」は、同じ漢字が続く場合に用いる。ただし、民主主義、委員会会則のように、左の漢字と右の漢字がそれぞれ異なった意味で用いられる場合は、用いない。
4 用語
特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉、言いにくい言葉、古い言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている口調のよい易しい言葉を用いる。
また、音読する言葉は、意味の二通りにとれる言葉もあるのでなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いる。
(例)
橋梁→橋 陳述する→述べる
協調する(「強調する」とまぎれるおそれがある。)→歩調を合わせる
5 数字
(1) 数字は、次のような場合を除き、アラビア数字を用いる。
ア 漢字の要素になっている漢数字として用いる場合
(例) 一般 四半期 一部分 八方美人 千里眼
イ 「ひとつ」、「ふたつ」、「みっつ」等と読む場合(アラビア数字は、「いち」、「にい」、「さん」のように読む。)
(例) 一つずつ 二間続き(ふたまつづき) 三月(みつき)
ウ 固有名詞として用いる場合
(例) 一宮市 九州 五郎 二重橋
エ 概数を示す場合
(例) 二、三日 五、六人 数十日
オ 単位として用いる場合。ただし、万以上の単位に限る。
(例) 10万 1,000億
(2) 小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。
小数 0.123
分数 
又は2分の1 (1／2とは書かない。)
帯分数 
(3) 日付、時刻及び時間の書き方は、次の例による。
(日付) | (時刻) | (時間) | |
普通の場合 | 平成13年4月1日 | 午前9時30分 | 3時間20分 |
省略する場合 | 平成13.4.1 |
6 記号の用い方は、次の表の例による。
記号 | 用い方 | 例示 |
「，」 (コンマ) | 数字のけたの区切り(3位区切り)に用いる。ただし、年号、文書番号、電話番号等には区切りを付けない。 | 5,500 |
「．」 (ピリオド) | 単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。 | 0.12 平成13．4．1 N．H．K |
「・」 (なかてん) | 事物の名称を列記する場合又は外来語の区切りに用いる。 | 条例・規則 モーター・ボート |
「～」 (なみがた) | 時、所、数量、順序等を継続的に示す場合(何々から何々まで)に用いる。ただし、原則として文章中には用いない。 | 名古屋～東京 午後1時～午後5時 1番～6番 |
「「 」」 (かぎ) | 言葉を定義する場合、他の語句又は文章を引用する場合等に、その言葉、引用する語句、文章等を明示するために用いる。 | この要綱において「職員」とは……をいう。 |
「( )」 (かっこ) | 語句若しくは文章の後に注記を加える場合又は見出しその他簡単な独立した語句を掲記する場合に用いる。 | 愛知県警察本部長(以下「本部長」という。) |
「→」 (矢印) | 左のものが右のように変わることを示す場合に用いる | 車輛→車両 捺印→押印 |
「―」 (ダッシュ) | 語句を説明する場合及び丁目、番地等を省略する場合に用いる。 | 青色―進行 赤信号―止まれ 福徳町3―2 |
7 見出し符号
(1) 項目を細別する場合は、次のアの例による。ただし、一般文書及び部内関係文書の場合は、イの例によることができる。また、項目が少ない場合は、「第1」を省いて「1」から細別することができる。
ア
イ
(2) 見出し符号には、句読点を打たず、1字分空白として、次の字を書き出す。
〔平22務警発甲148号・本項一部改正〕
第2 用紙の用い方
1 用紙は、原則として日本産業規格A4とし、縦長に用いる。
2 縦書き文書を内容とする起案用紙の使い方は、次によるものとする。
(1) 伺い文その他縦書き文書の内容となる部分以外は、左横書き用紙をそのまま用い、左横書きとする。
(2) 縦書き文書の内容となる部分は、左横書き用紙を横長に用い、縦書きとする。
〔令元務警発甲93号・本項一部改正〕
第3 文書のとじ方
1 文書のとじ方は、原則として左とじとする。
2 左横書き文書と左に余白がある1枚の縦書き文書をとじる場合は、そのまま縦書き文書の左をとじる。
3 左横書き文書と左に余白がない縦書き文書又は2枚以上の縦書き文書をとじる場合は、縦書き文書を裏とじ(背中合わせ)とする。
4 縦書き文書のみをとじる場合は、右とじとする。
5 A4用紙類を横長に用いる場合は、原則として上とじとする。
〔平16務警・総務発甲143号・本項一部改正〕