別記

愛知県警察行政文書整理等要領

第1　趣旨

この要領は、愛知県警察文書管理規程(平成13年愛知県警察本部訓令第14号。以下「規程」という。)に定めるもののほか、行政文書の整理、保管、保存及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。

第2　定義

この要領において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ次のとおりとする。

(1)　懸案文書　作成中の文書で完成しないもの及び未完結文書をいう。

(2)　特定会計文書　会計関係の行政文書のうち別表1及び別表2に掲げるものをいう。

(3)　保管単位　行政文書を集中して保管する文書管理上の単位をいい、警察本部にあっては係、警察署にあっては課、係、交番又は駐在所とする。

(4)　保存　完結文書を規程第40条に規定する保存期間の起算日から保存期間の満了する日まで、専用の場所に適切に収納することをいう。

(5)　移替え　ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)の上2段に収納している前年(年度)の行政文書を、キャビネットの下2段又は事務室内の書棚等に移すことをいう。

(6)　置換え　キャビネット又は書棚(以下「保管用具」という。)に収納している行政文書ファイルを保存期間満了時期(行政文書ファイル管理簿の保存期間満了時期欄に記載された年月日をいう。以下同じ。)ごとにまとめ、保存行政文書のみを収納する箱等(以下「保存用具」という。)に入れて書庫等の専用の場所に適切に収納することをいう。

第3　懸案文書の整理

1　次の文書は、懸案文書として整理する。

(1)　作成中の文書で完成しないもの

(2)　収受した行政文書又は起案した行政文書のうち処理の終わらないもの

(3)　起案した行政文書で決裁の終わらないもの

(4)　回覧を要する行政文書で回覧の終わらないもの

2　懸案文書は、次の要領により保管単位ごとに保管場所を指定し、担当者が不在のときでもすぐ取り出せるよう確実に整理しておかなければならない。

(1)　キャビネットを使用する場合

ア　個人別に懸案フォルダーを設けてこれに収納整理する(持出しフォルダーのみみに個人名を表示すること。)。

イ　懸案文書が多い場合は、適宜、専用の引き出しを用い、又は複数の懸案フォルダー等に収納して整理することができる。

(2)　書棚及び決裁箱を使用する場合

ア　紙挟み、封筒等に納め、担当者名を表示して保管する。

イ　決裁途中の行政文書は、決裁挟みに収め保管する。

第4　完結行政文書の整理

1　次の行政文書は、完結文書として整理する。

(1)　収受した行政文書で処理を終えたもの

(2)　起案した行政文書で決裁を終えたもの

(3)　前記(2)の行政文書に基づいて作成したもの

(4)　回覧を要する行政文書で、回覧を終え処理を終えたもの

2　完結文書は、発送又は廃棄するものを除き、その行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する年(年度)の翌年(年度)の末日までの間事務室内のキャビネット又は書棚等に保管及び保存することを原則とする。

3　完結文書は、保存期間が1年未満の行政文書にあっては第6の2の(5)の規定により雑フォルダーに保管し、保存期間が1年を超える行政文書にあってはその行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の行政文書分類基準表に基づき設定した行政文書ファイル名及び保存期間に従い分類整理し、行政文書ファイル名、保存期間及び廃棄時期を明示して保管し、及び保存する。

第5　行政文書ファイル管理簿の備付け等

1　行政文書ファイル管理簿の備付け

保管用具及び保存用具(平成13年3月31日以前に作成し、又は取得した行政文書を収納するものを除く。)には、当該用具に収納する完結文書に係る行政文書ファイル管理簿を印字し、当該用具の分かりやすい場所に収める。

2　旧特定会計文書ファイル管理簿の作成

別表1に掲げる特定会計文書については、旧特定会計文書ファイル管理簿を作成する。その様式については、行政文書ファイル管理簿(規程様式第12)を準用する。

3　旧特定会計文書ファイル管理簿の備付け

別表1に掲げる特定会計文書を収納する保存用具には、当該特定会計文書に係る旧特定会計文書ファイル管理簿を印字し、当該用具の分かりやすい場所に収める。

第6　キャビネット内の整理の仕方

1　引き出しの名札の表示

キャビネットの引き出し前面の名札には、当該引き出し内の大分類及び本年(年度)又は前年(年度)の区別を記入する。

(例)

2　キャビネット内の配列

(1)　ガイド及びフォルダーのみみの位置は、別図第1のとおりとする。

(2)　ガイド及びフォルダーは、引き出しの手前から奥へ向って行政文書ファイル管理簿の順に並べる。

(3)　第1ガイドには、「中分類」の名称を用いる。

(4)　第2ガイドには、「小分類」の名称を用いる。

(5)　雑フォルダーには、1年未満文書を収納する。ただし、これにより難い場合は、1年未満文書のみを収納するフォルダーを設けることができる。

3　ラベルの用い方

ラベルを用いる場合は、次によるものとする。

ア　第1ガイドは、白色のラベルを用いる。

イ　第2ガイド及びこれにひきいられるフォルダーのラベルは、同色とする。

ウ　ラベルの色は、隣りのグループと同系色とならないようにする。

4　行政文書の納め方

(1)　フォルダー内の行政文書は、日付(完結)順に新しいものが手前になるように入れる。

(2)　フォルダー内の行政文書で大きさの違うものは、できるだけ左肩をそろえる。

(3)　フォルダー内の行政文書は、最大70枚程度(厚さ約2センチメートル)とし、それより多くなったときは「その1」「その2」又は月別、地域別等に分ける。

(4)　フォルダー内の行政文書は、順序が乱れると困る場合又は薄紙等で特にとじる必要のある場合は、ファスナー(とじ金具)を使用する。

(5)　行政文書をとじるには、クリップ又はピンは用いない。

(6)　薄紙又は小さなサイズの行政文書は、必要により台紙を用いて裏打ちする。

(7)　図面等で折って入れる行政文書は、内容が見えるように折り畳む。

5　行政文書の出し入れ

(1)　行政文書を出すときは、フォルダーをキャビネットに配列したままの状態でこれを取り出さないで、必ず該当のフォルダーを取り出してから行う。

(2)　行政文書を捜すときは、取り出したフォルダーを、キャビネット内に配列してあるフォルダーの上に置いたまま行わないで、キャビネットの近くの机等に置いて行う。

第7　行政文書の貸出し

1　他の保管単位に行政文書を貸し出す場合は、文書整理担当者が貸出しガイドに必要事項を記入し、返却されたときは返却年月日を記入する。

2　貸出しガイドは、貸し出した行政文書の位置に入れ、返却があった場合は、貸出しガイドの入っているところに行政文書を戻す。

3　貸し出した行政文書が期日になっても返却されないときは、文書整理担当者が貸出ガイドに基づき督促する。

第8　移替え

1　移替えは、利用度の高い本年(年度)の行政文書を出し入れに便利な場所に置くため、前年(年度)の行政文書の保管場所を移し替えるもので、毎年1月(会計年度のものは4月及び6月)に実施する。

2　移替えの方法は、次のとおりとする。

(1)　キャビネットの移替え

ア　移替えは、下2段に収納されている行政文書の置換えを実施して、キャビネットの下2段の引き出しを空にしておく。

イ　移し替える引き出し内のフォルダーを点検し、他のフォルダーに収納すべき行政文書が混在していないかを確認する。

ウ　3年以上の保存期間の行政文書で常時使用するものを収納しているフォルダーは、移替えをしないで、常時キャビネットの上2段で保存する。

エ　移替えは、上2段の引き出しからガイド及びフォルダーをそのまま下2段に移動させるか、又は引き出しのまま差し替える。

オ　上2段の引き出しに本年(年度)分のガイド及び雑フォルダーを配列する。

カ　個別フォルダーは、収納すべき行政文書が生じた後に作成する。

(2)　書棚の移替え

簿冊の移替えは、書棚、保管庫等の棚を本年(年度)と前年(年度)とに区分して行う。

(3)　保管行政文書の量、保管用具のスペース等からみて移替えができない場合は、移替えをしないで直接書庫へ置換えをしてもよい。

第9　置換え

1　移替え後1年を経過した前々年(年度)の行政文書のうち、保存期間の満了しないものは、置換えをして保存することを原則とする。

2　置換えは、移替えと同時に毎年1月(会計年度のものは4月及び6月)に実施する。

3　置換えの方法は、整理方法の別により次に掲げる方法により行う。

(1)　キャビネットにより整理している場合

ア　キャビネットの下2段から前々年(年度)の個別フォルダーを取り出し、保存期間の満了していない個別フォルダーと保存期間の満了した個別フォルダーに分ける。

イ　保存期間の満了していない個別フォルダーは、同一の保存期間満了時期別に区分し、同一の保存期間満了時期のものは、原則として小分類ごとにまとめる。この場合において、小分類の行政文書量が、多いときは分冊し、少ないときは同一の中分類等の分類の似たものでまとめ、保存用具に収納し、行政文書を保存する専用の場所に置き換え保存する。

ウ　保存期間の満了していない個別フォルダーを収納した保存用具には収納した行政文書に係る行政文書ファイル管理簿を印字し、当該保存用具に収納する。

(2)　簿冊により整理している場合

ア　簿冊により整理している行政文書は、保存期間の満了していない簿冊と保存期間の満了した簿冊に分ける。

イ　前記(1)のイ及びウの規定は、保存期間の満了していない簿冊の置換えの方法について準用する。ただし、特定会計文書については、鍵の掛かる専用の書庫、書棚等の保存用具に保存期間満了時期別に区分して収納し、又は保存期間満了時期別に中の見える箱に収納し、他の行政文書と区別された専用の場所に置き換え保存する。

第10　簿冊による整理

1　特定会計文書は、簿冊により整理するものとする。

2　簿冊整理が適している行政文書の例は、次のとおりとする。

(1)　一連番号等によって継続配布されるもの

(2)　進行式記入を要するもの

(3)　法令等により指定されているもの

(4)　台帳、名簿類

(5)　規格が大きく折り曲げのできないもの

(6)　1件で相当数の書類となるため、独立した簿冊による整理が好ましいもの

(7)　定例的刊行物

(8)　その他簿冊形式が便利なもの

3　簿冊の作成方法

(1)　簿冊は、原則として保管単位ごとの行政文書ファイルごとに作成する。ただし、簿冊の厚さがおおむね10センチメートルを超えるとき、その他分室等で簿冊の取扱いに不便を来すときには、適宜分冊することができる。

(2)　簿冊は、原則として年(年度)別に作成する。ただし、保存期間を存続としているものを除く。

(3)　簿冊の装丁要領

ア　簿冊は、厚紙、フラットファイル、チューブファイル等を用い、その表示は別図第2のとおりとする。

イ　表紙の記載要領

(ア)　作成年(年度)

簿冊を作成した年(年度)を「平成13年(年度)」のように記載する。

(イ)　保存期間

簿冊の保存期間を年(年度)の下に括弧書きで記載する。

例えば、1年保存のものであれば、「(1年保存)」と記載する。

(ウ)　廃棄時期

保存期間満了時期前の廃棄を防止するため、保存期間の括弧書きの下に「○○年○月○日後廃棄」のように記載する。例えば、保存期間満了時期が「○○年3月31日」の場合は、「○○年3月31日後廃棄」と記載する。

(エ)　行政文書分類

行政文書ファイル管理簿の行政文書分類(大分類、中分類及び小分類)を次のように記載する。

(例)

(オ)　簿冊名

a　簿冊名は、行政文書ファイル名とするが、これに適宜適当な語句を加えて記載してもよい。

b　表紙の中央やや上部に記載すること。

c　長いものは、2行に書いてもよい。

d　2以上の行政文書ファイルをとじる場合は、そのすべてを記載する。

(カ)　所属名

a　各係に共通した簿冊については、所属名の下に課又は係の名称を併記する。

b　交番及び駐在所については、警察署名の下に交番又は駐在所の名称を併記する。

(キ)　特定会計文書の廃棄時期ラベル

特定会計文書については、別図第2の2のとおり廃棄時期の別を廃棄時期ラベルにより表示するものとする。廃棄時期ラベルの色は次表によるものとし、6月起算の特定会計文書については廃棄時期ラベル中に白色の線を付すものとする。

備考　平成22年以降についても、5年周期で繰り返すものとする。

ウ　背表紙の記載要領

(ア)　背表紙には作成年(年度)、行政文書ファイル名及び廃棄時期を記載する。廃棄時期は、表紙と同様に「○○年○月○日後廃棄」と記載する。

(イ)　作成年(年度)及び廃棄時期は、横書きとしてもよい。

(ウ)　イの(ウ)の規定は、特定会計文書に係る簿冊の背表紙について準用する。

(4)　簿冊には、索引用紙(様式第1)を付けることができる。

第11　保存期間の延長に伴う措置

規程第41条又は第42条第2項の規定により保存期間を延長した場合は、特定会計文書にあっては簿冊に表示された廃棄時期及び廃棄時期ラベルを、その他の行政文書にあっては個別フォルダー又は簿冊に表示された廃棄時期を修正し、廃棄時期が同一の保存用具に収納する。

第12　異動等に伴う特定会計文書の引継ぎ

1　特定会計文書に係る事務担当者(捜査費については、取扱者をいう。)、文書管理担当者及び文書整理担当者は、異動、担当事務の変更、所属の配置分合に際し、特定会計文書引継書(様式第2)を作成し、行政文書ファイル管理簿及び旧特定会計文書ファイル管理簿(担当事務の特定会計文書に係るものに限る。以下「添付書類」という。)を添付するものとする。ただし、前任者が死亡その他の事由により特定会計文書引継書及び添付書類を作成することができない場合は、事務代理者又は前任者の上司に当たる者が特定会計文書引継書及び添付書類を作成し、引き継ぐものとする。

2　特定会計文書を引き継ぐ後任者は、特定会計文書引継書及び添付書類により引き継ぐ特定会計文書を照合し、当該添付書類の備考欄にチェックを入れ、引き継ぎを受けるものとする。

3　捜査費に係る特定会計文書を引き継いだ後任者にあっては警察本部長(会計課監査室長経由)に、それ以外の特定会計文書を引き継いだ後任者にあっては文書管理者に、その旨を特定会計文書引継書及び添付書類により報告するものとする。

第13　廃棄

1　廃棄の時期

(1)　保存期間が1年未満の行政文書については、保存期間満了の都度速やかに廃棄する。

(2)　保存期間が1年の行政文書については、置換えのときに廃棄する。

(3)　保存期間が1年を超える行政文書については、1月(会計年度のものは4月及び6月)及び随時に、保管用具及び保存用具を点検し、整理し、及び保存期間の延長の必要の有無を確認した後に、保存期間の満了したものを2で定める方法により廃棄する。

(4)　保存期間が存続の行政文書ファイルで、個別フォルダー内の個々の行政文書に保存期間が設けられているものは行政文書ファイル(削除)につづり直し、行政文書ファイル(削除)が設けられていないものは時々内容を点検して活用価値のなくなった行政文書を抜き取って廃棄する。

2　廃棄の方法

(1)　保存期間が満了した行政文書は、保存期間が1年未満又は存続のものを除き、保存期間が満了していない行政文書が混在していないことを確認の上廃棄用に梱包し、文書管理者の指示により廃棄する。

(2)　保存期間が満了した特定会計文書については、行政文書ファイル管理簿及び旧特定会計文書ファイル管理簿を利用して廃棄特定会計文書ファイル一覧表を作成し、文書管理者の決裁を受ける。その様式については、行政文書ファイル管理簿を準用する。

(3)　(2)の規定により文書管理者の決裁を受けた廃棄特定会計文書ファイル一覧表に係る特定会計文書を廃棄用に梱包するに際しては、文書管理者の命により次長、副隊長、副校長又は副署長の立会い及び指揮を受け、現物の個別フォルダー又は簿冊と照合し、保存期間が満了していない他の行政文書が混在していないことを確認する。

(4)　廃棄する行政文書のうち、警察関係文書であることが明らかなもの、個人情報等が記載されたもの及び取扱上注意を要するものは、溶解、裁断等により廃棄しなければならない。

〔平14務警発甲165号平16務警・総会発甲75号同76号・本別記一部改正〕

〔平14務警発甲165号平16務警・総会発甲75号・本別図一部改正〕

ガイド及びフォルダーのみみの位置

備考　市販の用具で、保存年数又は廃棄年月日の記載欄があるものは、当該記載欄を利用することができる。

〔平16務警・総会発甲75号・本別図全部改正〕

1　特定会計文書以外の行政文書の簿冊の表示

2　特定会計文書の簿冊の表示

(1)　4月起算の特定会計文書の場合の表示例

(2)　6月起算の特定会計文書の場合の表示例

〔平16務警・総会発甲75号・本表追加〕

平成10年度、平成11年度及び平成12年度に係る特定会計文書

(1)　収入・歳入に係る特定会計文書

備考

1　「かい」とは、愛知県財務規則(昭和39年愛知県規則第10号)第2条第4号に規定するかいをいう。

2　出納整理期間中の特定会計文書は、当該特定会計文書に係る会計年度により整理する。

(2)　支出・歳出に係る特定会計文書

備考

1　「かい」とは、愛知県財務規則(昭和39年愛知県規則第10号)第2条第4号に規定するかいをいう。

2　出納整理期間中の特定会計文書は、当該特定会計文書に係る会計年度により整理する。

〔平16務警・総会発甲75号・本表追加〕

平成13年度以降に係る特定会計文書

(1)　収入・歳入に係る特定会計文書

備考

1　「かい」とは、愛知県財務規則(昭和39年愛知県規則第10号)第2条第4号に規定するかいをいう。

2　行政文書ファイルに含まれる行政文書は、主な文書名欄に掲げるもののほか、行政文書分類基準表に定めるものを含む。

(2)　支出・歳出に係る特定会計文書

備考

1　「かい」とは、愛知県財務規則(昭和39年愛知県規則第10号)第2条第4号に規定するかいをいう。

2　行政文書ファイルに含まれる行政文書は、主な文書名欄に掲げるもののほか、行政文書分類基準表に定めるものを含む。

〔平16務警・総会発甲76号・本様式一部改正〕

〔平16務警・総会発甲76号・本様式追加〕