○愛知県警察本部長が保有する個人情報等の安全管理に関する規程
令和5年3月28日
愛知県警察本部訓令第11号
愛知県警察本部長が保有する個人情報等の安全管理に関する規程を次のように定める。
愛知県警察本部長が保有する個人情報等の安全管理に関する規程
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 管理体制(第2条―第6条)
第3章 教育研修(第7条)
第4章 職員の責務(第8条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第9条―第16条)
第6章 保有個人情報を取り扱う情報システムにおける安全の確保等(第17条―第32条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第33条・第34条)
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第35条・第36条)
第9章 安全管理上の問題への対応(第37条―第39条)
第10章 監査及び点検の実施(第40条―第42条)
第11章 仮名加工情報、行政機関等匿名加工情報等及び匿名加工情報への準用(第43条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項、第73条第2項、第121条第2項及び第123条第3項に基づき、愛知県警察本部長(以下「警察本部長」という。)が保有する個人情報、仮名加工情報、行政機関等匿名加工情報等及び匿名加工情報(以下「保有個人情報等」という。)を適正に管理するため、必要な事項を定めるものとする。
第2章 管理体制
(統括個人情報保護管理者及び情報セキュリティ統括責任者)
第2条 愛知県警察に、統括個人情報保護管理者(以下「統括保護管理者」という。)を置き、警務部長をもって充てる。
2 統括保護管理者は、職員に対する保有個人情報等の管理に関する事務の指導監督等を行うとともに、保有個人情報等の管理に関する事務を統括する任に当たり、情報システム(サーバ装置、端末、通信回線装置、複合機、特定用途機器、ソフトウェア等で構成され、情報処理又は通信の用に供するものをいう。以下同じ。)で取り扱う保有個人情報等の管理については、愛知県警察情報セキュリティに関する規程(平成30年愛知県警察本部訓令第20号)第3条に規定する情報セキュリティ事務を総括する総務部長(以下「情報セキュリティ統括責任者」という。)と連携して、その任に当たる。
(個人情報保護管理者)
第3条 保有個人情報等を取り扱う所属に、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、所属の長をもって充てる。
2 保護管理者は、統括保護管理者及び情報セキュリティ統括責任者の指示に従い、所属における保有個人情報等の適切な管理を確保する任に当たり、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(個人情報保護主任者)
第4条 保護管理者の下に、個人情報保護主任者(以下「保護主任者」という。)を置き、警察本部及び名古屋市警察部の所属並びに警察学校にあっては庶務又は企画を担当する課長補佐(同相当職を含む。)を、警察署にあっては警務課長をもって充てる。
2 保護主任者は、保護管理者を補佐し、所属における保有個人情報等の管理に関して取りまとめる任に当たる。
(個人情報保護監査責任者)
第5条 保有個人情報等について個人情報保護監査責任者(以下「監査責任者」という。)を置き、警務部参事官(首席監察官を兼務する者)をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報等の適切な管理のための委員会)
第6条 統括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設けることができる。
第3章 教育研修
(教育研修)
第7条 統括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行わなければならない。
2 情報セキュリティ統括責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行わなければならない。
3 統括保護管理者は、保護管理者及び保護主任者に対し、所属における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を行わなければならない。
4 保護管理者は、所属の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、統括保護管理者及び情報セキュリティ統括責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与するなどの必要な措置を講じなければならない。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第8条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程の規定並びに統括保護管理者、情報セキュリティ統括責任者、保護管理者及び保護主任者の指示に従い、個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第9条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容(特定の個人の識別の容易性の程度、要配慮個人情報の有無、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損(以下「漏えい等」という。)が発生した場合に生じ得る被害の性質、程度等をいう。以下同じ。)に応じ、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員(以下「個人情報取扱者」という。)の範囲と権限の内容を、当該個人情報取扱者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 個人情報取扱者は、個人情報取扱者以外の者に、当該保有個人情報が知られないようにしなければならない。
3 個人情報取扱者以外の者は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
4 個人情報取扱者は、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第10条 個人情報取扱者が業務上の目的で保有個人情報を取り扱うときは、保護管理者は、保有個人情報の複製について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、保有個人情報の複製を行うことができる場合を限定しなければならない。この場合において、個人情報取扱者は、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
2 個人情報取扱者は、次に掲げる行為を行ってはならない。ただし、職務の遂行に支障を来すとして、保護管理者の許可を得た場合を除く。
一 保有個人情報のメール等(各種のデータ交換サービスを含む。)での送信(本人へのメール等送信時に送信先として利用する場合の氏名及びメールアドレス等を除く。)
二 保有個人情報が記録されている媒体(紙媒体を含む。)の外部への送付(本人への送付を除く。)又は持出し
三 その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 個人情報取扱者は、保有個人情報の内容に誤り等を発見したときは、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第12条 個人情報取扱者は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、個人情報の漏えい等を防止するため、当該媒体の保管場所における施錠等の措置を講じなければならない。
2 個人情報取扱者は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出すときは、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定するなどのアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第13条 個人情報取扱者は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送付、誤送信、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第14条 個人情報取扱者は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体が不要となったときは、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 保有個人情報の消去及び保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託するとき(二以上の段階にわたる委託を含む。)は、必ず職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、台帳等を整備するなど、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱状況を記録しなければならない。
(外国における制度の把握)
第16条 保護管理者は、保有個人情報が、外国において取り扱われるときは、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるよう努めなければならない。
第6章 保有個人情報を取り扱う情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第17条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章及び次章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じ、認証機能を設定するなどのアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずるときは、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第18条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、かつ、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第19条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じ、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第20条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、情報システムの管理者権限を不正に取得され、又は使用された場合における被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を必要最小限とするなどの必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第21条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第22条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第23条 個人情報取扱者は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行うときは、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
2 保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、随時、前項に規定する消去の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(暗号化)
第24条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、適切なパスワードの選択、その漏えい等防止の措置等、暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
2 前項の規定を踏まえ、個人情報取扱者は、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、適切に暗号化を行わなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第25条 保護管理者は、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び電磁的記録媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第26条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。
(端末の盗難防止等)
第27条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う端末の盗難又は紛失の防止のため、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 個人情報取扱者は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、保有個人情報を取り扱う端末を外部へ持ち出してはならない。
(第三者の閲覧防止)
第28条 個人情報取扱者は、保有個人情報を取り扱う端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底するなどの必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第29条 個人情報取扱者は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じ、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行わなければならない。
(バックアップ)
第30条 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じ、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書等の管理)
第31条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第32条 保有個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、セキュリティ規程の規定に基づき、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正な情報セキュリティの水準を確保するものとする。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第33条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム室等の管理)
第34条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第35条 保有個人情報を提供するときは、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、法第69条第2項第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供するときは、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。以下同じ。)を取り交わさなければならない。
3 保護管理者は、法第69条第2項第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供するときは、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講じなければならない。
(業務の委託等)
第36条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、当該契約を担当する職員は、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。この場合において、当該契約を締結しようとするときは、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
一 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
二 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
三 個人情報の複製等の制限に関する事項
四 個人情報の安全管理措置に関する事項
五 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
六 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
七 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
八 契約内容の遵守状況についての報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、当該契約を担当する職員は、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容、その量等に応じ、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、実地検査又は調査により確認しなければならない。
なお、保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
5 前条第1項は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託するときに準用する。
第9章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第37条 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、当該事案の発生した経緯、被害状況等を当該保有個人情報に係る事務を主管する部長(警務部長を除く。)及び住民サービス課長に報告するとともに、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
なお、当該保護管理者は、愛知県県民文化局県民生活部県民総務課長(以下「県民総務課長」という。)に対して当該事案の内容等について報告(住民サービス課長経由。以下同じ。)を行うとともに、必要に応じて対応策等についての協議(住民サービス課長経由。以下同じ。)を行わなければならない。
3 住民サービス課長は、当該事案の内容、経緯、被害状況等を統括保護管理者に報告しなければならない。
4 保護管理者は、住民サービス課長と協議の上、当該事案の内容、経緯、被害状況等を警察本部長に報告しなければならない。
5 保護管理者は、当該事案が法第68条第1項及び個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「規則」という。)第43条に規定する事態に該当するときは、規則第44条第1項各号に定める当該事案の概要等を個人情報保護委員会に報告しなければならない。
なお、保護管理者は、個人情報保護委員会への報告が必要な事態か否かを判断するに当たっては、事前に県民総務課長と協議を行うものとする。
6 前項の報告は、漏えい等が発生したことを知った時点からおおむね5日以内に速報として行い、30日以内(不正アクセスの場合は60日以内)に確報として行うものとする。また、当該報告は、個人情報保護委員会のウェブページの報告フォームに入力する方法で行い、同フォームから出力できる報告書の写しを県民総務課長に送付しなければならない。
7 保護管理者は、保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(本人への通知)
第38条 保護管理者は、法第68条第1項及び規則第43条に規定する事態が発生したときは、本人に対し、当該事態が発生した旨を通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
一 本人への通知が困難な場合であって、事案の公表や問合せ窓口の設置など、本人の権利利益を保護するため必要な通知に代わるべき措置をとるとき。
二 保有個人情報に法第78条第1項各号に掲げる情報のいずれかが含まれるとき。
2 前項の通知を行うに当たっては、当該本人の権利利益を保護するために必要な範囲において、漏えい等報告における報告事項のうち、概要、漏えい等が発生し又は発生したおそれがある保有個人情報の項目、原因、二次被害又はそのおそれの有無及びその内容その他参考となる事項について、当該事態の状況に応じて速やかに通知しなければならない。
(公表等)
第39条 保護管理者は、保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生したときは、事案の内容、影響等に応じ、事実及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。
第10章 監査及び点検の実施
2 保護管理者は、監査責任者から改善の必要があると指摘された事項について、速やかに必要な措置を講じなければならない。
(点検)
第41条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を当該保有個人情報に係る事務を主管する部長に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第42条 統括保護管理者及び保護管理者は、保有個人情報の適切な管理のための措置については、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。
第11章 仮名加工情報、行政機関等匿名加工情報等及び匿名加工情報への準用
附則
1 この規程は、令和5年4月1日から施行する。
2 愛知県警察個人情報管理規程(平成17年愛知県警察本部訓令第29号)は、令和5年3月31日限り廃止する。