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建設事務所職員による許認可等の不適切な事務処理について
愛知県豊田加茂建設事務所足助支所(豊田市)及び愛知県尾張建設事務所(名古屋市中区)において、2020年度から2022年度までの間、道路占用許可等の許認可等事務を担当していた職員(以下「職員A」という。)による不適切な事務処理が判明しました。
県民の皆様の信頼を損なう事態を発生させ、多大な御迷惑をおかけいたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
1 概要
2022年10月、愛知県豊田加茂建設事務所足助支所において、ある岩石採取場の立入調査を行おうとしたところ、認可に係る書類が見当たらない一方で、その採石業者の手元には公印の押された認可書があることが判明しました。そのため、当該認可事務を担当していた職員Aに確認したところ、職員Aは、決裁手続を経ずに認可書を交付する不適切な事務処理をしていたことを認めました。
また、職員Aによる不適切な事務処理が他にもなされていないか、愛知県豊田加茂建設事務所足助支所(2020年度及び2021年度)及び現所属である愛知県尾張建設事務所(2022年度)で調査を行ったところ、上記の1件を含む33件の不適切な事務処理が確認されました。
2 職員
(1) 現所属 愛知県尾張建設事務所 維持管理課
(2) 職種/職級 事務/主査級
(3) 年齢/性別 50歳/男性
(※所属、職種、職級、年齢は本日時点)
3 不適切な事務処理の概要
職員Aが2020年度から2022年度までに行った不適切な事務処理は計33件で、いずれも決裁手続を経ずに、他の書類に紛れ込ませるなどして、公印取扱者※のチェックをくぐり抜け、公印を不正に使用し、許可書等を交付していました。なお、事案発覚後の調査により、いずれの事案についても許可等の要件を満たしていることを確認しています。また、申請書どおり許可書等が交付されているため、申請者との間でトラブルは生じておりません。
※公印取扱者:管守者(所属長)の指揮監督を受け、公印に関する事務に従事するもの (愛知県公印取扱規程第2条の2)
4 不適切事務を防止できなかった主な原因
班長等が定期的に進捗管理を行っていたが、処理が遅れている案件の確認において、「申請者の資料修正が遅れている」など職員Aの口頭での説明を信用し、書類の現物までは確認しなかったり、受領した申請書を職員Aが受付処理を適切に行わず、自分だけで管理し、組織で共有されなかったため、進捗管理をすり抜けていたこと。
公印の使用承認にあたって、職員Aが他の書類に紛れ込ませる等の手段を使い、公印取扱者が行うチェックをすり抜けていたこと。
5 本事案における再発防止策
申請書の提出を受けたらその場で受付手続を行い、番号入りの受付票を申請者に交付することで、受付段階での進捗管理から漏れることを防止するとともに、処理が遅れている案件については、班長等による口頭での確認のみでなく、書類の現物確認や具体的な期限の設定など、きめ細かく注意喚起や指導を行うことにより、これまで以上に進捗管理を徹底します。
また、公印の使用については、公印取扱者が施行文書以外を預かることで、公印使用場所に施行文書しか持ち込ませないようにするとともに、押印後の枚数確認も徹底することにより、公印の不正使用を防止します。
このページに関する問合せ先
〈不適切な事務処理全般に関すること〉 愛知県尾張建設事務所 総務課 総務・建設業グループ 担当 林、吉金 ダイヤルイン 052-961-4407 愛知県豊田加茂建設事務所足助支所 管理課 管理・用地グループ 担当 伊熊、田中 ダイヤルイン 0565-62-0047 〈公印の管理に関すること〉 愛知県建設局土木部建設総務課 総務・広報グループ 担当 服部、伊藤 ダイヤルイン 052-654-6497 〈道路の許認可等に関すること〉 愛知県建設局道路維持課 路政・管理グループ 担当 伊藤、壽賀 ダイヤルイン 052-954-6546 〈岩石採取業務に関すること〉 愛知県建設局砂防課 業務・管理グループ 担当 舟橋、真木 ダイヤルイン 052-954-6558