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陶磁美術館主催事業参加者の個人情報の流出について

陶磁美術館主催事業「子供工芸講座-親子で茶器をつくってみよう!」参加者の個人情報の流出について

愛知県陶磁美術館(瀬戸市)が主催する「子供工芸講座―親子で茶器をつくってみよう!」(親子2名で1組)の参加者15組に、事業で作成した作品の引き取りを依頼するメールを送信する際、誤って参加者1組の個人情報を掲載したものを一斉送信してしまいました。
 個人情報を流出された参加者の方には御迷惑をお掛けしたことを、心からお詫び申し上げます。
 今後、個人情報の取扱いには十分注意し、再発防止を徹底していきます。

1 発生日時
  2019年9月30日(月)午前11時3分

2 発生状況及び原因
  陶磁美術館担当者が、当該事業で作成した作品の引き取り依頼のメールを参加者15名に送信する際、参加者1名から送信されたメールの返信機能を利用して文書を作成した。
参加者に一斉送信する際、チェックを怠り、作成したメールに送信元の参加者(1組)の個人情報(住所、メールアドレス、携帯電話番号、子どもの氏名・年齢・学年)が記載されていることに気づかず、そのまま送信してしまった。

3 誤送信後の対応
  メールを受け取った参加者1名から、他の参加者の個人情報が記載されている旨の指摘を受け、メールを送信した14名の参加者に対して、メールで削除を依頼した後、改めて電話でも削除を依頼した。
  また、流出した個人情報の対象者の保護者には、電話で事情を説明し、謝罪した。

4 今後の対応
  個人情報を取り扱うことの重要性について、改めて職員に対して周知徹底するとともに、複数にメールを一斉送信する際は、メール返信機能を利用せず、新規にメールを作成する。また、再度、複数職員でメール内容のチェックを行うことを徹底する。