記

1　第1条(目的)関係

愛知県警察が職務上保有することとなる公印には、愛知県公安委員会の公印と愛知県警察の公印に大別されるが、この規程は、後者の公印の種類等及び取扱いについて定めることを明らかにしたものである。

2　第2条(定義)関係

公印は、公務上作成された文書に使用する印章又は印影をいい、公の機関を名義人とする文書が真実にその機関の意思を表す文書であることを確認し、その文書について当該機関が自ら責任を負うことを明らかにするために押印するものである。

3　第3条(種類等)

公印の制式を定めた規定である。

4　第4条(管理体制)関係

公印の管理状況を明らかにしておくため、総務課に様式第1の公印登録カードを備え付けるものとする。

5　第5条(調製)関係

(1)　新調

公印の新調は、法令の規定による事務の新設、組織改正による所属の新設、名称の変更等により、公印を新しく作製する場合に行うものである。

(2)　改刻

公印の改刻は、現在使用中の公印が破損、摩滅その他の原因により印影が不鮮明となり、又は盗難、紛失等により作り直す必要がある場合に行うものである。

(3)　新調又は改刻の申請

ア　所属長は、公印の新調又は改刻を必要とする場合は、様式第2の公印調製申請書により警察本部長(総務課長経由。以下「本部長」という。)に対して申請するものとする。

イ　総務課長は、公印調製申請書の送付を受けた場合において、公印を調製した場合は、これを交付する手続を執り、公印登録カードを整理するものとする。

6　第6条(公印の廃止)関係

(1)　廃止

公印の廃止は、法令による事務の廃止、組織改正による所属の廃止、名称の変更等により、将来に向かってその公印を使用しない場合又は改刻によって不要となった場合に行うものとする。

(2)　報告

ア　廃止の報告は、様式第3の公印廃止報告書に当該公印を添えて、本部長に送付するものとし、「廃止の理由」欄には、「○年○月○日○○○○により廃止」と明記するものとする。

イ　総務課長は、公印廃止報告書の送付を受けた場合、公印登録カードを整理するとともに、公印の偽造、変造等の問題が生じた場合における照合又は確認のため、当該公印を改刻又は廃棄の手続が完了した日から1年間保管した後、印影を印象できないようにして廃棄の手続を執るものとする。

7　第7条(押印等)関係

押印についての基本を定めている。

8　第8条(印刷印)関係

(1)　申請等

ア　公印の印影を印刷しようとする場合は、様式第4の印影印刷文書管理簿に印刷する文書の名称、公印の種類及び印刷枚数を記載の上、管理責任者に申請するものとする。

イ　アの申請を受けた管理責任者は、公印の印影を印刷する必要があると認めたときは、印影印刷文書管理簿に承認印を押印し、11の定めに基づき公印を使用し、又は使用させるものとする。

(2)　業務委託

所属長は、公印の印影印刷を業者に委託するときは、次に掲げる事項を契約書又は仕様書に明記し、受託者に遵守させること。

(ア)　印影の原稿(電子データを含む。以下(イ)において同じ。)は、受託者の責任において適切に管理し、契約に基づかず第三者に貸与し、譲渡し、又は利用させないこと。

(イ)　原稿の紛失、盗難、漏えい等の事故が発生したときは、速やかに発注者に報告すること。

(ウ)　契約に基づかず、無断で印影を複製しないこと。

(エ)　汚損、破損、刷り損じ等による不要な印刷文書を処分するときは、印影が残らないよう、焼却、裁断等の方法により廃棄すること。

(オ)　印刷終了後は、印刷原版の公印部分、印影の電子データ、不用の文書等を廃棄すること。

(カ)　原稿は、納入と同時に返却すること。ただし、提供を受けた原稿が電子データであったときは、発注者の同意を得た上でこれを消去すること。

(3)　印刷印の仕様

印刷印は、朱色を使用するものとする。

(4)　印影印刷文書の管理

公印の印影を印刷した文書については、施錠のできる保管庫において文書管理担当者(愛知県警察行政文書管理規程(平成16年愛知県警察訓令第27号)第15条に規定する文書管理担当者をいう。)が保管するとともに、印影印刷文書管理簿により受払経過を明らかにしておかなければならない。ただし、別に定めるところにより、受払経過が明らかにできる場合はこの限りでない。

(5)　改刻による特例

5の(2)に定める公印の改刻を行った場合において、既に改刻前の公印の印影を印刷した文書があるときは、当該文書については改刻後の公印の印影を印刷した文書とみなす。

(6)　印影印刷文書の廃棄

所属長は、公印の印影を印刷した文書で、その後不要となったものについては、裁断等の方法により確実に廃棄するとともに、廃棄した日付、枚数等を印影印刷文書管理簿の備考欄に記載する等の方法により、廃棄したことを明らかにしておかなければならない。

9　第9条(電子印)関係

(1)　申請

所属長は、電子印の使用に係る承認を得ようとする場合は、様式第5の電子印使用承認申請書に電子印を使用しようとする文書の写し等を添えて、本部長に申請するものとする。

(2)　電子印の仕様

電子印は、朱色又は黒色を使用するものとする。

(3)　委任

電子印の使用に関し必要な事項は、当該電子印の仕様に係る事務を主管する警察本部の所属長が別に定める。

10　第10条(保管)関係

管理責任者等は、公印(電子印を除く。)の保管に当たっては常にこれを容器に納め、かつ、使用しないときは金庫、施錠のできる保管箱等に納めておかなければならない。

11　第11条(公印の使用)関係

(1)　管理責任者等の審査

管理責任者等は、公印を使用し、又は使用させるときは、押印する文書とその原議又は証拠書類とを照合し、相違のないことを確認するほか、次の事項を確認するものとする。

(ア)　決裁権者若しくは代決権者の決裁又は専決者の専決が終了していること。

(イ)　押印を必要とする文書の宛名及び施行者名の表示が適正であること。

(2)　管理責任者等が公印を使用させる場合は、管理責任者等の面前で使用させるものとする。

12　第12条(事故報告)関係

公印の事故は、様式第6の公印事故報告書により報告するものとする。

〔平19総務発甲142号平27総務発甲80号平28総務発甲191号令2総務発甲126号同188号・本記一部改正〕

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕

〔令元務警発甲93号同総務発甲171号・本様式一部改正〕

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕

〔平28総務発甲191号令元務警発甲93号同総務発甲171号・本様式一部改正、令2総務発甲126号・旧様式4を全部改正〕

〔令2総務発甲126号・旧様式4を全部改正〕

〔平19総務発甲142号・本様式追加、令元務警発甲93号同総務発甲171号・本様式一部改正、令2総務発甲126号・旧様式6を繰上〕

〔平19総務発甲142号・旧様式6を繰下、令元務警発甲93号・本様式一部改正、令2総務発甲126号・旧様式7を繰上〕