2　前項第1号の場合においては、事後に文書を作成するものとする。

3　文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

4　文書の処理は、すべて正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。

5　文書は、上司の承認を受けた場合を除き、これを関係者以外の者に示し、庁外に持ち出し、その内容を告げ、又はその写しを与えてはならない。

2　前項の分類の基準は、原則として、3段階から成る階層構造によるものとする。

3　所属(警察署を除く。)の長は、行政文書の適正な整理、保管及び保存を図るため、当該所属が所掌し、又は担当する事務に関する行政文書(警察署が管理する行政文書を含む。)について、第1項の分類の基準に基づき、その分類、標準行政文書ファイル(行政文書ファイルを類型化したものをいう。以下同じ。)の名称、保存期間その他必要な事項を記載した様式第1の行政文書分類基準表を作成し、毎年警務部警務課長が定める日までに警務部警務課に提出しなければならない。

2　総括文書管理者には、警務部長をもって充てる。

3　総括文書管理者は、愛知県警察における行政文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括するものとする。

2　文書管理者には、所属長をもって充てる。

3　文書管理者は、所属における文書事務を統括するものとする。

2　文書管理担当者には、課長補佐又は同相当職以上の職員のうち文書管理者が指名するものをもって充てる。

3　文書管理担当者は、文書管理者の指示を受けて、文書整理担当者を指揮監督し、文書等及び電磁的記録の点検並びに行政文書の審査を行い、行政文書の整理、保管及び保存の状況等を常に把握し、文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

2　文書整理担当者には、主任又は同相当職以上の職員のうち文書管理者が指名するものをもって充てる。

3　文書整理担当者は、文書管理担当者の指示を受けて、文書等及び電磁的記録の受領並びに行政文書の収受、発送(交付を含む。以下同じ。)、整理、保管及び保存その他の文書事務を処理する。

2　前項の規定にかかわらず、執務時間外に本部本庁舎に到達した文書等は、総合当直で受領し、次に掲げる手続を執るものとする。

2　文書管理担当者は、収受した文書が、債権譲渡通知書、差押通知書その他収受の日時が権利の得喪に関係があるものであるときは、当該収受した文書の到達時刻を当該収受した文書の余白に明記しなければならない。

2　電話又は口頭により命令、通知、照会等を受け、若しくは発するときの事案の起案は、様式第9の電話受(発)信用紙を用いるものとする。ただし、その内容が軽易で、行政文書として処理する必要がないと認められるものについては、この限りでない。

3　第37条第2項の規定は、第1項及び第2項本文の場合に適用しない。

2　文書管理担当者は、前項の行政文書の書式、用字、用語、文体、内容等について審査し、訂正することができる。

2　部の庶務を担当する課長は、前項の行政文書の書式、用字、用語、文体、内容等について審査し、訂正することができる。

2　警務部警務課長は、前項の行政文書の書式、用字、用語、文体、内容等について審査し、訂正することができる。

2　公告は、官報若しくは愛知県公報に登載し、又は警察施設の掲示板に掲示するなどして公示する。

2　部内へ発する行政文書には、次に掲げるものに限り、公印を押印するものとする。

2　総務課長は、例規集の発行に当たり必要があると認めるときは、関係する所属長に資料の提供を求めることができる。

2　逓送の運行路線、運行日その他逓送の実施に必要な事項は、別に総務課長が定める。

3　本部本庁舎から逓送する文書等は、次に掲げるところにより総務課へ委託するものとする。

4　本部分庁舎又は警察署から逓送する文書等は、前項各号の例により所属の庶務を担当する係へ提出するものとする。

2　行政文書の整理は、原則としてファイリング・システムによるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、公安委員会の規則、告示及び規程の原議、本部の告示及び訓令の原議並びに保存期間が10年以上の通達甲の原議については、総務課において整理し、保管し、及び保存するものとする。

3　完結文書のうち電磁的記録については、用紙に出力しておかなければならない。ただし、文書管理者が適当でないと認めた場合はこの限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する行政文書は、行政文書分類等の表示をしないことができる。

3　前項第3号に掲げる行政文書については、付せん等により行政文書分類等の表示をするように努めなければならない。

2　所属長は、次に掲げる場合にあっては、行政文書ファイル管理簿に必要な修正を加えなければならない。

2　行政文書の保存期間の基準は、別表第2に定める行政文書保存期間区分基準表に掲げるとおりとする。

2　前項本文の規定にかかわらず、会計年度により処理する行政文書の保存期間は、翌年度の初日から起算する。ただし、収入及び支出の証拠書については、当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の6月1日から起算するものとする。

2　文書管理者は、保存期間を満了した行政文書であっても、なお必要があると認められるものは、原則1年を単位として保存期間を延長することができる。ただし、取得した行政文書のうち、当該行政文書の作成者が第37条の規定に基づき保存期間を指定しているものはこの限りでない。

3　文書管理者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があると認められる場合は、当該行政文書を廃棄することができる。この場合においては、当該行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄年月日を記載した記録を作成しなければならない。

2　秘密文書の種類は、次に掲げる秘密の程度に応じ、極秘文書及び秘文書とする。

2　取扱責任者には、次長又は同相当職にある者をもって充てる。

3　取扱責任者は、様式第13の秘密文書登録簿の管理、秘密文書の保管その他所属における秘密文書の取扱いについての事務を行う。

4　文書管理者は、秘密文書の取扱いに当たり必要があると認めるときは、文書管理担当者に取扱責任者の事務を補助させることができる。

2　秘密文書の指定は、必要最少限度にとどめるものとし、秘密保全の必要に応じ、適正に行わなければならない。

3　秘密文書の指定を行う者(以下「指定権者」という。)は、秘密文書の指定に際し、秘密にしておく期間(以下「秘密期間」という。)を定めなければならない。

4　指定権者は、秘密文書の指定を行うに際し、必要があると認めるときは、当該秘密文書を処理することができる者の範囲その他その取扱いの細目について指示するものとする。

2　前項の規定による表示の様式は、様式第14の秘密文書表示印のとおりとする。

2　取扱責任者は、秘密文書を作成するときは、一連番号を記入するとともに、複写防止の措置を執らなければならない。

3　取扱責任者は、秘密文書を作成したときは、作成部数、番号ごとの配布先等所要事項を秘密文書登録簿に記載して、秘密文書の登録をしなければならない。

4　当該秘密文書が第20条第4号から第6号までに掲げる行政文書の場合は、これらの規定にかかわらず、当該行政文書を発信する所属の秘密文書登録簿に記載して秘密文書の登録をし、文書記号、秘又は極秘の表示及び当該秘密文書登録簿の番号を付さなければならない。

5　秘密文書の作成に際して使用した原稿、原紙等は、特に必要のあるものを除き、速やかに、復元できないように裁断する等適切な方法により処分しなければならない。

2　指定権者は、前項の規定による秘密文書の発送に際しては、その秘密区分に応じ、送信事務の取扱者、送信する相手方及び送信方法を指定するものとする。

3　第1項の規定による秘密文書の発送は、暗号を用いる等秘密が漏れることのないようにして行わなければならない。

2　取扱責任者は、秘密文書を受け付けたときは、名あて人又は名あて人が特に指定した者に交付するものとする。

3　秘密文書は、名あて人又は名あて人が特に指定した者でなければ開封してはならない。

4　秘密文書の交付を受けた者は、取扱責任者に所要事項を秘密文書登録簿に記載させるものとする。

5　極秘文書の交付を受けた者は、直ちに受領証に記名押印して発送者に返送しなければならない。この場合において、受領証に用いる字句は、当該極秘文書の内容を示すことのないように注意し、その返送は秘密扱いとせず普通の方法によるものとする。

2　秘密文書の指定を受けた訓令及び通達甲の原議は、第36条第2項の規定にかかわらず、当該原議を起案した事務の主管課において整理し、保管し、及び保存するものとする。

3　取扱責任者は、常時その保管し、及び保存する秘密文書の異状の有無を点検しなければならない。

2　秘密文書を廃棄した場合には、取扱責任者は、廃棄した年月日及び廃棄した者の職氏名を秘密文書登録簿に記載しなければならない。

2　指定権者は、前項の報告又は通報を受けたときは、速やかに、紛失等の状況を調査し、かつ、秘密保全上必要な措置を講ずるとともに、その調査及び措置の内容を本部長に報告しなければならない。

2　秘密文書の内容が秘密を要しなくなったとき、又はその程度を緩和しても差し支えのない状態となったときは、指定権者は、当該秘密文書の指定を解除し、又は秘密区分若しくは秘密期間を変更することができる。

3　指定権者は、秘密文書の指定を解除し、又は秘密区分若しくは秘密期間を変更したときは、当該秘密文書の件名、解除の日付等必要な事項を速やかに関係者に通知しなければならない。

4　第1項及び第2項の規定により、秘密文書の指定が解除されたときは、当該秘密文書の表示を速やかに抹消するとともに、所要事項を秘密文書登録簿に記載しなければならない。

2　秘密文書の取扱いに際しては、秘密保全につき、細心の注意を払わなければならない。

3　秘密文書の指定を要すると認められる行政文書の起案者その他の関係者は、指定前であっても、当該行政文書について、前2項に準じた取扱いをしなければならない。

2　前項ただし書の規定による複製物は、原本と同様の取扱いをしなければならない。

2　取扱注意文書には、様式第16の取扱注意表示印を押印するものとする。

3　取扱注意文書としての取扱いを要すると認められる行政文書の起案者は、起案用紙にその旨を記載するものとする。

4　取扱注意文書としての取扱いを要すると認められた訓令及び通達甲の原議は、第36条第2項の規定にかかわらず、当該原議を起案した事務の主管課において整理し、保管し、及び保存するものとする。

1　この訓令は、公布の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。

2　愛知県警察文書管理規程(昭和43年愛知県警察本部訓令第16号)は、廃止する。

3　この訓令施行の際現に廃止前の愛知県警察文書管理規程(以下「旧訓令」という。)の規定に基づいて発出された通達乙は、この訓令により発出された通達甲と、旧訓令の規定に基づいて発出された通達丙は、この訓令により発出された通達乙とみなす。この場合において、それぞれの保存期間については、保存期間の表示があるものは当該保存期間、保存期間の表示がないものは1年保存とみなす。

4　この訓令施行の際現に旧訓令の規定に基づいて保存年限が永年保存と定められている完結文書は、この訓令により保存期間が30年保存と定められた完結文書とみなす。この場合において、保存期間の起算点が昭和46年1月1日以前である完結文書については、保存期間が平成13年12月31日まで延長されたものとみなす。

5　前項後段の規定により保存期間が平成13年12月31日まで延長されたものとみなされた完結文書のうち効力のないものについては、総務課長又は文書管理者は同日前であっても、廃棄を決定することができる。

6　前3項に規定するもののほか、この訓令の施行前に旧訓令によりされた手続その他の行為は、この訓令中にこれに相当する規定がある場合には、当該規定によりされたものとみなす。

7　平成13年における、所属長が行政文書ファイル管理簿を警務部警務課及び住民サービス課へ提出する期日を規定する第38条第1項の適用については、同項中「毎年6月30日」とあるのは「平成13年8月31日」とする。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成15年2月21日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。