なお、愛知県警察行政文書整理等要領の制定(平成13年務警発甲第84号)は、平成16年12月31日限り廃止する。

別記

愛知県警察行政文書整理等要領

第1　趣旨

この要領は、愛知県警察行政文書管理規程(平成16年愛知県警察本部訓令第27号。以下「規程」という。)に規定するもののほか、行政文書の整理、保管、保存及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。

第2　定義

1　この要領において用いられる用語は、規程中の略称その他の用語の例による。

2　この要領において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ次のとおりとする。

(1)　保管　行政文書を作成し、又は取得した日から規程第57条に規定する保存期間の起算日の前日まで、専用の用具に適切に収納することをいう。

(2)　保存　完結文書を規程第57条に規定する保存期間の起算日から保存期間の満了する日まで、専用の場所に適切に収納することをいう。

(3)　移替え　ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)の上2段に収納している前年(年度)の行政文書を、キャビネットの下2段又は事務室内の書棚等に移すことをいう。

(4)　置換え　キャビネット又は書棚(以下「保管用具」という。)に収納している行政文書ファイルを保存期間満了時期(行政文書ファイル管理簿の保存期間満了時期欄に記載された年月日をいう。以下同じ。)ごとにまとめ、保存行政文書のみを収納する箱等(以下「保存用具」という。)に入れて書庫等の専用の場所に適切に収納することをいう。

第3　未完結文書の整理

1　第4に掲げる完結文書以外の行政文書は、未完結文書として整理する。

2　未完結文書のうち電磁的記録は、総合文書管理システム(以下「システム」という。)により整理する。

3　2により難い場合で、規程第85条の規定により警務部長の承認を受けたときは、他の適当な方法により整理することができる。

4　未完結文書のうち文書等は、次の要領により文書管理単位ごとに保管場所を指定するなど、当該文書等を処理している者が不在のときでもすぐ取り出せるよう整理しておくものとする。

(1)　キャビネットを使用する場合

ア　個人別に未完結フォルダー(持出しフォルダーに個人名を表示したものその他の紙挟みをいう。以下同じ。)に収納する。

イ　未完結文書が多い場合は、適宜、専用の引き出し、複数の未完結フォルダー等に収納する。

(2)　書棚、決裁箱等を使用する場合

ア　紙挟み、封筒等に収納する。

イ　決裁途中の行政文書は、決裁挟み、決裁箱等に収納する。

第4　完結文書の整理

次の行政文書は、完結文書として整理する。

(1)　収受した行政文書で処理を終えたもの

(2)　起案した行政文書で決裁等を終えたもの

(3)　前記(2)の行政文書に基づいて作成したもの

(4)　供覧を要する行政文書で、供覧を終え処理を終えたもの

第5　電磁的記録の整理、保管及び保存

1　完結文書のうち電磁的記録は、システムにより整理し、保管し、及び保存する。

2　文書管理担当者は、保存期間が1年未満の電磁的記録にあっては雑フォルダーを、保存期間が1年以上の電磁的記録及び常用の電磁的記録にあっては行政文書ファイルをシステムにより登録しておくものとする。

3　1により難い場合で、規程第85条の規定により警務部長の承認を受けたときは、他の適当な方法により整理し、保管し、及び保存することができる。ただし、この場合においても文書管理担当者は、保存期間が1年以上の電磁的記録及び常用の電磁的記録について情報公開検索資料作成のため行政文書ファイルをシステムに登録するものとする。

第6　文書等の整理、保管及び保存

1　完結文書のうち文書等は、保存期間が1年未満のものにあっては雑フォルダーに、保存期間が1年以上のもの及び常用のものにあっては個別フォルダー又は簿冊に収納するものとする。

2　文書管理担当者は、文書等に係る雑フォルダー、行政文書ファイル(個別フォルダー・簿冊)及び当該文書等の保管場所をシステムにより登録しておくものとする。

3　保存期間が1年以上の文書等及び常用の文書等を収納する個別フォルダー又は簿冊には、システムにより印字した背表紙ラベルをはり付けるものとする。

4　保存期間が1年以上のものとして、個別フォルダーにより整理された完結文書はキャビネットの上2段に、簿冊により整理された完結文書は書棚の上段に、規程第53条第1項各号に定める期間(以下「保管期間」という。)本年(年度)のものとして整理し、及び保管する。

5　保存期間が常用の文書等については、文書管理担当者が指定したキャビネット、書棚等に保管する。

6　保管期間が満了した文書等(課示等の原議を除く。)は、キャビネットの下2段又は書棚の下段に移し替えて保存する。

7　一部改正の内容が溶け込んだ課示等の全文は、執務資料として整理するものとする。

第7　キャビネットの整理の仕方

1　引き出しの名札の表示

キャビネットの引き出し前面の名札には、当該引き出し内の大分類及び本年(年度)又は前年(年度)の区別を記入する。

(例)

2　ガイド及びフォルダーの配列

(1)　ガイド及びフォルダーのみみの位置は、別図第1のとおりとする。

(2)　ガイド及びフォルダーは、引き出しの手前から奥へ向って行政文書ファイル管理簿の順に並べる。

(3)　第1ガイドには、「中分類」の名称を用いる。

(4)　第2ガイドには、「小分類」の名称を用いる。

(5)　雑フォルダーには、1年未満文書を収納し、「雑フォルダー」の名称を用い、キャビネットの最上段の一番手前に収納するフォルダーを設ける。ただし、これにより難い場合は、1年未満文書のみを収納するフォルダーを設けることができる。

3　ラベルの用い方

ラベルを用いる場合は、次によるものとする。

ア　第1ガイドは、白色のラベルを用いる。

イ　第2ガイド及びこれにひきいられるフォルダーのラベルは、同色とする。

ウ　ラベルの色は、隣のグループと同系色とならないようにする。

第8　保管場所リストの備付け等

1　文書管理担当者は、四半期ごと(4月、7月、10月及び1月)に保管用具別に収納されている行政文書ファイルに係る保管場所リストをシステムにより印字し、当該保管用具の分かりやすい場所に収めるものとする。

2　文書管理担当者は、1により保管場所リストを収めるときは、当該保管場所リストに記載されている行政文書ファイルと実際に収納されている行政文書ファイルが一致しているかを確認するものとする。

第9　フォルダーへの行政文書の納め方等

1　フォルダーへの行政文書の納め方

(1)　フォルダー内の行政文書は、日付(完結)順に新しいものが手前になるように入れる。

(2)　フォルダー内の行政文書で大きさの違うものは、できる限り左肩をそろえる。

(3)　フォルダー内の行政文書は、最大70枚程度(厚さ約2センチメートル)とし、それより多くなったときは「その1」、「その2」、月別、地域別等に分ける。

(4)　フォルダー内の行政文書は、順序が乱れると困る場合又は薄紙等で特にとじる必要のある場合は、ファスナー(とじ金具)を使用する。

(5)　行政文書をとじるには、クリップ又はピンを用いない。

(6)　薄紙又は小さなサイズの行政文書は、必要により台紙を用いて裏打ちする。

(7)　図面等で折って入れる行政文書は、内容が見えるように折り畳む。

2　フォルダー内の行政文書の出し入れ

(1)　行政文書を出すときは、フォルダーをキャビネットに配列したままの状態でこれを取り出さないで、必ず該当のフォルダーを取り出してから行う。

(2)　行政文書を探すときは、取り出したフォルダーを、キャビネット内に配列してあるフォルダーの上に置いたまま行わないで、キャビネットの近くの机等に置いて行う。

第10　移替え

1　移替えは、毎年1月(年度により編集されるものは4月、出納整理期間により編集されるものは6月)に実施する。ただし、課示等の原議については、移替えを実施することなく所属長が指定した場所に保管し、及び保存することができる。

2　移替えの方法は、次のとおりとする。ただし、保管行政文書の量、保管用具のスペース等からみて移替えができない場合は、移替えをしないで直接書庫へ置換えをしてもよい。このただし書の場合においては、文書管理担当者は置換えをした場所をシステムに登録するものとする。

(1)　キャビネットの移替え

ア　移替えは、下2段に収納されている行政文書の置換えを実施して、キャビネットの下2段の引き出しを空にしておく。

イ　移替えをする引き出し内のフォルダーを点検し、他のフォルダーに収納すべき行政文書が混在していないかを確認する。

ウ　3年以上の保存期間の行政文書で常時使用するものを収納しているフォルダーは、移替えをしないで、常時キャビネットの上2段で保存する。

エ　移替えは、上2段の引き出しからガイド及びフォルダーをそのまま下2段に移動させるか、又は引き出しのまま差し替える。

オ　上2段の引き出しに本年(年度)分のガイド及び雑フォルダーを配列する。

カ　個別フォルダーは、収納すべき行政文書が生じた後に作成する。

(2)　書棚の移替え

簿冊の移替えは、書棚、保管庫等の棚を本年(年度)と前年(年度)とに区分して行う。

第11　置換え

1　移替え後1年を経過した前々年(年度)の行政文書のうち、保存期間の満了しないものは、置換えをして保存することを原則とする。ただし、課示等の原議については、置換えを実施することなく所属長が指定した場所に保存することができる。

2　置換えは、移替えと同時に毎年1月(年度により編集されるものは4月、出納整理期間により編集されるものは6月)に実施し、文書管理担当者は置換えをした場所をシステムに登録するものとする。

3　置換えの方法は、整理方法の別により次に掲げる方法により行う。

(1)　キャビネットにより整理している場合

ア　キャビネットの下2段から前々年(年度)の個別フォルダーを取り出し、保存期間の満了していない個別フォルダーと保存期間の満了した個別フォルダーに分ける。

イ　保存期間の満了していない個別フォルダーは、同一の保存期間満了時期別に区分し、同一の保存期間満了時期のものは、原則として小分類ごとにまとめる。この場合において、小分類の行政文書量が、多いときは分冊し、少ないときは同一の中分類等の分類の似たものでまとめ、保存用具に収納し、行政文書を保存する専用の場所に置換えをし、保存する。

ウ　保存期間の満了していない個別フォルダーを収納した保存用具には収納した行政文書に係る保管場所リストをシステムにより印字し、当該保存用具に収納する。

(2)　簿冊により整理している場合

ア　簿冊により整理している行政文書は、保存期間の満了していない簿冊と保存期間の満了した簿冊に分ける。

イ　前記(1)のイ及びウの規定は、保存期間の満了していない簿冊の置換えの方法について準用する。

第12　簿冊による整理

1　簿冊整理に適する行政文書の例

(1)　一連番号等によって継続配布されるもの

(2)　進行式記入を要するもの

(3)　法令等により指定されているもの

(4)　台帳、名簿類

(5)　規格が大きく折り曲げのできないもの

(6)　1件で相当数の書類となるため、独立した簿冊による整理が好ましいもの

(7)　定例的刊行物

(8)　その他簿冊形式が便利なもの

2　簿冊の作成方法

(1)　簿冊は、原則として文書管理単位ごとの行政文書ファイルごとに作成する。ただし、簿冊の厚さがおおむね10センチメートルを超えるとき、その他分室等で簿冊の取扱いに不便を来すときには、適宜分冊することができる。

(2)　簿冊は、原則として年(年度)別に作成する。ただし、保存期間を常用としているものを除く。

(3)　簿冊の装丁は、次の要領による。

ア　簿冊は、厚紙、フラットファイル、チューブファイル等を用い、その表示は別図第2のとおりとする。

イ　表紙及び背表紙は、システムにより印字した背表紙ラベルをはり付ける。

(4)　簿冊には、索引用紙(別記様式)を添付することができる。

第13　保存期間の延長に伴う措置

規程第57条第4項又は第58条の規定により保存期間を延長した場合は、システムに登録された保存期間及び保存期間満了時期を修正登録の上、個別フォルダー又は簿冊に添付された背表紙ラベル及び表示された廃棄時期を修正し、廃棄時期が同一の保存用具に収納する。

第14　廃棄

1　廃棄の時期

(1)　保存期間が1年未満の行政文書については、保存期間満了の都度速やかに廃棄する。

(2)　保存期間が1年の行政文書については、置換えのときに廃棄する。

(3)　保存期間が1年以上の行政文書については、1月、4月、6月又は随時に、保管用具及び保存用具を点検し、整理し、及び保存期間の延長の必要の有無を確認した後に、保存期間の満了したものを2で定める方法により廃棄する。

(4)　保存期間が常用の行政文書ファイルで、個別フォルダー内又は簿冊内の個々の行政文書に保存期間が設けられているものは削除用の行政文書ファイルにつづり直し、削除用の行政文書ファイルが設けられていないものは処理が完結した後に当該行政文書を抜き取って廃棄する。

2　廃棄の方法

(1)　文書整理担当者は、保存期間が満了した行政文書をシステムによりチェックするものとする。

(2)　文書管理担当者は、(1)によりチェックされた行政文書をシステムにより確認するものとする。この場合において文書等については、文書管理担当者はバーコードリーダーによりシステムと廃棄する文書等とを照合するものとする。

(3)　(2)により確認された行政文書のうち文書等は、個別フォルダー又は簿冊内に保存期間が満了していない行政文書が混在していないことを確認の上、文書管理者の指示により溶解又は裁断により廃棄する。

第15　経過措置

1　この通達の施行前に作成されている行政文書ファイル管理簿等については、規程附則第3項により、なお従前の例によることとなる。したがって、行政文書ファイル管理簿については、従前どおりの方法により更新していくこととなる。

2　この通達の施行前に事案の処理が完結した行政文書並びに平成16年度により編集される行政文書(出納整理期間により編集されるものを含む。)の整理、保管、保存及び廃棄については、規程附則第4項により、なお従前の例によることとなる。

〔平17務警発甲154号・本別記一部改正〕

〔平17務警発甲154号・本別図一部改正〕

ガイド及びフォルダーのみみの位置

備考

1　個別フォルダーには、システムにより印字した背表紙ラベル(横幅が1センチメートル又は5センチメートルのもの)をはり付けるものとする。ただし、横幅が1センチメートルの背表紙ラベルをはり付ける場合は、保存期間及び廃棄時期を記載するものとする。

2　市販の用具で、保存年数又は廃棄年月日の記載欄があるものは、当該記載欄を利用することができる。

簿冊の表示

備考　表紙及び背表紙には、システムにより印字した背表紙ラベルをはり付けるものとする。

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕