2　文書の処理は、正確かつ迅速に行い、その処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。

3　文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

4　文書は、上司の承認を受けた場合を除き、これを関係者以外の者に示し、内容を告げ、その写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。

2　警務部長は、必要があると認めるときは、所属長による行政文書の管理の状況について実地検査その他必要な検査を行うことができる。

2　総務部長は、必要があると認めるときは、所属長による文書等及び電磁的記録の接受、発送、編集及び保存に関する事務について実地検査その他必要な検査を行うことができる。

2　部長は、必要があると認めるときは、所属長による当該部の事務に係る行政文書の管理の状況について実地検査その他必要な検査を行うことができる。

2　警察本部及び名古屋市警察部の所属の庶務又は企画を担当する課長補佐及び警察署警務課長は、次長等を補佐し、所属における文書等及び電磁的記録の接受、発送、編集及び保存に関する事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、必要な指導及び助言をし、並びに処理するものとする。

2　文書管理担当者には、警察本部の所属にあっては係を担当する課長補佐又は同相当職以上の職員を、警察署にあっては課長(隊長を含む。)及び課長代理(副隊長を含む。)をもって充てる。

3　文書管理担当者は、次長等の指揮を受けて、文書整理担当者を指示し、文書等及び電磁的記録の点検並びに行政文書の審査を行い、行政文書の整理、保管及び保存の状況等を常に把握し、文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

2　文書整理担当者には、所属長が指名する者をもって充てる。

3　文書整理担当者は、文書管理担当者の指示を受け、自ら又は事務担当者を指示し、文書等及び電磁的記録の受領並びに行政文書の収受、発送、整理、保管及び保存その他の文書事務を処理するものとする。

2　総務課において受信し、又は次条第1号の規定により総務課に回付され、若しくは返付された電磁的記録で総務課の所管に属さないものは、総務課逓送係担当者が所管所属に配布する。ただし、営利広告その他明らかに配布の必要がない電磁的記録については、総務課逓送係担当者は当該電磁的記録を削除することができる。

2　文書管理担当者は、前項の規定によりシステムに登録された電磁的記録(以下「収受電子文書」という。)が他の文書管理担当者に関係のあるものであるときは、その旨を当該文書管理担当者に連絡し、必要があるときは、その写しを配布しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、執務時間外に警察本部本庁舎に到達した文書等は、総合当直で受領し、総務課に回付するものとする。ただし、緊急又は重要と認められる文書等については、関係所属長又はこれに代わるべき職員に連絡し、指示を受けるものとする。

3　料金が未納又は不足である郵便物又は信書便物は、総務課長が公務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

4　所属に直接到達した文書等(ファクシミリにより受信したものを含む。次条において同じ。)は、第1項の規定にかかわらず、当該所属において受領する。

2　文書管理担当者は、前項の規定によりシステムに登録された文書等(以下「収受文書」という。)が他の文書管理担当者に関係のあるものであるときは、その旨を当該文書管理担当者に連絡し、必要があるときは、その写しを配布しなければならない。

3　文書管理担当者は、収受文書が、債権譲渡通知書、差押通知書その他収受の日時が権利の得喪に関係があるものであるときは、当該収受文書の到達時刻を収受票の余白に明記しなければならない。

2　緊急事態その他の事由により、システムを利用することができないときは、起案日、起案者の係名及び氏名、件名その他必要事項を記載した任意の様式により起案し、紙決裁を受けるものとする。

3　決裁等を求めた文書について、その内容が著しく変更されたときは、変更後の文書により改めて回議した上で、決裁等を受けなければならない。

2　合議は必要かつ最小限の範囲にとどめ、効率的な事務処理に努めなければならない。

3　警察本部における同じ部内の他の所属長の合議にあっては起案者の所属する所属長を経て、他の部長の合議にあっては起案者の所属する部長を経て、警察署における他の課(警察署に附置する隊を含む。)の合議にあっては起案者の所属する課長(隊長を含む。)を経て行うものとする。

4　合議を受けた関係の部長、所属長又は課長において異議があるときは、協議を行い、なお意見が一致しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

5　合議を求めた起案について起案の内容が著しく変更されたときは、合議した関係の部長、所属長又は課長に通知しなければならない。

2　書面により回議を受ける決裁者以外の上司が不在のときは、「不在」と記入して回議するものとする。この場合において、当該起案の内容が重要なものであるときは、後閲の手続をしなければならない。

3　前2項の規定は、合議を受ける者が不在の場合について準用する。

4　代決者がシステムにより代決した場合は、決裁者に対し、遅滞なく報告するものとする。

5　代決者が書面により回議された事務を代決する場合は、「代」と記入し、押印、署名その他の行為を行うものとする。この場合において、後閲を必要としないときは、決裁者に報告するものとする。

2　システムを利用することができないことその他の事由により前項の規定により難いときは、同項の規定にかかわらず、書面により回付することができる。この場合においては、収受電子文書を出力した文書の余白に別に定める供覧欄印を押し、「供覧」の表示を朱書して処理するものとする。

3　起案による処理を必要とする収受電子文書で直ちに起案することが困難なものは、その処理について文書管理担当者の指示を受けるものとする。

4　第29条第1項及び同条第2項の規定は、収受電子文書の供覧について準用する。

2　起案による処理を必要とする収受文書で直ちに起案することが困難なものは、当該収受文書の余白に「一応供覧」の表示をして上司に回付することにより、その指示を受けるものとする。

3　第29条第1項及び同条第2項の規定は、収受文書の供覧について準用する。

2　警務部警務課長は、前項の行政文書の書式、用字、用語、文体、内容等について審査し、訂正することができる。

2　部の庶務を担当する課長は、前項の行政文書の書式、用字、用語、文体、内容等について審査し、訂正することができる。

2　文書管理担当者は、前項の行政文書の書式、用字、用語、文体、内容等について審査し、訂正することができる。

2　一般文書の宛先名に付する敬称は、原則として、次の各号に掲げる区分に応じ当該各号に定める敬称を用いるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、外国の機関等に宛てて施行する行政文書については、発信者として記載された者が署名することにより押印に代えることができる。

3　第1項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書については、原則として公印の押印を省略するものとする。

2　逓送の運行路線、運行日その他逓送の実施に必要な事項は、別に総務課長が定める。

3　逓送により送付する文書等は、次に掲げるところにより総務課へ委託するものとする。

4　警察本部分庁舎又は警察署から逓送により送付する文書等は、前項各号の例により所属の庶務を担当する係を経て総務課へ委託するものとする。

2　施行した行政文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再度施行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正した上で再度施行する必要があるときは、システムに再度施行する理由及び年月日を登録の上、又は決裁文書等の余白に再度施行する理由及び年月日を記載の上、文書管理担当者の承認を得て施行することができる。

2　文書等の整理は、原則としてファイリング・システムによるものとする。

2　未完結文書のうち文書等は、適当な用具に収納し、所属長が指定する場所において適正に整理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定により保管した完結文書(保存期間1年未満のものを除く。)は、同項に規定する保管の期間の満了後、別に定めるところにより前年度の完結文書として保存しなければならない。

3　前2項の規定により難いときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により完結文書を整理し、保管し、及び保存することができる。

4　前3項の規定にかかわらず、完結文書(秘密文書又は取扱注意文書を除く。)のうち公安委員会規則、公安委員会告示、公安委員会規程、警察本部告示、訓令及び保存期間が10年以上の通達甲並びに警務部警務課長が必要と認めた文書の原議については、総務課長(文書係経由。以下この項において同じ。)に引き継がなければならない。この場合において、電子決裁を受けた完結文書については、当該電磁的記録を複写したデータを総務課長に送付することをもって引継ぎを行ったものとする。

5　所属長は、保存の必要に応じ、当該完結文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成するものとする。

2　借覧した引継文書は、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。ただし、総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

3　借覧した引継文書は、転貸し、又は庁外へ持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

4　借覧した引継文書は、総務課長が返却を要求したときは、速やかに返却しなければならない。

5　所管所属長は、引継文書について特別の事情により所属において保存する必要が生じたときは、総務課長に当該引継文書の返却を求め、これを保存することができる。

2　文書管理担当者は、前項の規定により点検した結果、必要がある場合は、システムによる修正その他所要の措置を執るものとする。

2　行政文書の保存期間は、第59条の行政文書分類基準表に基づき、所属長が文書管理担当者にこれを決定させるものとする。

3　行政文書の保存期間は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日から起算するものとする。

4　前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる行政文書については、保存期間が満了した日後においても、それぞれ当該各号に定める期間が満了する日までの間保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

2　前項の分類の基準は、原則として、3段階から成る階層構造によるものとする。

3　部長は、行政文書の適正な整理、保管及び保存を図るため、当該部の掌理する事務に関する行政文書(警察署において管理する行政文書を含む。)について、第1項の分類の基準に基づき、その分類、標準行政文書ファイル(行政文書ファイルを類型化したものをいう。以下同じ。)の名称、保存期間その他必要な事項を記載した別に定める行政文書分類基準表を作成し、毎年警務部長が定める日までに警務部長に提出しなければならない。この場合における保存期間は、行政文書保存期間区分基準表(別表第2)に基づき策定するものとする。

4　部長は、前項の行政文書分類基準表の作成に際し必要がある場合は、標準行政文書ファイルのうち、所属において常時使用する台帳、帳簿等で、加除、修正、追記等により適正な状態で維持管理するもの(以下「常用台帳」という。)を指定するものとする。

5　前項の規定により指定された常用台帳は、常時使用する必要がなくなった場合は、第57条第3項の規定にかかわらず、当該常用台帳の指定をした部長がその取扱いを定めるものとする。

6　警務部警務課長は、第3項の行政文書分類基準表をシステムに登録するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する行政文書は、行政文書分類等の表示をしないことができる。

2　所属長は、特別の理由があると認めるときは、保存期間満了前の保存文書又は完結文書について、システムに廃棄の登録をすることができる。この場合においては、廃棄の措置について、あらかじめ警務部長の承認を受けなければならない。

2　例規集に登載される例規は、原則としてインターネットを経由して公表するよう努めるものとする。

2　総務課長は、例規集の発行に当たり必要があると認めるときは、関係する所属長に資料の提供を求めることができる。

2　秘密文書の種類は、次に掲げる秘密の程度に応じ、極秘文書及び秘文書とする。

2　所属長は、秘密文書の取扱いに当たり必要があると認めるときは、文書管理担当者に前項の事務を補助させることができる。

2　秘密文書の指定は、必要最小限にとどめるものとし、秘密保全の必要に応じ、適正に行わなければならない。

3　秘密文書の指定を行う者(以下「指定権者」という。)は、秘密文書の指定に際し、秘密にしておく期間(以下「秘密期間」という。)を定めなければならない。

4　指定権者は、秘密文書の指定を行うに際し、必要があると認めるときは、当該秘密文書を処理することができる者の範囲その他の秘密文書の取扱いの細目について指示するものとする。

2　前項に規定する表示の様式は、別に定める。

2　文書等により秘密文書を作成するときは、複写を防止するための一連番号等を記入しなければならない。

3　文書等により秘密文書を作成したときは、秘密文書の作成部数、番号ごとの配布先等所要事項を記録して、秘密文書の登録をしなければならない。

4　秘密文書の作成に際して使用した原稿、原紙等は、特に必要のあるものを除き、速やかに、復元できないように裁断する等適切な方法により処分しなければならない。

2　指定権者は、前項の規定による秘密文書の発送に際しては、その秘密区分に応じ、送信事務の取扱者、送信する相手方及び送信方法を指定するものとする。

3　第1項の規定による秘密文書の発送は、暗号を用いる等秘密が漏れることのないようにして行わなければならない。

2　所属長は、文書管理担当者に秘密文書の登録事務を行う者を指定させ、これに収受等の文書事務を処理させることができる。

3　文書等の極秘文書を受領した名宛人は、直ちに受領証に署名して発送者に返送しなければならない。この場合において、受領証に用いる字句は当該極秘文書の内容を示すことのないように注意し、その返送は秘密扱いとせず普通の方法によるものとする。

2　秘密文書を第62条の規定により処分するときは、所属長の指定する立会人の立会いの下に、これを行うとともに、その状況を明らかにしておかなければならない。

2　指定権者は、前項の規定により報告又は通報を受けたときは、速やかに、紛失等の状況を調査し、かつ、秘密保全上必要な措置を講ずるとともに、その調査結果及び措置の内容を警察本部長に報告しなければならない。

2　秘密文書の内容が秘密を要しなくなったとき、又はその程度を緩和しても差し支えのない状態となったときは、指定権者は、当該秘密文書の指定を解除し、又は秘密区分若しくは秘密期間を変更することができる。

3　指定権者は、秘密文書の指定を解除し、又は秘密区分若しくは秘密期間を変更したときは、当該秘密文書の件名、解除の日付等必要な事項を速やかに関係者に通知しなければならない。

4　第1項又は第2項の規定により、秘密文書の指定が解除され、又は秘密区分若しくは秘密期間が変更されたときは、当該秘密文書の表示を速やかに抹消し、又は訂正するとともに、所要事項をシステムに登録しなければならない。

2　秘密文書の取扱いに際しては、秘密保全につき、細心の注意を払わなければならない。

3　秘密文書の指定を要すると認められる行政文書の起案者その他の関係者は、指定前であっても、当該行政文書について、前2項に準じた取扱いをしなければならない。

2　秘密文書の指定を要すると認められる行政文書について文書等により決裁を受け、又は合議を行う場合は、起案用紙の該当欄に秘密文書の指定を要する旨を記載し、指定権者又は所属長の指定する者が自ら携行しなければならない。

2　前項ただし書の規定による複製物は、原本と同様の取扱いをしなければならない。

2　取扱注意文書には、別に定める取扱注意表示をするものとする。

3　取扱注意文書としての取扱いを要すると認められる行政文書についてシステムにより回議し、又は合議を行う場合は、システムに取扱注意文書としての取扱いを要する旨を登録しなければならない。

4　所属長は、取扱注意文書を収受した場合は、文書管理担当者にシステムに取扱注意文書である旨を登録させるものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年1月1日から施行する。

(愛知県警察文書管理規程の廃止)

2　愛知県警察文書管理規程(平成13年愛知県警察本部訓令第14号)は、廃止する。

(経過措置)

3　この訓令の施行前に前項の規定による廃止前の愛知県警察文書管理規程の規定に基づき作成されている行政文書ファイル管理簿及び秘文書登録簿については、なお従前の例による。ただし、行政文書ファイル管理簿の提出先は、住民サービス課とする。

4　この訓令の施行前に事案の処理が完結した行政文書並びに平成16年度により編集される行政文書(出納整理期間により編集されるものを含む。)の整理、保管、保存及び廃棄については、なお従前の例による。ただし、開示請求があったものの保存期間の延長については、第57条第4項第4号の規定を適用する。

5　システムの利用に必要な機器の配備が十分でない等の理由によりシステムの利用が困難と認められる行政文書の管理については、警務部長の承認を得て当分の間、なお従前の例によることができる。

この訓令は、平成17年2月1日から施行する。ただし、第1条中「名古屋空港警察署及び」を削る改正規定、第2条中「名古屋空港警察署長及び」を削る改正規定、第3条中名古屋空港警察署の項を削る改正規定及び「生活安全係」を削り、地域警備課の項を削る改正規定、第4条中「名古屋空港」を削る改正規定並びに第5条中名古屋空港警察署の項を削る改正規定については、平成17年2月17日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年10月3日から施行する。

この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成18年4月1日から適用する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年1月11日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成20年12月19日から施行し、平成20年12月1日(以下「適用日」という。)から適用する。

2　この訓令の施行の日前に保存を開始した一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成18年法律第50号。以下「整備法」という。)第38条の規定による改正前の民法(明治29年法律第89号)第34条の規定による法人の業務の実績報告書及び適用日以後に保存を開始した整備法第42条第2項に規定する特例民法法人の業務の実績報告書の保存期間については、改正前の愛知県警察行政文書管理規程別表第2の5年保存の項第2号に掲げる実績報告書の例による。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成25年5月10日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に改正前の愛知県警察行政文書管理規程第60条に規定されている文書分類欄は、改正後の愛知県警察行政文書管理規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年7月29日から施行する。

この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

この訓令は、平成28年7月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月27日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年12月17日から施行する。

この訓令は、令和3年2月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年1月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。