別記

愛知県公安委員会外部通報対応要綱

1　趣旨

この要綱は、愛知県公安委員会外部通報取扱規程(令和5年愛知県公安委員会規程第2号。以下「規程」という。)第12条の規定に基づき、愛知県公安委員会(以下「公安委員会」という。)に関する外部通報等について、愛知県警察において適切に処理するために必要な事項を定めるものとする。

2　準拠

外部通報等の取扱いについては、規程に定めるもののほか、本要綱の定めるところによる。

3　外部通報等への適切な対応等

(1)　公安委員会執務官(以下「執務官」という。)及び通報対象事実等について処分又は勧告等をする権限に係る事務について公安委員会を補佐する事務を所掌する警察本部の所属の長(以下「主管課長」という。)は、外部通報等に関する調査の進捗等の管理その他外部通報等に適切に対応するために必要となる事務を掌理する。

(2)　主管課長は、外部通報等に対応するときは、各所属において課長補佐以上の職員のうちから、通報担当者を指定する。

(3)　通報担当者は、主管課長を補佐し、各所属における当該外部通報等への対応に関する事務の管理及び外部通報等をした者との連絡に関する事務を担当する。

(4)　主管課長は、通報担当者を指名したときは、その者の官職及び氏名を執務官に通知しなければならない。

(5)　外部通報・相談窓口に従事する職員以外の職員は、外部通報等を受けたときは、遅滞なく、外部通報・相談窓口への連絡その他適切な措置を執らなければならない。

4　秘密保持及び個人情報保護の徹底並びに利益相反関係の排除

(1)　外部通報等への対応に関与した職員(外部通報等への対応に付随する職務等を通じて外部通報等に関する秘密を知り得た者を含む。以下同じ。)は、外部通報等に関する秘密を正当な理由なく漏らしてはならない。

(2)　外部通報等への対応に関与した職員は、知り得た個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。以下同じ。)の内容を正当な理由なく他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

(3)　外部通報等への対応に関与する職員は、外部通報等への対応の各段階及び外部通報等への対応を終えた後において、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

ア　情報を共有する範囲及び共有する情報の範囲を必要最小限度に限定すること。

イ　外部通報等をした者の特定につながり得る情報(外部通報等をした者の氏名、所属等の個人情報のほか、調査が外部通報等を端緒としたものであること、外部通報等をした者しか知り得ない情報等を含む。以下同じ。)については、調査等の対象となる事業者及びその関係者に対して開示しないこと。ただし、外部通報等への対応を適切に行う上で真に必要な最小限の情報を、ウに定める同意を取得して開示するときを除く。

ウ　外部通報等をした者の特定につながり得る情報について、情報共有が許される範囲外に開示するときは、当該外部通報等をした者から、書面、電子メール等による明示の同意を取得すること。

エ　ウの同意を取得するときは、当該外部通報等をした者に対し、情報共有が許される範囲外に当該外部通報等をした者の特定につながり得る情報を開示する目的及び当該情報の範囲並びに当該情報を開示することによって生じ得る不利益について、明確に説明すること。

オ　外部通報等をした者が自ら情報流出させることによって外部通報等をした者が特定されることを防ぐため、外部通報等をした者に対し、情報管理の重要性について、十分に説明を行うなど、その理解が得られるよう努めること。

(4)　職員は、自らが関係する外部通報等への対応に関与してはならない。

(5)　執務官及び主管課長は、外部通報等への対応の各段階において、外部通報等への対応に関与する職員が当該外部通報等に係る事案に利益相反関係を有していないか否かを確認しなければならない。

5　調査の実施等

(1)　警察本部長は、公安委員会から調査の指示を受けたときは、執務官を通じて主管課長に対し、調査を指示するものとする。

(2)　主管課長は、外部通報の調査の指示を受けたときは、当該外部通報をした者に対し、当該外部通報を受理してからその対応を終えるまでに必要と見込まれる期間を遅滞なく通知するよう努めるものとする。ただし、外部通報をした者が説明を望まないとき、匿名による通報であるため当該外部通報をした者への説明が困難であるときその他やむを得ない理由があるときは、この限りでない。

(3)　主管課長は、当該外部通報をした者が特定されないよう、当該外部通報に関する秘密の保持及び個人情報の保護に十分に留意しつつ、遅滞なく、必要かつ相当と認められる方法で調査を行わなければならない。

(4)　主管課長は、執務官に対し、必要により調査の進捗状況を連絡するとともに、調査結果を遅滞なく連絡しなければならない。なお、調査の経緯は記録しておかなければならない。

(5)　執務官は、調査結果等を遅滞なく公安委員会に報告しなければならない。この場合において、主管課長は、執務官に協力しなければならない。

(6)　主管課長は、適切な法執行の確保又は利害関係人の営業秘密、信用、名誉、プライバシー等の保護に支障があるときを除き、外部通報をした者に対し、調査の進捗状況を適宜適切に通知するとともに、調査結果については、執務官の公安委員会への報告後、これを遅滞なく通知しなければならない。ただし、外部通報をした者が説明を望まないとき、匿名による通報であるため当該外部通報をした者への説明が困難であるときその他やむを得ない理由があるときは、この限りでない。

(7)　主管課長は、外部通報の調査の過程において、当該外部通報に係る通報対象事実等に対する処分又は勧告等の権限が、公安委員会以外の行政機関にあることが明らかになったときは、執務官に連絡しなければならない。

(8)　執務官は、主管課長から(7)の連絡を受けたときは、当該外部通報に係る通報対象事実等に対する処分又は勧告等の権限を有する行政機関を教示する旨並びに適切な法執行の確保及び利害関係人の営業秘密、信用、名誉、プライバシー等の保護に支障がない範囲において、当該外部通報に係る事案に関する資料を当該外部通報をした者に対して提供する旨を、遅滞なく公安委員会に報告しなければならない。

(9)　主管課長は、執務官による(8)の報告が終了した後、当該外部通報をした者に対し、当該権限を有する行政機関を遅滞なく教示するとともに、適切な法執行の確保及び利害関係人の営業秘密、信用、名誉、プライバシー等の保護に支障がない範囲において、当該外部通報に係る資料を提供しなければならない。ただし、外部通報をした者が説明を望まないとき、匿名による通報であるため当該外部通報をした者への説明が困難であるときその他やむを得ない理由があるときは、この限りでない。

6　調査結果に基づく措置等

(1)　主管課長は、調査の結果、通報対象事実等があると認めるときは、速やかに、法令に基づく措置その他適当な措置(以下「措置」という。)を執るとともに、調査、措置等の経過を記録しなければならない。この場合において、主管課長は、あらかじめ(やむを得ない場合にあっては事後遅滞なく)、当該措置の内容を執務官に連絡するものとする。

(2)　執務官は、(1)の連絡を受けたときは、遅滞なく当該措置の内容を公安委員会に報告しなければならない。

(3)　主管課長は、執務官による(2)の報告が終了した後、外部通報をした者に対し、適切な法執行の確保及び利害関係人の営業秘密、信用、名誉、プライバシー等の保護に支障がない範囲において、措置の内容を遅滞なく通知しなければならない。ただし、外部通報をした者が説明を望まないとき、匿名による通報であるため当該外部通報をした者への説明が困難であるときその他やむを得ない理由があるときは、この限りでない。

7　関連資料の管理

執務官及び主管課長は、外部通報等への対応に係る資料を、外部通報等に関する秘密の保持及び個人情報の保護に留意して、適切に管理しなければならない。

8　協力義務

(1)　執務官及び主管課長は、外部通報に関して、他の行政機関その他公の機関から公安委員会に対する調査等の協力依頼を受理したときは、執務官を通じて公安委員会にその旨を報告した上で、必要な協力を行うものとする。

(2)　主管課長は、通報対象事実等に関し、他に処分又は勧告等をする権限を有する行政機関があると判明したときは、執務官を通じて公安委員会にその旨を報告した上で、当該行政機関と連携して調査を行い、又は必要な措置を執るなど、相互に緊密に連絡し、協力するものとする。