なお、愛知県警察公印規程の運用(平成13年総務発甲第44号)は、令和6年12月31日限り、廃止する。

別記

愛知県警察公印規程の運用

1　趣旨

この通達は、愛知県警察公印規程(令和6年愛知県警察本部訓令第33号)の解釈及び運用上留意すべき事項について定めるものとする。

2　第2条(定義)関係

公印は、公務上作成された文書に使用する印章又は印影をいい、公の機関を名義人とする文書が真実にその機関の意思を表す文書であることを確認し、その文書について当該機関が自ら責任を負うことを明らかにするために押印するものである。

3　第4条(公印事務)関係

公印の管理状況を明らかにしておくため、総務課に公印登録カード(様式第1)を備え付けるものとする。

4　第8条(公印の調製)関係

(1)　新調

公印の新調は、法令の規定による事務の新設、組織改正による所属の新設、名称の変更等により、公印を新しく作製するときに行うものである。

(2)　改刻

公印の改刻は、現在使用中の公印が破損、摩滅その他の原因により印影が不鮮明となり、又は盗難、紛失等により作り直す必要があるときに行うものである。

(3)　新調又は改刻の申請

ア　所属の長(以下「所属長」という。)は、公印の新調又は改刻を必要とするときは、公印調製申請書(様式第2)により警察本部長(以下「本部長」という。)に申請(総務課長経由。以下同じ。)すること。

イ　総務課長は、公印調製申請書の送付を受けた場合において、公印を調製したときは、これを交付する手続を執り、公印登録カードを作成すること。

5　第9条(公印の廃止)関係

(1)　廃止

公印の廃止は、法令の規定による事務の廃止、組織改正による所属の廃止、名称の変更等により、将来に向かってその公印を使用しないとき又は改刻によって不要となったときに行うものとする。

(2)　報告

ア　所属長は、公印を廃止するときは、公印廃止報告書(様式第3)に当該公印を添えて、本部長に送付(総務課長経由)すること。

なお、「廃止の理由」欄に、「○年○月○日○○○○により廃止」と明記すること。

イ　総務課長は、公印廃止報告書の送付を受けたときは、公印登録カードを整理するとともに、公印の偽造、変造等の問題が生じた場合における照合又は確認のため、改刻又は廃棄の手続が完了した日から1年間当該公印を保管した後、印影を印象できないようにして廃棄の手続を執ること。

6　第11条(印刷印)関係

(1)　申請等

ア　公印の印影を印刷しようとするときは、印影印刷文書管理簿(様式第4)に印刷する文書の名称、公印の種類及び印刷枚数を記載の上、管理責任者に申請するものとする。

イ　アの申請を受けた管理責任者は、公印の印影を印刷する必要があると認めたときは、印影印刷文書管理簿に承認印を押印し、9の定めに基づき公印を使用し、又は使用させること。

(2)　業務委託

所属長は、公印の印影印刷を業者に委託するときは、次に掲げる事項を契約書又は仕様書に明記し、受託者に遵守させること。

(ア)　印影の原稿(電子データを含む。以下(イ)において同じ。)は、受託者の責任において適切に管理し、契約に基づかず第三者に貸与し、譲渡し、又は利用させないこと。

(イ)　原稿の紛失、盗難、漏えい等の事故が発生したときは、速やかに発注者に報告すること。

(ウ)　契約に基づかず、無断で印影を複製しないこと。

(エ)　汚損、破損、刷り損じ等による不要な印刷文書を処分するときは、印影が残らないよう、焼却、裁断等の方法により廃棄すること。

(オ)　印刷終了後は、印刷原版の公印部分、印影の電子データ、不用の文書等を廃棄すること。

(カ)　原稿は、納入と同時に返却すること。ただし、提供を受けた原稿が電子データであったときは、発注者の同意を得た上でこれを消去すること。

(3)　印刷印の仕様

印刷印は、朱色を使用するものとする。

(4)　印影印刷文書の管理

公印の印影を印刷した文書については、施錠のできる保管庫において文書管理担当者(愛知県警察行政文書管理規程(平成16年愛知県警察訓令第27号)第15条に規定する文書管理担当者をいう。)が保管するとともに、印影印刷文書管理簿により受払経過を明らかにしておかなければならない。ただし、別に定めるところにより、受払経過が明らかにできるときはこの限りでない。

(5)　改刻による特例

4の(2)に定める公印の改刻を行った場合において、既に改刻前の公印の印影を印刷した文書があるときは、当該文書については改刻後の公印の印影を印刷した文書とみなす。

(6)　印影印刷文書の廃棄

所属長は、公印の印影を印刷した文書で、その後不要となったものについては、裁断等の方法により確実に廃棄するとともに、廃棄した日付、枚数等を印影印刷文書管理簿の備考欄に記載すること。

7　第12条(電子印の使用)関係

(1)　申請

所属長は、電子印の使用に係る承認を得ようとするときは、電子印使用承認申請書(様式第5)に電子印を使用しようとする文書の写し等を添えて、本部長に申請すること。

(2)　電子印の仕様

電子印は、朱色又は黒色を使用するものとする。

(3)　電子印の管理体制

電子印として電子計算機に登録した公印の印影の管理状況を明らかにしておくため、総務課に電子印登録カード(様式第6)を備え付けるものとする。

(4)　廃止

所属長は、電子印の使用を廃止したときは、速やかに当該電子印に係る印影を記録した電子計算機から当該印影を消去するとともに、電子印廃止報告書(様式第7)により本部長に報告(総務課長経由。以下同じ。)すること。

(5)　委任

電子印の使用に関し必要な事項は、当該電子印の仕様に係る事務を主管する警察本部の所属長が別に定める。

8　第13条(引継ぎ及び点検)関係

管理責任者は、引継ぎ及び点検を実施するときは、公印の引継ぎ・点検書(様式第8)により行うこと。

9　第14条(使用)関係

(1)　管理責任者等の審査

管理責任者等は、公印を使用し、又は使用させるときは、押印する文書とその原議又は証拠書類とを照合し、相違のないことを確認するほか、次の事項を確認すること。

(ア)　決裁権者若しくは代決権者の決裁又は専決者の専決が終了していること。

(イ)　押印を必要とする文書の宛名及び施行者名の表示が適正であること。

(2)　管理責任者等が公印を使用させるときは、管理責任者等の面前で使用させるものとする。

10　第15条(事故報告)関係

公印の事故は、公印事故報告書(様式第9)により本部長に報告するものとする。