愛知県警察特定会計文書整理等要領の制定

○愛知県警察特定会計文書整理等要領の制定

平成24年3月14日

総会・総施・総装発甲第40号

この度、特定会計文書の整理、保管、保存、引継ぎ、移管及び廃棄を適正に行うため、別記のとおり愛知県警察特定会計文書整理等要領を制定し、平成24年4月1日から実施することとしたので、その効果的な運用に努められたい。

なお、愛知県警察特定会計文書整理等要領の制定(平成16年総会・総施・総装発甲第163号)は、廃止する。

別記

愛知県警察特定会計文書整理等要領

第1　趣旨

この要領は、愛知県警察行政文書管理規程(平成16年愛知県警察本部訓令第27号。以下「規程」という。)、愛知県警察行政文書管理規程の運用(平成16年務警・総務発甲第140号)、愛知県警察行政文書整理等要領の制定(平成16年務警発甲第161号)及び捜査費の取扱い等に関する要綱の制定(平成16年総会発甲第25号)に定めるもののほか、特定会計文書の整理、保管、保存、引継ぎ、移管及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。

第2　定義

この要領において使用する用語は、規程、愛知県警察行政文書整理等要領の制定及び捜査費の取扱い等に関する要綱の制定において使用する用語の例によるものとする。

第3　特定会計文書の整理等

1　簿冊による整理等

特定会計文書(別表第1に掲げる標準行政文書ファイルにまとめるべき行政文書をいう。以下同じ。)は、簿冊(電子的記録を含む。)により整理し、保管し、及び保存するものとする。

2　簿冊の表示方法

(1)　表紙及び背表紙

特定会計文書を収納する簿冊の表紙及び背表紙には、別図に示すところにより、行政文書ファイルの名称、保存期間、保存期間の満了する日、管理する所属の名称及び廃棄時期を表示するものとする。

(2)　廃棄時期ラベル

特定会計文書を収納する簿冊の表紙及び背表紙に貼り付ける廃棄時期ラベルは、別表第2の左欄に掲げる保存期間の満了する日の区分に応じ、同表右欄に定める色とするほか、収入又は支出の属する会計年度の翌年度の6月1日を保存期間の起算日とする特定会計文書を収納する簿冊の廃棄時期ラベルについては、その中央部に白色の横線を表示し、又はこれに相当する措置を執るものとする。

3　簿冊の保存方法

特定会計文書を収納する簿冊の保存は、鍵の掛かる専用の書庫、書棚等の保存用具に保存期間の満了する日別に区分して収納し、又は他の行政文書の保存場所と区別された専用の場所に置かれた保存期間の満了する日別の中の見える箱に収納して行うものとする。

4　保存期間の延長に伴う措置

規程第57条第4項又は第58条の規定により特定会計文書の保存期間を延長した場合は、当該特定会計文書を収納する簿冊に表示された保存期間の満了する日の記載を修正するとともに廃棄時期ラベルを貼り替えるものとする。

第4　人事異動等に伴う特定会計文書の引継ぎ又は移管

1　確実な引継ぎ又は移管の実施

特定会計文書を管理する事務担当者、文書管理担当者、取扱責任者、取責補助者、取扱者等又は中間取扱者等が人事異動、担当事務の変更、所属の廃置分合その他の理由により交替する場合は、特定会計文書の引継ぎ又は移管を確実に実施しなければならない。

2　前任者による整理確認等

(1)　特定会計文書の整理及び確認

特定会計文書の引継ぎ又は移管をしようとする者(以下「前任者」という。)は、次に掲げる区分に応じ、それぞれ次に掲げる特定会計文書のリスト(総合文書管理システムにより作成したものをいう。以下同じ。)を添付した特定会計文書引継・移管確認書(様式第1。以下「引継等確認書」という。)を作成して、引継ぎ又は移管に係る特定会計文書を整理し、確認するものとする。

(ア)　事務担当者　担当する事務に関する全ての特定会計文書

(イ)　文書管理担当者　課(係)において保管し、又は保存する全ての特定会計文書

(ウ)　取扱責任者　取扱責任者が保管し、又は保存する捜査費に係る全ての特定会計文書

(エ)　取責補助者　取扱責任者から保管又は保存を命ぜられた捜査費に係る全ての特定会計文書

(オ)　取扱者等　所属又は捜査本部において取扱者等が保管し、又は保存する捜査費に係る全ての特定会計文書

(カ)　中間取扱者等　所属又は捜査本部において中間取扱者等が保管し、又は保存する捜査費に係る全ての特定会計文書

(2)　代理者による処理

死亡その他の事由により前任者が(1)の処理をすることができない場合は、前任者の事務を代理する者又は上司に当たる者がその処理をするものとする。

(3)　文書管理担当者の引継ぎ

文書管理担当者としての引継ぎは、事務担当者としての引継ぎと併せて行うことができる。

3　後任者による照合確認

特定会計文書の引継ぎ又は移管を受ける者は、引継等確認書に添付された特定会計文書のリストに基づき特定会計文書を照合確認した上で、引継ぎ又は移管を受けるものとする。

4　後任者による報告

捜査費に係る特定会計文書の引継ぎ又は移管を受けた取扱責任者、取責補助者、取扱者等又は中間取扱者等にあっては警察本部長(会計課長経由。以下同じ。)に、その他の特定会計文書の引継ぎ又は移管を受けた者にあっては所属長に、引継等確認書及びその添付書類により、引継ぎ又は移管を受けたことを報告するものとする。

第5　特定会計文書の廃棄

1　廃棄手続

保存期間が満了した特定会計文書の廃棄に当たっては、起案票に廃棄予定年月日、廃棄方法並びに廃棄実施者及び2による立会人の氏名を記載した上、これに当該廃棄に係る特定会計文書のリストを添付し、あらかじめ所属長の決裁を受けるものとする。

2　廃棄の実施

1により所属長の決裁を受けた特定会計文書の裁断又は廃棄のためのこん包は、次長、副隊長、副校長又は副署長の立会い及び指揮の下に、起案票に添付された特定会計文書のリストと照合し、保存期間が満了していない他の行政文書が混在していないことを確認した上で行うものとする。

3　廃棄の報告

取扱責任者、取責補助者、取扱者等及び中間取扱者等は、捜査費に係る特定会計文書を廃棄した場合は、捜査費に係る特定会計文書廃棄報告書(様式第2)により、速やかに警察本部長にその結果を報告するものとする。

第6　特定会計文書の点検

1　文書管理担当者は、特定会計文書の管理の状況について、年1回以上の点検を行い、所属長に報告するものとする。

2　1の報告を受けた所属長は、特定会計文書の紛失、誤廃棄及び汚損を認めたときは、速やかに総務部会計課長に報告するものとする。

別表第1


大分類	中分類	小分類	標準行政文書ファイルの名称	保存期間	起算月	本部所属(運転免許試験場及び東三河運転免許センターを除く。)	警察署、運転免許試験場及び東三河運転免許センター	主管課分
大分類	中分類	小分類	標準行政文書ファイルの名称	保存期間	起算月	本部所属(運転免許試験場及び東三河運転免許センターを除く。)	警察署、運転免許試験場及び東三河運転免許センター	会計	施設	装備
総務	会計	会計共通	予算執行書	1年	4月	○		○	○
総務	会計	会計共通	執行伺	1年	4月		○
総務	会計	会計共通	予算執行書類	5年	6月	○		○	○
総務	会計	会計共通	長期継続契約関係書類	常用		○	○	○
総務	会計	会計共通	長期継続契約関係書類(契約期間最終年度分)	5年	4月	○	○	○
総務	会計	会計共通	契約伺	5年	4月	○	○	○	○
総務	会計	会計共通	支出負担行為決議書	5年	4月	○	○	○	○
総務	会計	会計共通	入札執行書類	5年	4月		○	○	○
総務	会計	会計共通	見積書	5年	4月		○
総務	会計	会計共通	支出金調書	5年	6月	○		○	○
総務	会計	会計共通	返納金調書	5年	6月	○		○
総務	会計	会計共通	更正書	5年	6月	○		○
総務	会計	会計共通	現金出納簿	5年	6月	○	○	○
総務	会計	会計共通	資金前渡金精算書	5年	6月	○	○
総務	会計	会計共通	交通費困窮者救済行為実施報告書	5年	4月		○	○
総務	会計	会計共通	県費支出証拠書	5年	6月		○
総務	会計	会計共通	県費収入証拠書	5年	6月		○
総務	会計	会計共通	調定決議書	5年	4月			○
総務	会計	会計共通	支出金調書(歳入金戻出)	5年	6月			○
総務	会計	予算	不納欠損処分関係書類	5年	4月		○	○
総務	会計	予算	収入未済額繰越書	5年	4月			○
総務	会計	予算	証紙実績簿	3年	4月		○	○
総務	会計	予算	領収書原符	常用		○	○
総務	会計	予算	領収書原符(使用済分)	7年	6月	○	○
総務	会計	予算	適格請求書関係書類	7年	6月	○	○
総務	会計	調度	物品保管委託書	5年	4月			○
総務	会計	調度	物品供用書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品保管書	常用		○	○
総務	会計	調度	物品供用換書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品返納書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	供用不適品報告書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品改造報告書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品亡失(損傷)報告書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品亡失(損傷)弁償関係	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品出納簿	常用				○		○
総務	会計	調度	物品(消耗品)出納簿	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品価格簿	常用				○		○
総務	会計	調度	物品供用簿(備品・重要物品)	常用		○	○
総務	会計	調度	物品供用簿(備品・重要物品)(削除)	5年	4月	○	○
総務	会計	調度	物品供用簿(消耗品)	5年	4月	○	○
総務	会計	調度	物品管理簿	常用				○		○
総務	会計	調度	物品(消耗品)管理簿	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品管理換通知(領収)書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品取得書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品修繕(改造)書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品不用決定書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品不用決定承認申請書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品管理計算書	5年	4月			○
総務	会計	調度	警察用国有物品無償使用申請書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品管理計画表	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	中央調達物品(調達完了)通知書	5年	4月			○		○
総務	会計	調度	物品増減及び現在額報告書	5年	4月			○
総務	会計	調度	物品点検結果報告書	1年	4月	○	○	○
総務	会計	調度	占有動産管理簿	常用		○	○
総務	会計	調度	物品事故報告書	3年	4月			○
総務	会計	監査	国有物品検査	5年	4月	○	○	○		○
総務	会計	出納	徴収簿	5年	6月			○
総務	会計	出納	債権管理計算書	5年	6月			○
総務	会計	出納	歳入計算書	5年	6月			○
総務	会計	出納	国費歳入証拠書	7年	6月			○
総務	会計	出納	収入金現金出納計算書	5年	6月			○
総務	会計	出納	収入金現金出納計算書証拠書	5年	6月			○
総務	会計	出納	国費過年度支出承認	5年	4月			○
総務	会計	出納	支出負担行為差引簿	5年	6月			○
総務	会計	出納	前渡資金整理簿	5年	6月			○
総務	会計	出納	支出決定簿	5年	6月			○
総務	会計	出納	支払元受高差引簿	5年	6月			○
総務	会計	出納	現金出納簿(国費)	5年	4月			○
総務	会計	出納	概算払整理簿	5年	6月			○
総務	会計	出納	前金払整理簿	5年	6月			○
総務	会計	出納	政府預金小切手帳原符(使用済分)	5年	4月			○
総務	会計	出納	国庫金振替書原符(使用済分)	5年	4月			○
総務	会計	出納	支出計算書	5年	6月			○
総務	会計	出納	歳入歳出外現金出納計算書	5年	4月			○
総務	会計	出納	前渡資金出納計算書	5年	6月			○
総務	会計	出納	国の債務に関する計算書	5年	6月			○
総務	会計	出納	国費支出証拠書	5年	6月			○
総務	会計	出納	歳入歳出外現金出納計算書証拠書	5年	4月			○
総務	会計	出納	前渡資金支払証拠書	5年	6月			○
総務	会計	出納	国費返納関係書類	5年	6月			○
総務	会計	出納	国費旅行命令(依頼)簿	5年	4月	○	○
総務	会計	出納	概算払精算行為書	5年	6月			○
総務	会計	出納	国費捜査費証拠書	5年	6月	○	○
総務	会計	出納	国費捜査費現金出納簿	5年	6月	○	○
総務	会計	出納	県費捜査費証拠書	5年	6月	○	○
総務	会計	出納	県費捜査費現金出納簿	5年	6月	○	○
総務	会計	出納	県費旅費請求書	5年	6月	○	○
総務	会計	出納	県費旅行命令(依頼)書	5年	4月	○	○
総務	会計	出納	県費旅費確認書	5年	6月	○	○
総務	施設	財産	公有財産損害報告	5年	4月				○
総務	施設	財産	公有財産台帳附属書類	常用			○		○
総務	施設	財産	建物共済関係	10年	4月				○
総務	施設	財産	公有財産得喪関係	30年	4月				○
総務	施設	財産	借用財産契約	30年	4月				○
総務	施設	財産	借用財産契約書	常用			○		○
総務	施設	財産	テレビ電波受信障害対策施設関係	常用			○		○
総務	施設	財産	公舎関係	30年	4月				○
総務	施設	財産	公舎台帳	常用					○
総務	施設	財産	境界維持保全記録簿	常用			○		○
総務	施設	財産	境界確認関係	常用					○
総務	施設	財産	県有地測量調査	常用					○
総務	施設	財産	公有財産登記関係	常用					○
総務	施設	財産	使用許可減免協議関係	5年	4月				○
総務	施設	財産	部局間等使用承認関係書類	常用			○		○
総務	施設	財産	国有財産報告	5年	4月				○
総務	施設	財産	国有財産台帳	常用					○
総務	施設	財産	国有財産得喪関係	30年	4月				○
総務	施設	財産	庁舎等管理簿	30年	4月				○
総務	施設	財産	行政財産使用許可関係(国有財産)(1種)	30年	4月				○
総務	施設	財産	公有財産実費通知関係	7年	4月		○		○
総務	施設	財産	宿舎現況記録	30年	4月				○
総務	施設	財産	国有財産登記関係	30年	4月				○

注　主管課分とは、総務部会計課、施設課又は装備課が主管課として保管し、及び保存するものに限る。

別表第2


特定会計文書の保存期間の満了する日	廃棄時期ラベルの色
常用	銀色
平成24年3月31日又は同年5月31日	緑色
平成25年3月31日又は同年5月31日	青色
平成26年3月31日又は同年5月31日	赤色
平成27年3月31日又は同年5月31日	金色
平成28年3月31日又は同年5月31日	黄色

備考　この表の左欄各項に掲げる日から5の倍数の年を経過した日は、当該各項に掲げる日とみなして同表の規定を適用する。

別図

様式第1

〔令元務警発甲93号令3総会発甲26号・本様式一部改正〕

様式第2

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕

◆	平成24年3月14日	総会・総施・総装発甲第40号
◇	平成29年	総会発甲第2号
◇	令和元年	総会発甲第185号
◇	令和元年	務警発甲第93号
◇	令和3年	総会発甲第26号
◇	令和4年9月1日	総会発甲第125号
◇	令和6年3月14日	総会発甲第55号