なお、愛知県警察文書管理規程の運用(昭和43年総務発甲第246号)は、廃止する。

記

第1　総則

1　第1条関係(目的)

(1)　この規程の適用対象は、警察本部長が管理する行政文書である。

(2)　警察本部長が管理することとなる行政文書には、愛知県公安委員会文書管理規程(平成13年愛知県公安委員会規程第3号)第3条各号に掲げる行政文書以外の愛知県公安委員会名義の行政文書及び専決等の規定に基づき警察署長等が管理する行政文書を含む。

2　第2条関係(定義)

(1)　「文書」とは、紙に文字で表示されたもので、具体的には、起案文書、供覧文書のほか、台帳、カード類、刊行物等をいう。

(2)　「図画」とは、紙に記号、線等の象形を用いて表現されたもので、具体的には、地図、図面、ポスター等をいう。

(3)　「写真」とは、印画紙に焼き付けたものをいう。

(4)　電磁的記録を保管する媒体としては、次のものが考えられる。

フロッピィーディスク、ハードディスク、光ディスク(CD―ROM等)、光磁気ディスク(MO、MD等)、磁気テープ、録音テープ、録画テープ、ビデオディスク(DVD、レーザーディスク等)等

(5)　行政文書として管理しなければならない電磁的記録として次のものが考えられる。ただし、起案のため入力し、紙文書による回議が始まった段階で不要となるような電磁的記録は、下書きであり、行政文書として管理する必要はない。

ア　法令、訓令、通達甲等により、電磁的記録による管理が義務づけられ、又は認められているもの

イ　申請、届出等において、電磁的記録による提出を認められているもの

ウ　委託契約等で、電磁的記録による納入を指示されているもの

エ　録画テープなど紙に印字できず、電磁的記録としてのみ保管されているもの

オ　データベース(蓄積された情報の集合体)、統計資料その他これに類するものとして管理されているもの

カ　ネットあいち又は愛知県行政情報通信ネットワークに登載されたもの

キ　上記以外で、組織的に用いられているもの

(6)　「事案」とは、問題になっている事柄そのものをいう。通常、起案用紙の様式中「件名」に相当するものである。

(7)　「処理が完結した」とは、次のときをいう。

ア　施行を要する行政文書　施行の終わったとき。

イ　施行を要しない行政文書のうち決裁を要するもの　決裁の終わったとき。

ウ　施行を要しない行政文書のうち供覧を要するもの　供覧の終わったとき。

エ　施行を要しない行政文書のうち決裁及び供覧を要しないもの　組織的な利用がなされたとき。

3　第3条関係(事務処理の原則)

(1)　事務処理に当たっては、正確性の確保、責任の明確化等の観点から文書を作成することを原則とする。

(2)　文書の作成義務が免除される場合の一つとして、「意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合」が定められているが、「意思決定」は、権限を有する者の名義で行われるものを指し、「同時に文書を作成することが困難である場合」としては、緊急に事務処理をしなければならない場合、会議において口頭了承を行う場合等が考えられるが、事案が軽微なものである場合以外は、事後に文書を作成する必要がある。

(3)　「事案が軽微なものである場合」とは、事後に確認が必要とされるものでなく、文書を作成しなくとも職務上支障が生じない場合であり、例えば、所掌事務に関する単なる照会・問い合わせに対する応答、行政機関内部における日常的業務の連絡・打ち合わせなどがある。

(4)　文書の処理に当たっては、次の事項に注意しなければならない。

ア　正確であること。

イ　迅速であること。

ウ　適法であること。

エ　責任を持つこと。

オ　丁寧に扱うこと。

カ　処理状況を明確にすること。

キ　私有化しないこと。

ク　状況に適応すること。

4　第4条関係(行政文書分類基準表)

(1)　警務部警務課長は、行政文書の分類の基準を定める際には、行政文書の利用、保存等の便宜を考慮するよう努めるものとする。

(2)　行政文書の分類は、警察本部の所属、警察署統一の様式で整備することとし、大分類、中分類、小分類の3段階とする。大分類は部の名称を、中分類は警察本部の所属の名称を、小分類は係又は業務の名称を付して分類するように定めるものとする。

(3)　行政文書の分類のみならず、行政文書ファイルの適切な保存にも活用できるよう、小分類の下に、行政文書ファイルを類型化した標準行政文書ファイル名を記載し、「行政文書分類基準表」を作成するものとする。

「標準行政文書ファイル」とは、行政文書ファイルを類型化したものであり、例えば「何年度何々許可(認可)」という行政文書ファイルの場合は、「何々許可(認可)」がこれに当たる。原則として、この単位の中に各年度の行政文書ファイルが属することになる。

(4)　所属(警察署を除く。)の長は、標準行政文書ファイルの趣旨を充分理解し、当該所属が所掌し、又は担当する事務と警察署の事務を含めて調整を行い、標準行政文書ファイルの名称、保存期間等を決定し、警務部警務課長に提出するものとする。

第2　管理体制

1　第5条関係(総括文書管理者)

総括文書管理者は、次の文書事務を総括することとなる。

ア　この規程その他の行政文書の管理に関する規程類に関すること。

イ　行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備に関すること。

ウ　行政文書の管理に関する事務の指導監督及び研修等の実施に関すること。

エ　その他行政文書の管理に関する事務の総括に関すること。

2　第6条関係(文書管理者)

文書管理者は、所属における文書事務を統括するほか、整理場所、保管場所及び保存場所の指定、行政文書ファイル管理簿の整備等の事務を行うものとする。

3　第7条関係(文書管理担当者)

(1)　文書管理担当者には、文書事務に関して指導的な立場にあるので、企画を担当する課長補佐又は同相当職にある者のみならず、各課長補佐又は同相当職にある者を充てるなど、所属の規模に応じて必要な員数の者をもって充てるものとする。

(2)　文書管理担当者は、文書管理者の指示を受けて、文書整理担当者を指揮監督し、当該所属における文書等及び電磁的記録の点検並びに行政文書の審査を行うものとする。また、行政文書の整理、保管及び保存の状況等を常に把握するとともに、文書事務の適正な管理及び運営に努めるものとする。

4　第8条関係(文書整理担当者)

文書整理担当者を置く基準は、次のとおりとする。

ア　警察本部にあっては係又は事務室ごとに、警察署にあっては課又は係ごとに1人とすること。

イ　係長若しくは主任又はこれらの相当職のうち適任と認められる者を指名すること。

第3　行政文書の種類等

1　第9条関係(行政文書の種類)

(1)　本条は、行政文書をその内容又は性質により分類したものである。

(2)　第5号の訓令は、原則として題名を「何々規程」とし、条をもって構成する法規文としての体裁を整えるものとする。

(3)　通達は、題名に「規程」は用いず、条をもって構成せず、法規文としての体裁を完全に整える必要がないものとする。

(4)　通達甲は、警察本部長名で発出する必要のある通達である。通達甲において訓令等の細目的事項を規定した場合には、その有効期間は、当該訓令等の有効期間を超えることができない。

(5)　通達乙は、部長がその主管事務について、警察本部長の命を受けて部長名で発する通達である。通達乙の施行者名は原則として主管部長名とするが、主管事務が明らかに2以上となる場合には、施行者名を連名とすることができる。この場合は、起案する部の部長名を先に記載するものとする。

通達乙において訓令、通達甲等の細目的事項を規定した場合には、その有効期間は、当該訓令、通達甲等を超えることができない。

(6)　通達甲、通達乙及び課示(署示等を含む。以下同じ。)には、廃止されるまで有効なものと対象事案の終了又は期間の経過によって失効するものとがある。したがって、後者のものについては、当該行政文書の分類基準、保存期間等のほかに、有効期間をも明示するように努めるものとする。

(7)　第8号の課示は、訓令、通達甲等に所属長への委任規定がある場合及び所属において独自の細目的事項を定めて実施する必要がある場合を除き、訓令、通達甲等と同じ内容のものを課示として重ねて部下職員に発出する必要はないものとする。

(8)　第9号の一般文書のうち、ア及びイは行政文書の性質により分類したものであり、ウは行政文書の内容に着眼して分類したものである。

(9)　第10号の「その他前各号に該当しない行政文書」には、願い、届け、辞令等の部内関係文書や決裁又は供覧の手続を要しない行政文書である共用文書が含まれる。

2　第10条関係(行政文書の作成要領及び書式例)

行政文書の作成要領については愛知県警察行政文書作成要領の制定(平成13年務警発甲第42号)において、行政文書の書式例については愛知県警察行政文書書式例の制定(平成13年務警発甲第43号)において定める。

第4　受領、配布等

1　第11条・第12条関係(本部本庁舎・本部分庁舎等)

公安委員会又は警察本部長あての封書で、封皮の記載事項のみでは主管所属が推定できないものは、開封せず、直ちに、当該封書にこれを取得した経過及び日時を記載した書面を添えて総務課に送付するものとする。

2　第13条関係(受付)

(1)　収受は、文書等が到達したことを確認する行為をいい、受付印は、文書等を収受した事実と到達日を記録するために押印するものとする。

(2)　第1項ただし書により受付印の押印を省略できる文書の例としては、日報、死亡通知等がある。

(3)　主管課の文書管理担当者は、収受の日時が権利の得喪に関係する文書を総務課等から配布を受けた場合は、当該取扱者に到達時刻を確認するものとする。

3　第14条関係(処理)

収受した文書の処理については、本条の規定によるほか、起案用紙を用いて処理することができる。この場合における決裁欄印、文書分類欄印及び処理経過印については、起案用紙の様式に記載欄があるため、これらの押印を省略することとなるが、受付印の押印を省略することはできない。

4　第15条関係(電磁的記録の用紙出力)

電磁的記録は、原則として用紙に出力して処理することとなるが、電磁的記録が本文に添付された計算式等で、これを出力すると大量の用紙が必要となる場合等は、電磁的記録のまま処理することができる。

第5　起案

第16条関係(起案)

(1)　件名の末尾に記載すべき行政文書の種類又は性質を表す名称としては、次のようなものがある。

訓令、通達甲、通達乙、許可、不許可、指定、認可、承認、命令、取消し、照会、協議、回答、通知、依頼、送付、連絡、報告、申請、諮問、勧告、進達、副申、伺

(2)　第3項の規定は、第37条第2項各号の適用により文書分類等の表示を省略する行政文書についても、当該行政文書を起案する用紙には必ず文書分類等の表示をしなければならないことを義務付けたものである。

第6　審査

1　第17条関係(所属における行政文書の審査)

(1)　所属長は、原則として、保存期間が1年以上の行政文書について文書管理担当者の審査を受けさせるものとする。ただし、人事記録、交通切符その他の審査の必要がない行政文書を除く。

(2)　審査した文書管理担当者は、起案用紙又は文案の決裁欄に押印するものとする。

2　第18条関係(部における行政文書の審査)

(1)　部における行政文書の審査は、形式的審査のみならず、部における調整の観点を含む内容についても、当該行政文書を審査するものとする。したがって、警察本部の所属長は、部における審査の対象となる文案のみならず、第16条第1項第2号に掲げる書類等の参考となる資料を添付して、部の庶務を担当する課長の審査を受けるものとする。

(2)　部の庶務を担当する課長は、当該課の文書管理担当者に部における行政文書の審査を補佐させることができるものとする。

(3)　部における審査をした者は、起案用紙の決裁欄に押印するものとする。

(4)　災害の発生その他急速を要する事由がある場合は、部における通達甲又は通達乙の行政文書の審査を省略することができる。

3　第19条関係(本部における行政文書の審査)

(1)　警察本部における行政文書の審査は、形式的審査のみならず、警察本部における調整の観点を含む内容についても、当該行政文書を審査するものとする。したがって、警察本部の所属長は、警察本部における審査の対象となる文案のみならず、第16条第1項第2号に掲げる書類等の参考となる資料を添付して、警務部警務課長の審査を受けるものとする。

(2)　警務部警務課総合企画室公文書審査係の担当者は、審査を終了したときは、起案用紙の余白に法規審査済である旨を表示するものとする。

(3)　警察本部における審査をした者((2)の担当者を除く。)は、起案用紙の決裁欄に押印するものとする。

(4)　災害の発生その他急速を要する事由がある場合は、警察本部における通達甲の審査を省略することができる。

第7　施行

1　第20条関係(施行手続)

(1)　行政文書の同一性を保証し、更に文書事務の適正な処理を確保するための手段として、行政文書には原則として記号及び番号を付することとするものである。

(2)　公安委員会の令達の記号及び番号は、愛知県公安委員会公文書式例(昭和29年愛知県公安委員会訓令第9号)の規定によることとなる。

また、文書の原議を愛知県公安委員会文書管理規程(平成13年愛知県公安委員会規程第3号)第3条第2項の規定により警察本部長が管理することとなる行政文書(規則、告示及び規程を除く。)の記号及び番号は、事案を処理した所属の記号及び番号を使用するものとする。

(3)　施行を要する行政文書に付する記号及び番号は、次の表のとおりとなる。

備考

1　「□」の部分は、警察署の名称とする。

2　「○○」の部分は、行政文書の作成所属又は係の文書記号とする。

3　「何」の部分は、令達番号簿又は文書受(発)信簿の番号とする。

(4)　文書受(発)信簿の番号は、毎年1月1日を起番とし、収受した行政文書の種類ごとに文書受(発)信簿を分冊する必要はない。

2　第21条関係(施行の方法)

(1)　一般文書の「施行」とは、決裁文書に基づき、行政機関の意思を相手側に伝達する手段をいい、第1号から第5号までに掲げる方法により行う。

(2)　告示の「施行」は、住民に対して現実に法令としての効力を発動させることをいい、第6号に掲げる方法により行う。

3　第22条関係(告示等の公示)

(1)　告示の公示方法は、愛知県公安委員会公告式規程(昭和29年愛知県公安委員会告示第1号)又は愛知県警察本部長公告式規程(平成14年愛知県警察本部告示第4号)により行わなければならない。公告の公示方法は、根拠法令の定めるところによることとなる。例えば、遺失物法(明治32年法律第87号)に定める遺失物の返還公告は、拾得物一覧簿を警察署に備え付け、住民の閲覧に供すれば足りるものとされている。根拠法令に公告の公示方法の規定がない場合は、原則として、警察施設の掲示板に掲示して行うものとする。

(2)　愛知県公報への登載手続については、愛知県公報発行規程(昭和31年愛知県訓令第11号)の規定するところによることとなる。

4　第23条関係(公印の施行)

(1)　公印は、部外に発信する行政文書には原則として押印するものとし、部内に発信する行政文書には原則として押印しないものとする。ここにおいて「部外」とは、愛知県警察以外の者、機関及び団体をいう。したがって、警察庁や他の都道府県警察も部外に当たる。

(2)　愛知県及び愛知県公安委員会も部外に当たるが、愛知県の場合は公印省略運動を展開しており、また、愛知県公安委員会は愛知県警察本部の補佐により事務を実施していることから、特に公印の押印を要求されない限り、押印しないものとする。

(3)　「公信性が明らかなもの」とは、例えば同一内容のものを多数印刷した行政文書がある。

(4)　第2項各号に該当する行政文書としては、証明書、賞状、辞令書等がある。同項各号の解釈に当たっては、事務の合理化、公印省略の推進等を考慮し、特に必要な場合に限定して運用すべきであるから、これらの行政文書以外の行政文書については、特に必要があるものを除き、公印を押印しないものとする。

5　第24条関係(割印及び契印)

(1)　「割印」とは、決裁文書と施行文書とを照合したことを証するため、双方に掛かるように重ね目に印を押すことをいう。割印を使用する目的は、割印をした二つの文書の関連を示すことによって当該文書の真正性を示すとともに偽造を防ぐことにある。

(2)　「契印」とは、文書が2枚以上にわたるときに、文書が差し替えられたり、削除されたりすることを防ぎ、その相互の連続が正当であることを証明するために、そのとじ目にその文書に押した公印等と同一のものを押すことをいう。許可、認可等の行政処分に係る文書、契約書、登記嘱託書等には必ず行うものである。

〔平14務警発甲165号・本項一部改正〕

第8　浄書印刷

1　第25条関係(浄書印刷の集中処理)

「技術的に困難なものその他部外発注を適当と認められるもの」とは、次の行政文書をいう。

ア　図表、統計表等で作成に特殊な技術を要する行政文書

イ　用紙の規格がA3判を超えるもの又はA6判に満たない行政文書

ウ　特殊な製本、装丁を要する行政文書

エ　3色以上の多色刷りにする行政文書

2　第26条関係(委託手続)

(1)　「完成希望日時からおおむね5日前」とは、委託の日から完成までの基準を示したものであるが、一時的に委託する行政文書が集中した場合等においては、この期間に完成しないこともあるので、印刷量の多いもの、緊急を要するもの等を委託しようとするときは、あらかじめ総務課に連絡するものとする。

(2)　印刷に使用する用紙、印刷方法等については、委託した課から特に要求のあった場合を除き、総務課において決定する。

(3)　印刷の順位は、原則として受付順とするが、特に緊急を要するものについては、総務課長が緊急度に応じてその順位を変更することができる。

第9　例規集

第28条関係(例規集の集録事項)

(1)　「必要があると認められるもの」とは、次のものをいう。

ア　条例及び規則については、愛知県警察の運営に関係のあるもの

イ　訓令は、その取扱区分が秘密又は取扱注意に該当しないもの

ウ　通達甲は、その原議が30年保存であって、その取扱区分が秘密又は取扱注意に該当しないもの

エ　警察庁の通達、他県警察との協定等のうち重要なもの

(2)　本部の所属長は、例規集に集録する必要のある行政文書がある場合は、当該行政文書に係る原稿及びその電磁的記録を総務課長に提出して依頼するものとする。

(3)　条例、警察庁の通達、他県警察との協定等を例規集に集録するように総務課長に依頼した本部の所属長は、当該例規の改正等に従い、常に最新のものとなるように更新するデータを総務課長に提供しなければならない。

(4)　例規集は加除式とし、その追録については必要の都度発行する。

第10　送付手続

1　第31条関係(逓送による送付)

(1)　第1項各号に掲げる官公庁には、直接総務課から送達をしないが、総務課に逓送箱を指定し、受け取りに来ることとなっている。

(2)　車両により逓送する物品の形状の基準は、おおむね容積50センチメートル立方、重量10キログラム程度以下のものとする。

(3)　「逓送によることが適当でないと認められるもの」とは、通信機材、ガラス類、鑑定物件等で、自動車の振動によりその機能が滅失するおそれがあるものをいう。したがって、これらのものであっても、こん包等により機能滅失のおそれのない措置をすれば、逓送により送付することができるものとする。

2　第33条関係(ファクシミリ等による送付)

(1)　ファクシミリその他の通信手段による送付は、各所属で行うものとする。

(2)　「通信手段」とは、警察文書伝送システム等をいう。

第11　整理、保管、保存及び廃棄

1　第34条関係(行政文書の整理)

(1)　第1項の「その他の文書及び電磁的記録」とは、備忘メモ、個人的な検討段階にとどまる資料、下書き、正式文書と重複する当該文書の個人的写し等の「個人文書」をいう。

(2)　第2項の「ファイリング・システム」とは、職務上必要な文書を必要に応じすぐに利用できるよう整理し、保管し、保存し、廃棄するにいたるまでの文書管理の一連の制度をいう。

(3)　ファイリング・システムを適正に運用するためには、すべての職員がこのシステムを理解し、行政文書を私物化したり、死蔵したりしないように、行政文書の正確な分類整理等に常に心掛け、行政文書の保存期間を把握し、保存期間の満了したものは第42条第1項の規定により確実に廃棄するものとする。

2　第35条関係(未完結文書の整理)

未完結文書については、散逸を防止するとともに、常に事務の進行状況が把握できるようにしておかなければならない。

3　第36条関係(完結文書の整理、保管及び保存)

(1)　文書等は、フォルダー、簿冊等の収納用具にとじ込むことを原則とするが、帳簿、図画等でこれらの用具にとじ込み難い文書にあっては、箱等の適当な収納用具に収納することができる。

(2)　「保存」とは、完結文書を第40条に規定する保存期間の起算日から保存期間の満了する日まで、専用の場所に適切に収納することをいう。

(3)　完結文書は、保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。すなわち、電磁的記録の場合であれば、ソフト又はハードの進歩、記録媒体そのものの耐用年数等に対応するため、同一又は他の種別の記録媒体への変換、データ・ファイル形式の変更、定期的なバック・アップ等の措置がこれに当たる。この場合においては、旧行政文書について廃棄の手続を執ることは要しないが、異なる媒体に変換を行った場合には、行政文書ファイル管理簿の「媒体の種別」欄の修正又は移し替えの手続を執る必要がある。

また、同一ファイルを異なる複数の媒体で管理することも可能であるが、その場合には、媒体ごとに分けて行政文書ファイル管理簿へ記載する必要がある。

4　第37条関係(行政文書分類等の表示)

(1)　発信する文書に行政文書分類等を表示することとしたのは、あらかじめ定められている行政文書分類基準表に従い、職員の主観的な分類を排除し、すべての職員が行政文書とその分類に関する統一的整理の意識の下でファイリング・システムを運用するためである。

(2)　第2項の規定は、行政文書分類等の表示をしないことを許容するものであり、各号の行政文書にそれらを表示しない理由は、次のとおりである。

ア　第1号の行政文書は、各行政機関で異なる行政文書分類をしており、愛知県警察の行政文書分類を通知する必要がないため、表示しないこととしたものである。

イ　第2号の行政文書は、回答、報告等の性質が、行政文書の作成を求めた行政文書と同一の行政文書分類等となり、回答先又は報告先に通知する必要がないため表示しないこととしたものである。

ウ　第3号の行政文書は、行政文書分類等の表示自体が有害的記載事項又は効力阻害要因となるおそれがあることから表示しないこととしたものである。したがって、行政文書分類等をしても当該文書の効力阻害要因とならないことが明らかな場合には、第3項の規定によりその表示をしなければならない。

エ　法例、令達等の規定により定められた様式は、行政文書分類等を表示するまでもなく、定型的処理であり行政文書分類等が明らかであるから表示しないこととしたものである。簿冊の表紙に行政文書分類等の表示をするのは、素早く目的の行政文書を検索するためである。

5　第38条関係(行政文書ファイル管理簿の作成等)

(1)　行政文書ファイル管理簿は、磁気ディスクをもって作成し、情報公開の窓口に備え付け一般の閲覧に供することとなることから、文書管理を主管する警務部警務課のみならず、情報公開の総合窓口である住民サービス課にも提出するものとする。

(2)　行政文書ファイル管理簿は保存期間が1年以上の行政文書を収納するファイルを管理するものであるので、保存期間が1年未満の行政文書を収納するファイルについては行政文書ファイル管理簿への記載を要しない。

(3)　警務部警務課及び住民サービス課へ送付する行政文書ファイル管理簿を作成する基準日は、毎年6月1日とする。

(4)　(1)から(3)までに掲げるもののほか、行政文書ファイル管理簿の作成要領は、別に警務部長が定める。

6　第39条関係(保存期間)

(1)　保存期間の設定は、別表の行政文書保存期間基準に基づき定めるものとする。ただし、法令等により保存期間等が定められている行政文書については、当該法令等に定められた期間の起算日、満了日まで保存することとなる。

(2)　行政文書保存期間基準は、30年保存を除き、最低保存期間を示すものである。

(3)　同一の行政文書が複数存在する場合(例えば、内部管理事務に係る通知等の場合)又は原本のほかにコピーが行政文書として存在する場合は、業務主管課で保存しているか否か、原本・正本か否かに係わりなく行政文書に該当する限り適正に管理する義務がある。

しかし、主管所属で管理されている決裁文書や原本・正本として管理されているもの以外のものについては、その利用・保存の実態に応じて、決裁文書や原本・正本の管理状況と異なる管理を行うこと(例えば、決裁文書や原本・正本より短い保存期間基準を適用すること。)は可能である。

また、申請書類等で台帳・帳簿等に記載したものについては、当該台帳・帳簿等が適正に管理されれば、当該申請書類等については、これらより短い保存期間としてもよい。

(4)　保存期間の最も長いものを30年としたのは、30年を一区切りとして保存継続の必要性の見直しを的確に実施する趣旨である。したがって、非常に長期の保存を要するものについては、第42条第2項の規定により保存期間である30年経過後において、保存期間を延長することになる。

(5)　1年未満の区分を設けたのは、随時発生し、短期に廃棄する行政文書に対応するためである。このような行政文書の性格にかんがみ、情報公開検索資料である行政文書ファイル管理簿への登載又は廃棄の際の手続は不要とする。

7　第40条関係(保存期間の起算日)

保存期間の起算日は、次のとおりである。

ア　保存期間が1年未満の行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は取得した日

イ　保存期間が1年以上の行政文書(会計年度により処理する行政文書を除く。)にあっては、事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日

ウ　会計年度により処理する保存期間が1年以上の行政文書(収入及び支出の証拠書(警務部警務課長がこれらに準ずるものと認める行政文書を含む。以下同じ。)を除く。)にあっては、事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日

エ　収入及び支出の証拠書にあっては、当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の6月1日

8　第41条関係(保存期間の延長)

行政文書が本条各号のいずれかに該当する場合は、保存期間が満了する日後も当該各号に規定する期間が満了する日までの間保存期間を延長しなければならない。これは、当該行政文書を保存する本来の目的からではなく、本条各号に掲げる別の目的から保存期間を延長する必要が発生したからである。したがって、本条各号に掲げる行政文書に係る事務を所掌する警察本部の所属長は、行政文書を管理する所属長に対し、該当する行政文書の保存期間を延長する事由の発生及び消滅を通知するよう努めるものとする。

9　第42条関係(文書の廃棄)

(1)　文書管理者は、行政文書の保存期間を延長するに当たっては、保存継続の必要性について十分な検討を行い、業務上の必要性を勘案して必要最小限の延長を行うとともに、次に掲げる行政文書の原義(原義が存在しない場合は、写しでもよい。)のうち歴史的価値のあるものについては、保存期間の延長に努めるものとする。

ア　規則、規程、訓令等の例規に関するもの

イ　各種制度及び機構の新設、変更及び廃止に関するもの

ウ　管轄区域又は境界の変更等に関するもの

エ　公有財産等に関するもの

オ　警察運営の重要な計画に関するもの

カ　警察の重要な会議に関するもの

キ　県民の意向及び動向に関する重要なもの

ク　統計、調査及び研究に関する重要なもの

ケ　許可、認可等に関する重要なもの

コ　争訟に関するもの

サ　警察年鑑、署沿革史、学校沿革史等の編さんに関するもの

シ　警察の重要な施策に関するもの

ス　重要な行事に関するもの

セ　重大な事件、事故、災害等に関するもの

ソ　表彰に関する重要なもの

タ　人事に関する重要なもの

チ　その他歴史的価値があると認められるもの

(2)　第2項本文中「1年を単位として」とあるのは、1年、2年、3年というように、年を単位として保存期間を延長することができるという趣旨である。

(3)　部内の他所属から取得した、第37条第1項の規定に基づき保存期間を指定された行政文書については、当該行政文書を発した発信者の意思を尊重し、その保存期間の延長等の指定がなければ、文書管理者は保存期間を延長することができないものとする。

(4)　第2項の保存期間の延長手続は、次のとおりとする。

ア　行政文書ファイルに含まれるすべての行政文書の保存期間を延長する場合は、当該行政文書ファイル自体の保存期間を延長するものとする。

イ　行政文書ファイルに含まれる複数の行政文書のうち一つの行政文書の保存期間を延長する場合は、当該行政文書ファイルを廃棄する行政文書ファイルと保存期間を延長する行政文書ファイルに分割した上で、それぞれの行政文書ファイルについて廃棄又は保存期間の延長の措置を執るものとする。

(5)　第36条第2項の規定により総務課において整理し、保管し、及び保存する原議については、その効力がなくなっているものであっても、原則、愛知県警察における歴史的価値があるものとして、当該原議の保存期間を30年延長するものとする。ただし、当該原議の事務内容に係る主管課長は、保存期間の延長をする必要がないと認める場合は、保存期間の満了前に、総務課長に保存期間満了時の廃棄を依頼する文書により申し出るものとし、この場合において総務課長が保存期間を延長する必要がないと認めるときは、保存期間満了時に廃棄するものとする。

(6)　総務課長は、当該完結文書の保存期間を延長するときは、令達原議簿冊にその旨を表示するものとする。

(7)　総務課長は、(5)の主管課長の依頼に基づき、当該完結文書を廃棄するときは、令達原議簿及びその目次の備考欄に廃棄年月日及び廃棄の旨を記載するとともに、令達原議簿冊の当該完結文書のあるべき位置に当該主管課長の廃棄を依頼する文書をつづるものとする。

(8)　第3項の規定により、保存期間が満了する前に廃棄を行う場合の「特別の理由」とは、個人のプライバシーに関する情報等で、行政機関が所掌事務の遂行に必要な限度で保有すべきものについて、その保有目的が当初の想定より早期に達成され、又は消滅したような場合等、極めて限定されたものであり、厳格に適用するものとする。

〔平16務警・総会発甲75号・本項一部改正〕

第12　秘密文書等に関する特例

1　第43条関係(秘密文書)

「極秘」及び「秘密」は、単に秘密保全の必要性が高いものではなく、秘密保全の必要性が高く、かつ、その内容の漏えいが国の安全又は利益に損害を与えるおそれがあるものをいう。

2　第44条関係(秘密文書取扱責任者等)

文書管理者は、第4項の規定により難い場合において秘密文書の内容に係る事務を所掌する課長補佐若しくは同相当職が配置されていないとき又は長期間の出張等により不在の場合で必要があると認めるときは、文書管理担当者以外の職員を指名して、取扱責任者の事務を補助させることができる。

3　第45条関係(秘密文書の指定)

(1)　秘密期間は、事案の内容により必要最少限にとどめるものとする。

(2)　秘密期間と保存期間は、必ずしも一致する必要はない。したがって、秘密期間は秘密文書に記載されている内容の秘密保全が必要な期間とするものとする。

(3)　秘密期間が無期限とは、行政文書が廃棄されてもなおその内容について秘密の保全が将来に向かって必要があることをいう。

4　第46条関係(秘密文書の表示)

(1)　秘密文書文書表示印は、文面の障害にならないよう注意し、秘密文書であることが容易に判明するよう初葉上部に鮮明に押印する。

(2)　次の行政文書は、秘密文書の指定権者の指定する方法によって表示するものとする。

ア　写真、フィルム等のように秘密文書表示印を押印することができない行政文書

イ　秘密文書の形状が小さく、秘密文書表示印を押すことが困難な行政文書

5　第47条関係(秘密文書の作成及び配布)

(1)　秘密文書の番号は、秘密文書登録簿の番号をもって充て、次の例のように記載するものとする。ただし、訓令については、総務課に備付けの令達番号簿(訓令)の番号をもって充てるものとする。

例　務警秘発第何号

(2)　秘密文書を配布する場合は、配布先、配付部数等を明らかにしておくための配布先一覧を秘密文書登録簿に添付するものとする。

(3)　秘密文書が資料等の場合であっても、その初葉上部余白(電磁的記録にあっては、これを記録した媒体の外部)に秘密文書登録簿の番号、作成年月日を記載しておかなければならない。

6　第48条関係(秘密文書の発送)

秘密文書を会議の席上で配付する場合は、第45条第4項に規定する指定権者の指示に基づき、本条に規定する発送手続によらないことができるものとする。

7　第49条関係(通信による秘密文書の発送)

通信による秘密文書の発送を想定する事務を主管する指定権者は、緊急やむを得ない場合に備えて、事前に暗号、パスワード等を設定しておくものとする。

8　第50条関係(秘密文書の受付)

秘密文書の受付は、当該秘密文書に受付印を押印し、秘密文書登録簿(受信)の番号をもって秘密文書の番号とする。

9　第51条関係(秘密文書の保管及び保存)

秘密文書の整理方法等については、指定権者が必要により別に定めることができる。

10　第52条関係(秘密文書の廃棄)

録音テープ、磁気ディスク等は、他の信号を上書きし、又は物理的に破壊することにより廃棄するものとする。

11　第54条関係(指定の解除等)

秘密期間が経過したとき、秘密の区分が解除されたとき又は取扱区分が取扱注意文書に緩和されたときは、該当する秘密文書登録簿を削除し、当該秘密文書登録簿を削除簿につづり込むものとする。

12　第55条関係(秘密文書取扱い上の注意)

秘密文書の取扱いに当たっては、特に次の事項に注意するものとする。

ア　秘密文書を机の上等に放置したり、又は鍵のない引き出し若しくは書類箱に入れたまま席を外さないこと。

イ　秘密文書を開いたまま他人と談笑したり、又はみだりに他人に手渡したりしないこと。

ウ　秘密文書の作成に当たって使用し、又は生じた下書き、印刷物等で必要のないものは、速やかに廃棄すること。

13　第57条関係(秘密文書の複製)

(1)　他の官庁から収受した秘密文書についても、その文書等及び電磁的記録(これを記録した媒体を含む。)に表示されている秘密区分が極秘に相当するものは複製してはならない。

(2)　複製とは、書写し、謄写し、印刷し、写真撮影し、データ化し、録音すること等をいう。

14　第58条関係(取扱注意文書)

(1)　職員は、職務上作成し、若しくは取得した文書等及び電磁的記録が秘密を含んでいるおそれがあるものについて、取扱方法の指定を受けるまでの間は秘密文書に準じたものとして取り扱うものとする。

(2)　取扱注意文書としての取扱いを要するか否かは、決裁権者が判断し、指定することとなる。

(3)　(2)により取扱注意文書と指定した者は、取扱注意文書の整理方法等については、個別に必要な事項を指示することができる。

第13　附則

第36条第2項の規定により総務課において整理し、保管し、及び保存する原議のうち附則第4項の規定により保存期間が平成13年12月31日まで延長されたものとみなされたものについては、第11の9の(5)から(7)までを準用する。