別記

人事管理システム運用要綱

第1　趣旨

この要綱は、人事管理を行うための情報管理システム(以下「システム」という。)の管理及び運用に関し必要な事項を定めるものとする。

第2　準拠

システムによる人事記録の取扱いについては、愛知県警察職員人事記録の取扱い等に関する規程(平成26年愛知県警察本部訓令第6号。以下「規程」という。)、愛知県警察人事記録の取扱い等に関する規程の運用(平成26年務警発甲第69号。以下「運用通達」という。)、愛知県警察情報セキュリティに関する規程(平成30年愛知県警察本部訓令第20号)、愛知県警察情報管理システム運用管理規程(平成25年愛知県警察本部訓令第33号。以下「システム運用管理規程」という。)、愛知県警察情報システム等の取扱いに係る情報セキュリティ対策要綱の制定(平成30年総情発甲第100号)及び愛知県警察情報管理システム運用管理要綱の制定(令和5年総情発甲第167号)に定めによるほか、この要綱の定めるところによる。

第3　管理体制

1　警務部長

(1)　警務部長は、愛知県警察におけるシステムの管理及び運用に関する事務を統括する。

(2)　警務部長は、その事務を処理するためにシステム全体を管理し、及び運用するための権限をあらかじめ指定する必要最小限の者(以下「システム管理者」という。)に与え、事務を処理させることができる。

2　所属長

(1)　所属(警察本部の課、室及び部の附置機関、名古屋市警察部の課、警察署並びに警察学校をいう。以下同じ。)の長(以下「所属長」という。)は、所属におけるシステムの管理及び運用に必要な事務を処理する。

(2)　所属長は、その事務を処理するために必要な権限を、警察本部及び名古屋市警察部の所属並びに警察学校にあっては次長、副隊長、副校長、庶務を担当する課長補佐、室長補佐、隊長補佐、中隊長、分駐隊長、所長補佐、場長補佐又は所属長が指定する者に、警察署にあっては副署長、警務課長、運用通達第7の3により指定された取扱補助者又は警察署長が指定する者(以下「システム担当者」という。)に与え、事務を処理させることができる。

(3)　所属長は、人事異動後、速やかに所属のシステム担当者を人事管理システム担当者指定報告書(別記様式)により警務部長に報告するものとする。ただし、システム担当者に変更がない場合は、この限りではない。

第4　システムを利用させる者の範囲

システムを利用することができる職員は、システム運用管理規程第10条第2項に規定するアクセス権者とする。

第5　システムの運用に必要な情報の登録等

1　警務部長が行う情報登録

(1)　警務部長は、次に掲げる情報をシステムに登録するものとする。

ア　規程第4条の規定により登録する身上記録に関する情報のうち、次に掲げるもの

(ア)　職員の氏名、性別等の情報(警察給与管理システム運用要綱の制定(平成26年務警発甲第62号)に定める警察給与管理システムが管理する情報を除く。)

(イ)　通勤に関する情報(最寄駅、通勤時間及び通勤方法に限る。)

(ウ)　学歴に関する情報

(エ)　運転免許及び特殊技能に関する情報

(オ)　過去の氏名に関する情報

(カ)　過去の本籍に関する情報

(キ)　部内親族に関する情報

(ク)　その他警務部長が必要と認める情報

イ　規程第6条の規定により登録する勤務記録に関する情報のうち、次に掲げるもの

(ア)　任免に関する情報

(イ)　勤務履歴に関する情報

(ウ)　昇任に関する情報

(エ)　人事評価に関する情報

(オ)　仕事及び勤務地に関する希望の情報

(カ)　その他警務部長が必要と認める情報

(2)　警務部長は、(1)の登録をシステム管理者に行わせることができる。

2　所属長が行う情報登録

(1)　所属長は、次に掲げる情報をシステムに登録するものとする。

ア　規程第5条第3項の規定による身上記録の異動に関する情報(第5の1の(1)のアの(ア)から(キ)までの情報に限る。)

イ　規程第6条第2項の規定により登録する職務換え又は業務の担当の指定に関する情報

(2)　所属長は、(1)の登録をシステム担当者に行わせることができる。

3　職員が行う情報登録等

(1)　職員は、規程第5条第1項の規定により登録する身上記録の異動に関する情報を警務部警務課長が別に定める方法により登録するものとする。

(2)　職員が(1)の登録を自ら行うことができない場合は、身上異動報告書(運用通達様式第2)により所属のシステム担当者に登録を依頼するものとする。

第6　運用停止時間等

1　システムの内容を保全するため毎日午前零時から1時間運用を停止する。

2　警務部警務課長は、システムの保守管理の理由によりやむを得ないと認めるときは、システムの運用を停止することができる。この場合は、警務部警務課長はシステムの運用の停止をあらかじめ所属長に通知するものとする。

第7　事故等を発見した場合の措置

職員は、システムに係る事故又は不正行為を発見した場合は、速やかに警務部長(警務部警務課長経由)に報告し、その指示に従って必要な措置を講ずるものとする。

第8　その他

この要綱の実施に必要な細目的事項については、警務部警務課長が別に定めるものとする。

〔平28務警発甲168号平30情管発甲105号・本別記一部改正〕

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕