○愛知県警察個人情報保護関係事務取扱要綱の制定
令和5年3月30日
務住発甲第77号
この度、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の改正に伴い、個人情報の保護に関する事務の適正化を図るため、別記のとおり愛知県警察個人情報保護関係事務取扱要綱を制定し、実施することとしたので、その適正な運用に努められたい。
なお、愛知県警察個人情報開示請求等事務取扱要綱の制定(平成17年務住発甲第181号)は、令和5年3月31日限り廃止する。
別記
愛知県警察個人情報保護関係事務取扱要綱
目次
第1章 総則
第1 趣旨
第2 定義
第3 開示請求等に係る事務処理体制
第4 個人情報窓口
第2章 個人情報ファイル簿
第1 個人情報ファイル簿の作成等
第2 個人情報ファイル簿の公表
第3章 開示請求等、口頭による保有個人情報の閲覧の求め及び審査請求
第1 開示請求に係る事務処理
第2 訂正請求に係る事務処理
第3 利用停止請求に係る事務処理
第4 口頭による保有個人情報の閲覧の求めに係る事務処理
第5 審査請求に係る事務処理
第4章 行政機関等匿名加工情報
第5章 雑則
第1章 総則
第1 趣旨
個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「令」という。)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「規則」という。)、個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年愛知県条例第51号。以下「条例」という。)及び愛知県公安委員会が保有する個人情報の保護に関する規則(令和5年愛知県公安委員会規則第2号。以下「公安委員会規則」という。)又は愛知県警察本部長が保有する個人情報の保護に関する規程(令和5年愛知県警察本部告示第2号。以下「告示」という。)に基づく個人情報ファイル簿、開示請求等(開示請求、訂正請求及び利用停止請求をいう。以下同じ。)、口頭による保有個人情報の閲覧の求め、審査請求及び行政機関等匿名加工情報に関する事務は、この要綱の定めるところにより行うものとする。
第2 定義
(1) 所属長等 所属の長(以下「所属長」という。)及び公安委員会執務官をいう。
(2) 本部担当所属 警察本部の所属(警察署以外の所属をいう。以下同じ。)のうち、次に掲げるいずれかに該当するものをいう。この場合において、該当する所属が複数あるときは、該当する所属長及び住民サービス課長が協議の上、決定した所属をいう。
(ア) 開示請求等に係る保有個人情報が記録された行政文書(以下「開示請求等行政文書」という。)を作成し、又は取得した所属
(イ) 開示請求等行政文書の情報に係る事務を所管する所属
(ウ) 開示請求等行政文書の作成の根拠となる事務を所管する所属
(3) 本部担当所属等 本部担当所属及び総務課公安委員会室をいう。
(4) 本部担当所属長等 本部担当所属の長(以下「本部担当所属長」という。)及び公安委員会執務官をいう。
(5) 開示決定 法第82条第1項の決定をいう。
(6) 不開示決定 法第82条第2項の決定をいう。
(7) 開示決定等 開示決定及び不開示決定をいう。
(8) 訂正決定 法第93条第1項の決定をいう。
(9) 不訂正決定 法第93条第2項の決定をいう。
(10) 訂正決定等 訂正決定及び不訂正決定をいう。
(11) 利用停止決定 法第101条第1項の決定をいう。
(12) 利用不停止決定 法第101条第2項の決定をいう。
(13) 利用停止決定等 利用停止決定及び利用不停止決定をいう。
第3 開示請求等に係る事務処理体制
1 所属長等の責務
所属長等は、個人の権利利益を保護するという法の目的を正しく認識し、開示請求等に係る事務の適正な処理に努めなければならない。
2 個人情報開示担当者
(1) 所属に個人情報開示担当者を置き、愛知県公安委員会情報公開実施規程(平成13年愛知県公安委員会規程第6号。以下「公安委員会規程」という。)及び愛知県警察情報公開実施規程(平成13年愛知県警察本部訓令第26号。以下「本部訓令」という。)に規定する公開担当者をもって充てる。
(2) 個人情報開示担当者は、次の事務を行うものとする。
ア 住民サービス課との調整に関すること。
イ 自所属における開示請求等についての指導、教養及び調整に関すること。
ウ 警察本部の所属の個人情報開示担当者にあっては、所管する事務に係る開示請求等に対する他の所属への指導及び教養に関すること。
3 補助者
(1) 所属長等は、必要があると認めるときは、補助者を置き、個人情報開示担当者の事務を補助させることができる。
(2) 補助者を置く場合は、公安委員会規程第5条及び本部訓令第5条に規定する補助者をもって充てる。
第4 個人情報窓口
1 個人情報窓口の設置
保有個人情報の開示請求等、審査請求及び苦情の受付を行うための窓口(以下「個人情報窓口」という。)を次に掲げるところに置く。
ア 住民サービス課情報公開センター(以下「総合窓口」という。)
イ 運転免許試験場及び東三河運転免許センター(以下「指定所属」という。)の庶務を担当する係
ウ 警察署警務課
2 個人情報窓口における取扱時間
個人情報窓口における取扱時間は、県の休日に関する条例(平成元年愛知県条例第4号)に規定する県の休日を除く日の午前9時から午後5時までとする。
3 個人情報窓口の標示
個人情報窓口には、来庁者が識別できる場所に「個人情報受付」の標示をするものとする。
4 個人情報窓口で行う事務
(1) 総合窓口で行う事務
ア 個人情報に関する相談及び案内に関すること。
イ 公安委員会及び警察本部長の保有個人情報に係る開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書の受付に関すること。
ウ 公安委員会及び本部所属(指定所属を除く。)の保有個人情報の開示の実施及び写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
エ 公安委員会及び警察本部長の保有個人情報に係る警察職員の取扱いに対する苦情の受付に関すること。
(2) 指定所属及び警察署(以下「警察署等窓口」という。)で行う事務
ア 個人情報に関する相談及び案内に関すること。
イ 警察本部長の保有個人情報に係る開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書の受付に関すること。
ウ 当該所属の保有個人情報の開示の実施及び写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
エ 当該所属の保有個人情報に係る警察職員の取扱いに対する苦情の受付に関すること。
第2章 個人情報ファイル簿
第1 個人情報ファイル簿の作成等
1 個人情報ファイル簿の作成
所属長は、個人情報ファイル簿の作成対象となる個人情報ファイルを保有するときは、直ちに、個人情報ファイルごとに、所定の事項を記載した個人情報ファイル簿を作成しなければならない。
2 個人情報ファイル簿の一部不記載
個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載しないこと又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
3 個人情報ファイル簿の提出
所属長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、直ちに住民サービス課長に提出(住民サービス課情報公開センター経由。以下同じ。)するものとする。
4 個人情報ファイル簿の記載事項の修正
所属長は、個人情報ファイル簿の作成後に記載すべき事項に変更が生じたときは、変更後の個人情報ファイル簿を、直ちに住民サービス課長に提出するものとする。
5 個人情報ファイルの保有終了等
所属長は、個人情報ファイル簿に記載した個人情報ファイルの保有をやめたとき又は個人情報ファイルの本人の数が1,000人を下回ったときは、その旨を遅滞なく住民サービス課長に報告するものとする。
第2 個人情報ファイル簿の公表
住民サービス課長は、所属長から提出された個人情報ファイル簿を取りまとめ、総合窓口に備え置き一般の閲覧に供するとともに、ウェブページに掲載し、公表するものとする。
第3章 開示請求等、口頭による保有個人情報の閲覧の求め及び審査請求
第1 開示請求に係る事務処理
1 開示請求書の受付等
個人情報窓口において保有個人情報の開示の求めがあったときは、次により事務を処理するものとする。
ア 来庁者の事前確認
開示請求をしようとする来庁者が本人、法定代理人又は任意代理人(本人の委任による代理人をいう。以下同じ。)のいずれに該当するかを確認する。
イ 開示請求書の受付
開示請求書は、個人情報窓口において、窓口への来庁又は郵送による方法により受け付けるものとする。
a 開示請求書の確認
個人情報窓口の職員は、開示請求書が提出された場合には、開示請求に係る保有個人情報を保有していると考えられる所属と十分に連携を図るなどにより、開示請求書の記載に不備がないかを確認する。
b 本人確認
個人情報窓口の職員は、開示請求書を受け付ける際の本人又はその代理人であることの確認を令第22条第1項各号に規定する書類の提示又は提出を求めて行う。
ウ 開示請求書の送付
(ア) 総合窓口で開示請求書を受け付けた場合
受け付けた開示請求書に総合窓口用受付印(様式第1)を押印した上、その写しを開示請求者に交付するとともに、開示請求に係る保有個人情報が記録された行政文書(以下「開示請求行政文書」という。)を管理する所属(本部担当所属等を除く。以下「開示請求管理所属」という。)に送付するものとし、当該請求書の原本については、本部担当所属等に送付するものとする。
(イ) 指定所属及び警察署の窓口で開示請求書を受け付けた場合
受け付けた開示請求書に警察署等窓口用受付印(様式第2)を押印した上、その写しを開示請求者に交付するとともに、当該開示請求書の原本については、本部担当所属に送付するものとする。
なお、開示請求行政文書が他所属で管理しているものであるときは、当該開示請求管理所属に当該開示請求書の写しを送付するものとする。
エ 取扱所属の指定等
警務部長は、開示請求管理所属が明確でないときは、当該開示請求書の取扱所属又は取りまとめ所属を指定するものとする。
2 所属における開示請求書の処理
(1) 開示請求書の確認及び補正
ア 形式上の不備による補正
所属長は、開示請求書等の確認を行い、形式上の不備がある場合には、補正の参考となる情報の提供に努めた上で、口頭で補正を求めるものとする。ただし、口頭での補正が困難なとき等には、相当の期間を定めて、開示請求者に対して補正の参考となる情報を提供し、書面で補正を求めるものとする。
イ 補正の方法
所属長は、明らかな誤字や脱字など開示請求書の記載に軽微な不備があるときは、職権で補正することができる。ただし、それ以外の補正については、開示請求者本人に対して開示請求書の修正若しくは開示請求書の記載を修正する旨の書面の提出を求める、又は電話等により開示請求者に確認の上、担当者が本人に代わって記載を補正するものとする。
ウ 補正の参考となる情報の提供
所属長は、法第77条第3項の規定により、開示請求者に対して、保有個人情報の特定に資する情報を積極的に提供するものとする。
(2) 開示請求行政文書の写しの送付
開示請求管理所属の長(以下「開示請求管理所属長」という。)は、該当する開示請求行政文書を検索し、特定し、及びその写しを速やかに本部担当所属長に送付するものとする。
(3) 開示又は不開示の審査
本部担当所属長等は、開示請求に係る保有個人情報の開示又は不開示の審査を、次により行うものとする。
(ア) 開示請求書の「開示請求をする保有個人情報の内容」欄の記載内容に照らし、当該開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、法第78条第1項に規定する不開示情報を開示することとなるときは、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
(イ) (ア)に該当しない場合には、当該開示請求に係る保有個人情報が記録された行政文書を検索し、開示請求に係る保有個人情報が存在しない場合には、不存在による不開示決定を行うものとする。
(ウ) (ア)及び(イ)に該当しない場合には、当該文書に記載された内容について、法第78条第1項に規定する不開示情報に該当するかどうかを審査し、保有個人情報の全部若しくは一部を開示する又は保有個人情報の全部を開示しないについての判断を行うものとする。
(エ) 住民サービス課長等との協議
開示又は不開示の審査に当たっては、必要に応じて住民サービス課長、開示請求管理所属長又は関係する所属長と協議するものとする。
(4) 開示決定等の期間の延長
本部担当所属長等は、開示請求があった日から15日以内に開示決定等を行うことができないときは、次の区分により、その期間を延長するものとする。
なお、期間の延長に当たっては、住民サービス課長と協議すること。
(ア) 通常延長を行う場合
事務処理上の困難その他正当な理由により開示決定等の期間を延長するときは、速やかに、当該期間を延長する旨の決定をし、決定期間延長通知書により、開示請求者に通知する。
(イ) 特例延長を行う場合
開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、45日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障を生ずるおそれがあるときは、45日以内に可能な部分について開示決定等を行い、残りの保有個人情報について開示決定等する期限を、決定期間特例通知書により開示請求があった日から15日以内に開示請求者に通知する。
(5) 事案の移送
ア 開示請求に係る保有個人情報が他の行政機関等から提供されたもので、国、他の都道府県、市町村その他の行政機関等において開示決定等をすることに正当な理由がある場合には、当該行政機関等の長と協議の上、法第85条の規定に基づき、事案を移送することができる。
イ 開示請求に係る保有個人情報が、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第23条第1項及び第2項に規定する記録に記録された特定個人情報であるときは、事案を移送することはできない。
ウ 事案の移送は、開示請求を受けた行政機関等において開示請求の対象となる保有個人情報を保有していることが前提となることから、当該開示請求に係る保有個人情報を保有していない場合には、保有している他の行政機関等を教示した上で請求書の取下げを求める、又は不存在若しくは存否応答拒否を理由とする不開示決定を行うものとする。
(6) 開示請求の取下げ
開示請求の取下げは、開示請求者からの書面又は口頭による意思表示によることとし、当該取下げの事実を明確にするために、開示請求者の氏名、開示請求書を特定できる内容、取下げの意思表示がなされた日付等を記載した書面の提出をできる限り求めるものとする。
なお、開示請求者からの口頭による意思表示によるときは、開示請求書の欄外に、取下げの意思表示がなされた日時、取下げる旨の記述並びに意思表示を受けた職員の職名及び氏名を記載すること。
(7) 開示決定等の通知
本部担当所属長は、開示決定等をしたときは、速やかに決定通知書、実施方法等申出書の様式及び保有個人情報の開示請求に関する案内文(以下「開示決定通知書等」という。)を開示請求者に送付するものとする。また、代理人による請求の場合において、開示を受ける前に代理人としての資格を喪失したときは、令第22条第4項の規定により、その旨を届け出なければならないことを当該案内文に記載するものとする。
(8) 実施方法等申出書の確認
ア 実施方法等申出書は、来庁又は郵送による方法により受け付けるものとする。実施方法等申出書が個人情報窓口へ提出されたときは、受付印を押印し、当該申出書を本部担当所属等に送付するものとする。
イ 本部担当所属等は、実施方法等申出書の内容を確認し、記載内容に誤りや疑義等があるときは、開示請求者に連絡し、内容の確認、記載の修正等を求めるものとする。
3 開示の実施
(1) 開示の準備
ア 閲覧の場合
(ア) 文書又は図画
文書又は図画の閲覧については、原則として、当該文書又は図画の原本を閲覧させることとされているが、法第87条第1項ただし書の規定に基づき、原本の閲覧により保存に支障を生じるおそれがあると認められるときは、当該文書又は図画の写しを作成し、当該写しを閲覧に供することができる。
また、部分開示にあっては、不開示部分が明らかにならないようにするため、原本又は原本の写しの不開示部分を黒色マスキングテープ等で覆い、さらに複写機により複写したものを閲覧に供するものとする。
(イ) 電磁的記録
用紙に出力したものの閲覧又は専用機器により再生したものの閲覧若しくは視聴のうち、開示請求者の希望する方法により開示を実施するよう努めるものとする。ただし、開示請求者の希望する方法により難いときは、適当と認める方法により開示を実施するほか、必要に応じて、複写したものを作成し、これを閲覧等に供するものとする。
イ 写しの交付の場合
(ア) 文書又は図画
原則として、複写機により写しを作成し、これを交付するものとする。また、単色刷りの写しの作成及び交付を原則とするが、開示請求者が希望する場合で、かつ対応が可能なときは、カラー刷りの写しを作成し、交付することができる。
(イ) 電磁的記録
用紙に出力したもの若しくはその写し又は光ディスクに複写したものの交付のうち、開示請求者の希望する方法により開示を実施するよう努めるものとする。ただし、開示請求者の希望する方法により難いときは、適当と認める方法により開示するものとする。
ウ 不開示部分の分離及び黒塗り処理の方法
(ア) 文書又は図画
a 開示部分及び不開示部分がページ単位で区分できる場合
開示請求者の費用負担を軽減する観点から、全部不開示となるページを取り外して開示し、又は一部開示となるページのみを開示するものとする。
なお、必要に応じて取り外したページの範囲及び量についての説明を行うこと。
b 開示部分及び不開示部分が同一ページ上にある場合
原本又は原本の写しを黒色マスキングテープ等で覆い、さらに複写機により複写したものを用いて開示するものとする。
(イ) 電磁的記録
a 用紙に出力したもの又はその写しを交付する場合
(ア)と同様の方法により行うものとする。
b 電磁的記録を提供する場合
原本である電磁的記録を複写して同一のものを作成し、当該複写物の不開示情報について下記エによる黒塗り処理や不開示部分を記号等に置換する等の処理を行うものとする。
エ 部分開示の文書を電磁的記録の提供により開示する際の黒塗り処理の留意事項
不開示部分の内容が判明してしまうことのないように、不開示部分に対するマスキングの措置を確実に講じること。
(2) 開示の実施
ア 個人情報窓口における開示
(ア) 個人情報窓口の職員は、開示の実施に先立ち、開示を受けようとする者が、開示請求を行った本人であることの確認を令第22条第1項各号に規定する書類の提示を求めること等により行う。また、閲覧による開示に際しては、原則として、個人情報開示担当者、補助者又は開示に係る保有個人情報を熟知している職員が立ち会い、必要に応じて開示請求者に説明等を行うものとする。
(イ) 開示請求者が持参した機器による撮影等
開示請求者から、持参した機器により、開示請求に係る保有個人情報の撮影等をしたい旨の申出があった場合は、当該機器を当該保有個人情報の撮影等以外の目的に使用しようとしたときその他事務上相当な理由があるときを除き、その使用を認めるものとする。
(ウ) 開示の実施に要する費用の徴収
写しの交付により開示を実施するときは、開示場所となった個人情報窓口において、当該写しの作成に要する費用の額(知事が定める費用の額により計算した金額をいう。以下同じ。)を現金で徴収するものとする。
なお、現金の納付を受けたときは、開示請求者に対して、所定の領収書を交付すること。
イ 写しの送付による開示
(ア) 開示請求者が写しの送付による開示を希望するときは、開示請求者に対して開示決定通知書等を送付する際に、令第22条第2項各号に規定する書類の提出を求めるとともに、写しの作成に要する費用としての現金及び写しの送付に要する郵送料相当の郵便切手(以下「現金等」という。)を現金書留により開示請求管理所属に送付するよう依頼するものとする。
(イ) 開示請求者から現金等の送付があったときは、開示請求管理所属の個人情報窓口において写しの作成に要する費用を徴収し、及び領収書を発行するものとする。
(ウ) 写しを開示請求者に送付するときは、写しの送付に要する費用として開示請求者から送付された郵便切手を用いて、保有個人情報の写しに領収書を添えて送付するものとする。
(3) 視覚障害者への対応
開示請求者から、音声又は拡大文字による開示の実施の希望があったときは、実施の容易さ等を考慮し、音声情報等に変換するソフトウェアの活用、読み聞かせ等により情報提供をすることができる。
(4) 保有個人情報の写しの保管期間
次のいずれかの場合には、開示に当たって作成した写しを廃棄することができる。
(ア) 開示の実施が完了した場合
(イ) 開示請求者が開示の実施を希望しないことを確認した場合
(ウ) 開示決定等をした日の翌日から起算して1年間を経過する日までの間に開示請求者が開示の実施を受けない場合
第2 訂正請求に係る事務処理
1 訂正請求書の受付等
(1) 訂正請求書の受付
訂正請求書は、個人情報窓口において、窓口に来庁又は郵送による方法により受け付けるものとする。
(ア) 訂正請求書の確認
個人情報窓口の職員は、訂正請求書が提出されたときは、訂正の対象となる保有個人情報を保有していると考えられる所属と十分に連携を図るなどにより、訂正請求書の記載に不備がないか確認するものとする。
(イ) 本人確認
開示請求に係る事務処理の例(第1の1のイのb)による。
(2) 訂正請求書の送付
開示請求に係る事務処理の例(第1の1のウ)による。
2 所属における訂正請求書の処理
(1) 訂正請求書の確認及び補正
開示請求の場合と同様に、訂正請求書に形式上の不備があると認める場合には、訂正請求書の補正を求めることができる。
(2) 訂正又は不訂正の審査
本部担当所属長等は、訂正請求に係る保有個人情報について、訂正請求に理由があるかどうかを審査し、次のとおり訂正をし、又は訂正をしない旨の決定を行うものとする。
(ア) 訂正請求に理由があると認められない場合
a 保有個人情報の内容が事実であることが判明し、訂正請求に理由があると認められないときは、不訂正の決定を行うものとする。
b 請求時に行政文書等に記録されていた保有個人情報の内容が事実と異なっていたが、訂正請求の内容も事実と異なることが判明したときは、不訂正の決定を行い、必要に応じて職権で訂正を行うものとする。
c 保有個人情報の内容が事実であるか否か判明せず、訂正請求に理由があるかどうか明らかでない場合には、訂正決定を行うことができず、不訂正の決定を行うものとする。
(イ) 訂正請求に理由があると認められる場合
保有個人情報の内容が事実でないことが判明し、訂正請求に理由があると認められる場合(訂正請求に係る請求内容の一部について理由があると認められるときを含む。)には、当該保有個人情報の利用目的に照らして、訂正をし、又は訂正をしない旨の決定を行うものとする。
(3) 訂正決定等の期間の延長
本部担当所属長等は、訂正請求があった日から30日以内に訂正決定等を行うことができないときは、次の区分により、その期間を延長するものとする。
なお、期間の延長に当たっては、住民サービス課長と協議すること。
(ア) 通常延長を行う場合
事務処理上の困難その他の正当な理由により訂正決定等の期間を30日以内で延長するときは、速やかに、当該期間を延長する旨の決定をし、決定期間延長通知書により、訂正請求者に通知するものとする。
(イ) 特例延長を行う場合
訂正請求に係る保有個人情報についての事実関係を確認するための調査、調査結果に基づき訂正を行うか否かの判断等を行うに当たって、特に時間を要するため、訂正請求があった日から30日以内はもとより、法第94条第2項の規定による期限の延長を行ったとしても当該期限内に訂正決定等を行うことが困難な場合には、法第95条に規定する期限の特例規定を適用することとし、訂正請求があった日から30日以内に、訂正請求者に対して書面により、特例規定を適用する旨、その理由及び訂正決定等をする期限を通知するものとする。
(4) 事案の移送
開示請求に係る事務処理の例(第1の2の(5))による。
なお、開示請求の場合と異なり、移送先において訂正決定を行ったときは、移送した行政機関等において訂正の実施を行うものとする。
(5) 訂正の実施
本部担当所属長等は、訂正をする旨の決定をした場合は、訂正請求に係る保有個人情報が記録された行政文書の該当部分を、次の方法によるほか、保有個人情報の内容並びに記録媒体の種類及び性質に応じ、適切な方法により訂正するものとする。
(ア) 誤った情報を完全に消去し、事実に合致した情報を新たに記録する。
(イ) 誤った情報が記録された部分を二本線で抹消し、余白に朱書き等で事実に合致した情報を記載する。
(ウ) 記録された情報が誤っている旨及び事実に合致した情報を余白等に記載する。
第3 利用停止請求に係る事務処理
1 利用停止請求書の受付等
個人情報窓口において、所属長等の保有する保有個人情報の利用停止の求めがあったときは、次により事務を処理する。ただし、番号法第23条第1項及び第2項に規定する記録に記録された特定個人情報については利用停止請求することができない。
ア 利用停止請求書の受付
利用停止請求書は、個人情報窓口において、窓口への来庁又は郵送による方法により受け付けるものとする。
a 利用停止請求書の確認
個人情報窓口の職員は、利用停止請求書が提出されたときは、利用停止の対象となる保有個人情報を保有していると考えられる所属と十分に連携を図るなどにより、利用停止請求書の記載に不備がないかを確認するものとする。
b 本人確認
開示請求に係る事務処理の例(第1の1のイのb)による。
イ 利用停止請求書の送付
開示請求に係る事務処理の例(第1の1のウ)による。
2 所属における利用停止請求書の処理
(1) 利用停止請求書の確認及び補正
開示請求の場合と同様に、利用停止請求書に形式上の不備があると認める場合には、利用停止請求書の補正を求めることができる。
(2) 利用停止又は不停止の審査
本部担当所属長等は、利用停止請求に係る保有個人情報について、利用停止請求に理由があるかどうかを審査し、次のとおり利用停止をし、又は利用停止をしない旨の決定を行うものとする。
(ア) 利用停止請求に理由があると認められない場合
a 法第98条第1項各号に規定する事由に該当しないことが判明し、利用停止請求に理由があると認められないときは、利用不停止の決定を行うものとする。
b 当該保有個人情報が、法第98条第1項各号に規定する事由に該当するかどうか判明せず、利用停止請求に理由があるかどうか明らかでないときは、利用停止決定を行うことはできず、利用不停止の決定を行うものとする。
(イ) 利用停止請求に理由があると認められる場合
法第98条第1項各号に規定する事由に該当することが判明し、利用停止請求に理由があると認められる場合(利用停止請求に係る請求内容の一部について理由があると認めるときを含む。)には、本部担当所属等における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要か否かの判断を行った上で、利用停止をし、又は利用停止をしない旨の決定を行うものとする。
(3) 利用停止決定等の期間及びその延長
本部担当所属長等は、利用停止請求があった日から30日以内に利用停止決定等を行うことができないときは、次の区分により、その期間を延長するものとする。
なお、期間の延長の検討に当たっては、住民サービス課長と協議すること。
(ア) 通常延長を行う場合
訂正請求に係る事務処理の例(第2の2の(3)の(ア))による。
(イ) 特例延長を行う場合
訂正請求に係る事務処理の例(第2の2の(3)の(イ))による。
(4) 保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止
ア 利用の停止
本部担当所属長等は、利用を停止する旨の決定をした場合は、速やかに利用停止請求に係る保有個人情報の利用を停止するものとする。
イ 消去
本部担当所属長等は、消去する旨の決定をしたときは、速やかに利用停止請求に係る保有個人情報を当該情報が記録された行政文書から、次の方法によるほか、個人情報の内容並びに記録媒体の種類及び性質に応じ、適切な方法により消去するものとする。
a 消去すべき保有個人情報を完全に消去する。
b 消去すべき保有個人情報が記録された部分を黒塗りする。
c 消去すべき保有個人情報が記録された行政文書を焼却、裁断、溶解等他に利用されるおそれのないような方法で廃棄する。
ウ 提供の停止
本部担当所属長等は、提供を停止する旨の決定をしたときは、速やかに利用停止請求に係る保有個人情報の提供を停止するものとする。
なお、既に提供された個人情報の回収までも義務付けられるものではない。
第4 口頭による保有個人情報の閲覧の求めに係る事務処理
1 対象とする保有個人情報の範囲等
本部担当所属長等は、事務の性質及び内容、閲覧に対する需要、必要とする措置等を勘案の上、条例第5条の規定による口頭による閲覧の求めを行うことができる保有個人情報を定めようとするときは、あらかじめ住民サービス課長と協議するものとする。
2 閲覧の受付
口頭による保有個人情報の閲覧の求めをする者は本人に限られることに留意するとともに、本人であることの確認は、公安委員会規則第19条第1号又は告示第19条第1号に規定する書類のほか、受験票により行うものとする。
3 閲覧の方法
閲覧は、次の方法により行うものとする。
ア 閲覧によってのみ行い、写しの交付はしない。
イ 閲覧の対象とする文書等に閲覧項目以外の項目や本人以外の個人に関する情報が記録されているときは、これらが記録された部分を紙等で被覆して閲覧に供する。
第5 審査請求に係る事務処理
1 審査請求書の受付
(1) 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る審査請求書並びに開示請求、訂正請求及び利用停止請求に係る不作為に係る審査請求書は、監察官室において受け付けるものとする。
(2) 審査請求書の取扱いは、愛知県警察審査請求取扱要綱(平成28年務監発甲第51号)の第2及び第4に定めるところによる。
2 審議会への諮問
(1) 諮問の手続
監察官室長は、審議会への諮問に当たっては、諮問書(様式第3)に審査請求書の写し、弁明書の写しその他必要書類を添えて、審議会に提出する事務を執るものとする。
(2) 審議会からの保有個人情報の提示の要求等
ア 監察官室長は、審査請求人の弁明書に対する反論書又は参加人の意見書が提出された場合は、その写しを審議会に送付するものとする。ただし、反論書又は意見書が定めた期間に提出されなかったときは、その旨を審議会に知らせること。
ウ 審議会に諮問した審査請求について、法第106条第2項の規定により読み替えて適用する行政不服審査法第31条の口頭意見陳述を行ったときは、その内容をまとめた資料を審議会に提出するものとする。
3 審査請求についての裁決等
監察官室長は、審議会から答申があった場合は、当該答申を参考にして、審査請求に対する裁決の事務を取り扱うものとする。
監察官室長は、審査請求に対する裁決がなされたときは、裁決書の謄本の送付の事務を執るものとする。この場合において、本部担当所属長は、審査請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が記録されており、法第107条第1項各号に掲げる裁決がなされることにより当該保有個人情報を開示することとなったときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。また、開示決定後直ちに、反対意見書を提出した第三者に対し、開示決定に係る通知書の教示文を削り、所要の変更を加え通知するものとする。
4 第三者からの審査請求の取扱い
監察官室長は、第三者から開示決定等に対する審査請求があった場合は、原則として、開示の実施の停止(執行停止)の事務を取り扱うものとする。この場合においては、当該第三者及び開示請求者並びに公安委員会執務官又は本部担当所属長に対し、その旨を通知するものとする。その他の手続は1から3までに準じて行うものとする。
第4章 行政機関等匿名加工情報
1 提案の募集の対象となる個人情報ファイルの選定
本部担当所属長等は、法第60条第3項各号の該当性を適切に判断し、提案の募集(法第111条に規定する提案の募集をいう。以下同じ。)の対象となる個人情報ファイルを選定するものとする。
2 提案の募集
本部担当所属長等は、愛知県県民文化局県民生活部県民総務課長(以下「県民総務課長」という。)が提案の募集を行うことから、1により選定した個人情報ファイルについて、県民総務課長と情報共有を行うものとする。
3 提案の受付
法第112条の規定に基づく提案の受付は住民サービス課において行い、提案をする者又はその代理人から提案書等を直接受け取る方法又は郵送により受け付けるものとする。
4 提案の審査
法第114条の規定に基づく提案の審査は、本部担当所属長等と住民サービス課長が事前協議を行った上で、対象となる個人情報ファイルを保有する本部担当所属等において速やかに行うものとする。
5 委託業者との契約
行政機関等匿名加工情報の作成を委託する場合には、法令上遵守する必要がある規律の周知徹底を図ることはもとより、委託契約書に秘密保持、再委託の制限等を明記するとともに、委託業者における管理体制や検査に関する事項等を書面で確認するなど適切な措置を講じるものとする。
なお、加工を委託しない場合には、提案者との利用契約締結後に、本部担当所属等において加工するものとする。
6 手数料の額の確定
本部担当所属長等は、提案者への公平な負担や適切な事務コストの回収の観点から、できる限り、加工方法や作業内容の把握に努め、必要に応じ工数の算定方法を見直すこと等により、正確な手数料の積算を行うものとする。
7 審査結果の通知
本部担当所属長等は、審査の結果、提案が法第114条第1項各号に掲げる基準に適合すると認めるときは、審査結果通知書により提案者に通知するものとする。
8 手数料の支払い及び利用契約の締結等
契約締結に関する申込書及び利用契約書を受領した本部担当所属長等は、納入通知書を発行し、提案者に交付するものとする。その後、提案者による手数料が納付されたことを確認の上、提案者から受領した利用契約書2通に押印し、うち1通は提案者に送付するものとする。
9 行政機関等匿名加工情報の作成
(1) 加工を委託する場合
行政機関等匿名加工情報の作成を委託する場合、本部担当所属長等は、利用契約の締結を確認した後に、委託業者に加工を依頼するものとする。
(2) 加工を委託しない場合
加工を委託しない場合には、本部担当所属長等は、利用契約書に記載された行政機関等匿名加工情報の内容や仕様等に基づき、規則第62条で規定する基準に従って行政機関等匿名加工情報の作成等を実施するものとする。
10 提案者への行政機関等匿名加工情報の提供
行政機関等匿名加工情報は、提案書に記載された「行政機関等匿名加工情報の提供の方法」に従って提供するものとする。この場合、提供する行政機関等匿名加工情報は、法第121条第2項の規定に基づき、漏えい防止のために安全管理の措置を講ずること。
11 委託業者における行政機関等匿名加工情報等の削除及び廃棄
委託業者が行政機関等匿名加工情報の作成を完了したときは、本部担当所属長等は、立会い、報告書の提出等により委託業者における行政機関等匿名加工情報等の削除及び廃棄を確認するものとする。
12 提案者における利用後のファイルの削除及び廃棄
利用期間終了時には、利用契約に従い、利用に供した行政機関等匿名加工情報を本部担当所属等に返却するとともに、事業者が保有又は管理する記録媒体に保存した行政機関等匿名加工情報を削除し、かつ、削除した情報を読み取ることができないように処理するなど、適切な対応が取られているかを、本部担当所属等において確認するものとする。
13 利用契約の解除及び不適切利用への対応
(1) 契約の解除
本部担当所属長等は、行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者が法第120条各号に規定する事由に該当するときは、契約を解除するものとする。
(2) 不適切利用を把握した場合の対応
ア 不適切利用が行われた場合
本部担当所属長等は、行政機関等匿名加工情報の提供を受けた事業者が法律違反その他の契約違反を行ったと判断したとき、その他必要と判断したときは、住民サービス課長と協議の上、直ちに、その旨を個人情報保護委員会に報告するものとする。
イ 契約を解除する場合
本部担当所属長等は、行政機関等匿名加工情報の提供を受けた事業者が法第120条各号の規定に該当すると認め契約を解除しようとするとき及び解除したときは、住民サービス課長と協議の上、直ちに、その旨を個人情報保護委員会に報告するものとする。
第5章 雑則
この要綱に定めるもののほか、個人情報保護事務の取扱いに関する細目的事項は住民サービス課長が別に定める。
