なお、愛知県警察職員人事記録の取扱等に関する規程の運用(平成11年務警発甲第1号)は、同日をもって廃止し、この通達の実施の際現にある廃止前の旧通達の様式により使用されている書類は、この通達の様式によるものとみなす。

記

第1　第1条(目的)関係

警察官及び警察官以外の職員には、次に掲げる職員を含むものとする。

(1)　愛知県警察一般職非常勤職員等の身分、勤務管理等に関する要綱の制定(令和2年務警発甲第55号)に定める一般職非常勤職員、臨時的任用職員及び任期付採用職員

(2)　その他警務部長が必要と認める者

第2　第2条(人事記録の種別)関係

1　「身上記録」とは、職員に係る次に掲げる情報及びそれを記録した書類をいう。

(1)　氏名、性別等の情報

(2)　配偶者その他の家族に関する情報

(3)　通勤に関する情報

(4)　学歴に関する情報

(5)　運転免許に関する情報

(6)　特殊技能に関する情報

(7)　過去の氏名に関する情報

(8)　過去の本籍に関する情報

(9)　部内親族に関する情報

(10)　その他警務部長が必要と認める情報

2　「勤務記録」とは、職員に係る次に掲げる情報及びそれを記録した書類をいう。

(1)　任免に関する情報

(2)　勤務履歴に関する情報

(3)　賞罰に関する情報

(4)　昇任に関する情報

(5)　人事評価に関する情報

(6)　仕事及び勤務地に関する希望の情報

(7)　その他警務部長が必要と認める情報

3　「人事給与管理システム」とは、人事管理システム運用要綱の制定(平成26年務警発甲第70号)に定める人事管理システム及び警察給与管理システム運用要綱の制定(平成26年務警発甲第62号)に定める警察給与管理システムをいう。

4　「採用時記録」とは、職員に係る次に掲げる書類をいう。

(1)　採用申込書

(2)　受験資格の確認に関する書類

(3)　適性検査及び身体検査の結果に関する書類

(4)　服務の宣誓書

第3　第3条(採用時の身上に関する報告)関係

所属長(警察学校長を含む。以下同じ。)が取りまとめて警務部長に報告する身上記録は、身上記録報告書(様式第1)によるものとする。

第4　第5条(身上記録の異動登録等)関係

1　警務部警務課の人事を担当する係が所管する人事管理に必要な情報にあっては人事管理システムに、警務部警務課の給与を担当する係が所管する給与管理に必要な情報にあっては警察給与管理システムに登録するものとし、管理体制その他の必要な事項は、別に定める。

2　第2項の報告は、身上異動報告書(様式第2)によるものとする。

第5　第6条(勤務記録の作成等)関係

所属長は、愛知県警察職員の任免等に係る発令要領の制定(昭和60年務警発甲第39号)第2の2の定めにより、口頭による職務換え等の発令を行う場合であっても、人事給与管理システムにその内容を登録するものとする。

第6　第8条(希望関係調査の実施)関係

仕事及び勤務地に関する希望の調査は職員本人の自由な意見を反映させるものであることから、上司は本人の真意を妨げるような言動を厳に慎まなければならない。

第7　第10条(身上記録及び勤務記録の出力及び管理)関係

1　警務部長及び所属長は、職員の身上記録及び勤務記録(以下「身上記録等」という。)を出力した場合は、紛失、盗難、不正使用等事故がないよう施錠のできる場所に保管するものとする。

2　1の場合において、警務部長にあっては業務上必要な期間、所属長にあっては当該職員が配置換えにより自所属を異動するまでの間、その身上記録等を保管することができる。

3　所属長が職員の身上記録等を出力し、これを保管する場合において、警視以上の階級(同相当職を含む。)にある職員のものにあっては所属長が、警部以下の階級(同相当職を含む。以下同じ。)にある職員のものにあっては次長、副隊長、副署長又は副校長が直接保管するものとする。ただし、所属長は、警部補以下の階級(同相当職を含む。)にある職員の身上記録等の保管について、警部以上の階級にある職員のうちから取扱補助者を指定し、その取扱いを補助させることができる。

4　警務部長及び所属長は、職員の身上記録等を出力し、これを保管している場合において、当該職員に係る身上記録等を保管する必要がなくなったときは、裁断等により確実に廃棄するものとする。

〔平28務警発甲165号平29務警発甲45号同111号令2務警発甲26号同73号令3務警発甲62―1号・本記一部改正〕

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕