別記

愛知県警察情報公開事務取扱要綱

目次

第1章　総則

第1　趣旨

第2　準拠

第2章　情報公開窓口の事務

第1　開示請求の対象

第2　開示請求書の受付等

第3章　所属の事務

第1　開示請求書の補正

第2　事案の移送

第3　開示決定等の期限の延長

第4　第三者に関する情報の取扱い

第5　開示決定等の判断等

第6　開示の実施

第7　法人の情報公開の指導等

第4章　審査請求

第1　審査請求の受付等

第2　審査会への諮問

第5章　任意開示

第1　任意開示の申出の対象

第2　不開示情報の該当性の検討

第1章　総則

第1　趣旨

この要綱は、条例に定める行政文書の開示等に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　準拠

行政文書の開示等に関する事務の取扱いについては、条例及びこれに基づく次に掲げる規則等に定めるもののほか、この要綱の定めるところによる。

なお、当該事務に係る条例の解釈及び運用については、この要綱のほか愛知県情報公開条例解釈運用基準(平成13年3月30日付け12広報第98号県民生活部長通知。以下「解釈運用基準」という。)を適宜参照するものとする。

(1)　知事が管理する行政文書の開示等に関する規則(平成12年愛知県規則第29号)

(2)　愛知県公安委員会が管理する行政文書の開示等に関する規則(平成13年愛知県公安委員会規則第7号。以下「公安委員会規則」という。)

(3)　愛知県警察本部長が管理する行政文書の開示に関する規則(平成13年愛知県公安委員会規則第8号)

(4)　愛知県警察本部長が管理する行政文書の開示に関する規程(平成13年愛知県警察本部告示第3号。以下「本部告示」という。)

(5)　愛知県公安委員会情報公開実施規程(平成13年愛知県公安委員会規程第6号。以下「公安委員会規程」という。)

(6)　愛知県警察情報公開実施規程(平成13年愛知県警察本部訓令第26号。以下「本部訓令」という。)

第2章　情報公開窓口の事務

第1　開示請求の対象

開示請求の対象は、平成13年4月1日以降に実施機関(公安委員会又は本部長をいう。第1及び第5章の第1において同じ。)の職員が職務上作成し、又は取得した行政文書で、組織的に用いるため、実施機関が管理しているものである。

第2　開示請求書の受付等

1　情報公開窓口の取扱い区分

情報公開窓口における開示請求の受付及び開示の実施の取扱い区分は、次の表のとおりとする。

2　行政文書を特定できる事項の聴取等

情報公開窓口においては、開示請求者から行政文書の名称や行政文書を特定できる事項を聴取し、開示請求の内容を確定するものとする。この場合、必要により、特定に役立つ情報(行政文書ファイル管理簿、担当ごとの事務の説明等)を積極的に提供するものとする。

3　開示請求書の受付

(1)　総合窓口においては、開示請求者から直接提出され、又は郵送、ファクシミリ若しくは電子申請・届出システムにより総合窓口に到達した本部告示(公安委員会にあっては公安委員会規則。以下同じ。)に定める行政文書開示請求書(以下「開示請求書」という。)に必要事項が記載され、開示請求に係る行政文書が特定できることを確認した上で受け付けるものとする。

(2)　運転免許試験場、東三河運転免許センター及び各警察署の情報公開窓口においては、開示請求者が直接提出され、又は郵送により到達した開示請求書に必要事項が記載され、開示請求に係る行政文書が特定できることを確認した上で受け付けるものとする。

(3)　情報公開窓口において開示請求書を受け付ける場合において次に掲げるときに該当するときは、開示請求者に行政文書が特定できない旨及び後日担当者から開示請求書の補正のための電話等がある旨を説明し、受け付けるものとする。

ア　公開担当者等の不在等により開示請求に係る行政文書が特定できないとき。

イ　開示請求が電磁的記録に係るものである場合において、当該電磁的記録が管理されているか不明なとき。

(4)　代理人による開示請求の場合は、本人からの委任状の提出を併せて求めるものとする。

第3章　所属の事務

第1　開示請求書の補正

開示請求書の送付を受けた場合において、当該請求書に必要事項の記載がないなどの形式上の不備(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)があるとき又は開示請求に係る行政文書の特定ができないときは、開示請求者に電話等でその旨を伝え、行政文書の名称等補正の参考となる情報を提供して、補正を求めるものとする。この場合において電話等で即答が得られないときは、期限を定めて、その期限内に回答することを求め、また、必要により開示請求書の再提出を求めるものとする。

第2　事案の移送

1　事案の移送の協議

開示請求に係る行政文書が他の実施機関で作成されたものである場合又は行政文書に記録されている情報の重要な部分が他の実施機関の事務・事業に係るものである場合であって、当該実施機関において開示決定等をすることが適当であると認められるときは、事案の移送について当該実施機関と協議するものとする。

2　事案移送の通知

前記1の協議が整った場合は、移送先の実施機関に当該請求に係る開示請求書を送付するとともに、当該開示請求書の写しを保管するものとする。この場合においては、本部告示に定める事案移送通知書により、開示請求者に通知するものとする。

第3　開示決定等の期限の延長

1　期限の延長(条例第12条第2項の規定による延長)

事務処理上の困難その他正当な理由があるため、開示請求があった日から起算して15日以内(補正に要した日を除く。以下同じ。)に開示決定等を行うことができない場合は、本部告示に定める決定期間延長通知書により、期限の延長を開示請求者に通知するものとする。当該通知書については、開示請求があった日から15日以内に発送するものとする。

2　期限の特例延長(条例第13条の規定による延長)

開示請求に係る行政文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から起算して45日以内にそのすべてについて開示決定等を行うことができない場合は、本部告示に定める決定期間特例通知書により、期限の特例延長を開示請求者に通知するものとする。当該通知書については、開示請求があった日から15日以内に発送するものとする。

第4　第三者に関する情報の取扱い

1　任意的意見聴取(条例第15条第1項の規定による聴取)

(1)　開示請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、次に掲げる場合を除き、本部告示に定める意見照会書又は口頭により通知して、当該第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)に対し意見書の提出を求めるものとする。

ア　条例第7条各号の不開示情報のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかである場合

イ　当該第三者の所在が判明しない場合

(2)　条例第15条の「第三者」には、県、国及び他の地方公共団体並びに開示請求者は含まれていないため、意見聴取の対象とはならないが、必要があると認められる場合は、適宜、意見照会書又は口頭により意見書の提出を求めるものとする。

(3)　口頭により意見書の提出を依頼した場合は、当該第三者の氏名(名称)及び住所(所在地)、通知年月日、通知内容その他必要な事項を記録するものとする。

2　必要的意見聴取(条例第15条第2項の規定による聴取)

人の生命、健康、生活又は財産を保護するため公にすることが、不開示とすることによって保護される利益に優先して必要であると認められるために、開示しようとするとき(条例第7条第2号ロ若しくは第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき又は条例第9条の規定により開示しようとするとき)は、当該第三者の所在が判明しない場合を除き、必ず意見照会書により意見書の提出を求めるものとする。

3　意見書提出の期限

意見書の提出は、おおむね2週間以内に行うよう協力を求めるものとする。

4　第三者に対する開示決定等の通知

第三者に意見書を提出する機会を与えた場合は、次により、開示決定等の結果を当該第三者に通知するものとする。

ア　第三者が開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合に開示決定を行ったとき。

開示決定後直ちに、本部告示に定める開示決定に係る通知書により行う。

イ　第三者が開示に反対の意思を表示しなかった場合に開示決定を行ったとき。

必要に応じて、口頭又は開示決定に係る通知書により行う。

ウ　意見書の内容にかかわらず、不開示決定をしたとき。

必要に応じて、口頭又は本部訓令(公安委員会にあっては、公安委員会規程)に定める不開示決定に係る通知書により行う。

第5　開示決定等の判断等

1　不開示情報の該当性等の検討

条例第7条各号の不開示情報及び条例第10条の存否応答拒否(行政文書の存在を明らかにしないで開示請求を拒否する場合をいう。以下同じ。)の該当性を検討する場合は、解釈運用基準、愛知県情報公開審査会(以下「審査会」という。)の答申、情報公開に係る訴訟の判決等を参考にするものとする。

2　部分開示の判断

開示情報と不開示情報が区分できる場合は、不開示情報を除いた部分を開示するものとする。ただし、残りの部分が無意味な文字、数字等のみとなる場合は、この限りでない。

3　開示決定等の通知書

(1)　開示決定等は、次に掲げる通知書により開示請求者に通知するものとする。

ア　開示決定の場合

(ア)　全部開示　本部告示に定める行政文書開示決定通知書

(イ)　一部開示　本部告示に定める行政文書一部開示決定通知書

イ　不開示決定の場合(存否応答拒否及び行政文書の不存在を含む。)

本部告示に定める行政文書不開示決定通知書

(2)　第三者から開示に反対する旨の意見書が提出されている場合は、開示決定の日と開示を実施する日時との間に少なくとも2週間を置くものとする。

第6　開示の実施

1　実施の日時の変更

開示請求者が指定した日時に来庁しなかった場合は、電話等により再度調整を行い、日時を指定するものとする。

2　行政文書の閲覧等の方法

開示請求に係る行政文書の閲覧等は、次に掲げる方法によるものとする。

ア　文書、図画及び写真の場合

原則として原本を閲覧に供すること。原本を閲覧に供することができないときは、複写機により写しを作成し、これを閲覧に供すること。

イ　スライドの場合

スライドプロジェクターにより行うこと。

ウ　電磁的記録の場合

用紙に出力したものの閲覧又は専用機器により再生したものの閲覧若しくは視聴のうち、開示請求者の希望する方法により開示を実施するよう努めること。ただし、開示請求者の希望する方法により難いときは、適当と認める方法により開示を実施すること。また、必要に応じて複写したものを作成し、これを閲覧等に供すること。

3　行政文書の写しの交付の方法

開示請求に係る行政文書の写しの交付は、次に掲げる方法によるものとする。

ア　文書、図画及び写真の場合

原則として、複写機により写しを作成し、これを交付すること。この場合、単色刷りの写しの作成及び交付を原則とするが、開示請求者が希望するときは、対応可能な情報公開窓口においてカラー刷りの写しの作成及び交付を行うことができる。

なお、複写機による写しの作成に当たっては、次の事項に注意すること。

(ア)　原本の大きさと同じ大きさのものを作成し、拡大又は縮小は行わないこと。

(イ)　原則として日本産業規格A列3番までの大きさの用紙を用いるものとし、これを超える規格の用紙を用いたときの写しの枚数は、日本産業企画A列3番による用紙を用いた場合の枚数に換算して算定する。

(ウ)　原本の大きさが日本産業規格A列3番を超えるときを除き、原本1枚につき1枚を作成し、2枚以上の原本により1枚を作成することは行わないこと。ただし、製本された原本を見開きで複写する場合は、この限りでない。

(エ)　両面への作成は行わないこと。ただし、特に必要があるときは、開示請求者に確認の上、両面への作成を行うことができる。この場合の費用は、片面を1枚として計算すること。

イ　電磁的記録の場合

用紙に出力したもの若しくはその写し又は光ディスクに複写したものの交付のうち、開示請求者の希望する方法により交付するよう努めること。ただし、開示請求者の希望する方法により難いときは、適当と認める方法により交付すること。

なお、電磁的記録の複写に当たっては、次の事項に注意すること。

(ア)　セキュリティの観点から、交付するものについては、必要に応じてウィルスチェックを行うこと。

(イ)　開示請求者が持参した媒体への複写は行わないこと。

4　視覚障害者への対応

開示請求者から、音声又は拡大文字による開示の実施の希望があったときは、実施の容易さ等を考慮し、音声情報等に変換するソフトの活用や読み聞かせ等の方法により開示を実施することができる。

5　行政文書の部分開示

部分開示を行う場合における不開示とする部分の分離は、おおむね次の方法によるものとする。

ア　文書等の場合

(ア)　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき。

不開示部分を取り外して、開示部分のみを開示すること。ただし、製本された原本等取り外しができないものは、開示部分のみを複写機で複写したもの、不開示部分を覆ったもの等により開示すること。

(イ)　開示部分と不開示部分とが同一ページにあるとき。

不開示部分を黒色マスキングテープ等で覆って複写したもの又は該当ページを複写した上で不開示部分を黒色マスキングテープ等で覆ったものの写しを開示すること。

なお、該当ページを複写した上で不開示部分をフェルトペン等で塗り潰したものの写しは、コンピュータを用いた画像処理等により不開示部分が解析及び復元されるおそれがあるため、これによる開示は行わないこと。

イ　電磁的記録の場合

(ア)　用紙に出力したもの又はその写しを交付するとき。

文書等の部分開示の方法と同様の方法により開示すること。

(イ)　光ディスクを交付するとき。

不開示部分を削除し、黒塗りしたものを複写し、開示すること。

なお、計算式が含まれている等の理由から、これらの方法により開示を実施することが適当でないと認められる場合は、用紙に出力したものにより開示すること。

6　写しの交付等に要する費用の徴収

(1)　費用の徴収

ア　開示請求者から写しの交付に係る費用を現金で徴収した場合は、所定の領収書を交付するものとする。

イ　徴収した現金は、会計事務の担当者に引き継ぐものとする。

(2)　写しの送付

写しを送付する場合は、開示請求者から提出を受けた郵送料相当の切手により行うものとする。

7　行政文書の写しの保管期間

次のいずれかの場合には、開示に当たって作成した写しを廃棄することができる。

(1)　開示の実施が完了した場合

(2)　開示請求者が開示の実施を希望しないことを確認した場合

(3)　開示決定等をした翌日から起算して1年間を経過する日まで開示の実施を受けない場合

第7　法人の情報公開の指導等

愛知県が出資する法人のうち、公安委員会が指定する法人について指導監督を担当する本部所属は、住民サービス課と連携し、情報公開について必要な指導を行うものとする。

なお、当該法人が情報公開を実施するための規程を定め、又は改正したときは、当該本部所属は、その写しを警務部警務課及び住民サービス課に送付するものとし、また、住民サービス課からの求めに応じ、毎年度、法人における情報公開制度の運用状況を報告するものとする。

第4章　審査請求

第1　審査請求の受付等

1　受付

開示決定等に係る審査請求は、監察官室において受け付けるものとする。

2　審査請求書の処理

審査請求書の取扱いは、愛知県警察審査請求取扱要綱の制定(平成28年務監発甲第51号)の第2及び第4に定めるところによる。

3　第三者からの審査請求

監察官室長は、開示決定に反対する第三者から審査請求があった場合は、当該開示の実施によって生ずる回復困難な損害を避けるため、原則として、開示の実施の停止(執行停止)の事務を取り扱うものとする。この場合においては、当該第三者及び開示請求者並びに公安委員会執務官又は本部担当所属長に対し、その旨を通知するものとする。

第2　審査会への諮問

1　諮問の手続

(1)　監察官室長は、諮問に当たっては、別記様式の諮問書に審査請求書の写し、弁明書の写しその他必要書類を添えて、審査会に提出するものとする。

(2)　監察官室長は、審査会に諮問したときは、条例第19条第2項各号に掲げるものに対して、諮問した旨を公安委員会規則に定める審査会諮問通知書により通知するものとする。

2　審査請求についての裁決

監察官室長は、審査会から答申があった場合は、当該答申を参考にして、審査請求に対する裁決の事務を取り扱うものとする。

第5章　任意開示

第1　任意開示の申出の対象

情報公開の求めがあった場合において、その対象となる行政文書が平成13年4月1日前に実施機関の職員が職務上作成し、又は取得したもので、組織的に用いるため、実施機関が管理しているものであるときは、任意開示の申出として対応するものとする。

第2　不開示情報の該当性の検討

任意開示の申出に対しては、開示請求における不開示情報の該当性の検討と同様に条例第7条各号及び第10条に該当するか否かを検討するとともに、国、県その他地方公共団体の開示状況、作成・取得当時の状況、第三者の保護、開示する場合の支障等を総合的に考慮し、開示又は不開示の判断を行うものとする。

〔平17務住発甲139号平18務住発甲51号平20務住発甲54号平23務住発甲35号平27務住発甲201号平28務監発甲52号令元務警発甲93号・本別記一部改正〕

〔平28務監発甲52号令元務警発甲93号・本様式一部改正〕