別記

身上指導管理システム運用要綱

第1　趣旨

この要綱は、身上指導管理システム(以下「身上システム」という。)の運用に関し必要な事項を定めるものとする。

第2　準拠

身上システムの運用については、愛知県警察職員身上指導実施要綱の制定(平成30年務監発甲第33号。以下「身上指導要綱」という。)、愛知県警察情報セキュリティに関する規程(令和6年愛知県警察本部訓令第15号)、愛知県警察情報管理システム運用管理規程(平成25年愛知県警察本部訓令第33号。以下「システム運用管理規程」という。)、愛知県警察における情報セキュリティに関する対策基準の制定(令和6年総情発甲第119号)及び愛知県警察情報管理システム運用管理要綱の制定(令和5年総情発甲第167号)の定めによるほか、この要綱に定めるところによる。

第3　運用体制

1　運用責任者等

(1)　運用責任者

ア　監察官室に身上システムの運用責任者を置く。

イ　運用責任者は、監察官室長をもって充てる。

ウ　運用責任者は、身上システムの運用に関する事務を総括するものとする。

(2)　運用担当者

ア　監察官室に身上システムの運用担当者を置く。

イ　運用担当者は、監察官室の企画担当補佐をもって充てる。

ウ　運用担当者は、運用責任者を補佐し、身上システムの運用に必要な事務を行うものとする。

(3)　運用担当補助者

ア　監察官室に身上システムの運用担当補助者を置く。

イ　運用担当補助者は、監察官室の警部補又は巡査部長の階級(同相当職を含む。)にある者のうちから運用責任者が指名するものをもって充てる。

ウ　運用担当補助者は、運用担当者を補佐し、身上システムの運用に必要な事務を補助するものとする。

2　取扱責任者等

(1)　取扱責任者

ア　所属に身上システムの取扱責任者を置く。

イ　取扱責任者は、所属の長(以下「所属長」という。)をもって充てる。

ウ　取扱責任者は、所属における身上システムの運用に関する事務を管理統括し、適正な運用に努めるものとする。

(2)　取扱補助者

ア　所属に身上システムの取扱補助者を置く。

イ　取扱補助者は、警察本部及び名古屋市警察部の所属並びに警察学校にあっては次長、副隊長又は副校長を、警察署にあっては副署長をもって充てる。

ウ　取扱補助者は、取扱責任者を補佐し、所属における身上システムの運用に関する事務を補助するものとする。

(3)　事務担当者

ア　取扱責任者は、身上システムの運用上、必要と認める場合は、所属に事務担当者を置くことができるものとする。

イ　警察本部及び名古屋市警察部の所属並びに警察学校にあっては庶務又は企画を担当する警部補の階級(同相当職を含む。以下同じ。)にある者から、警察署にあっては各課(中署にあっては栄地区対策隊を含む。)の警部補の階級にある者から取扱補助者が指名する者をもって充てる。

ウ　取扱責任者は、取扱補助者及び身上指導要綱第2に定める身上指導責任者が不在時において、事務担当者に身上指導体制の登録事務を行わせるものとする。

第4　身上システムを利用させる者の範囲

身上システムを利用することができる職員は、システム運用管理規程第10条第2項に規定するアクセス権者とする。

第5　身上システムの運用に必要な情報の登録等

1　警務部長は、適切な身上指導の推進及び業務の合理化を図るため、次に掲げる情報を身上システムに登録するものとする。

(1)　身上記録及び勤務記録

ア　人事管理システム管理要綱の制定(平成26年務警発甲第70号)第5の1の(1)のアに掲げる情報のうち、(オ)、(カ)及び(キ)を除く情報

イ　人事管理システム管理要綱の制定第5の1の(1)のイに掲げる情報のうち、(エ)を除く情報で身上指導上必要となるもの

(2)　給与情報

警察給与管理システム運用要綱の制定(平成26年務警発甲第62号)第7の2の(1)に掲げる情報のうち、身上指導上必要となる情報

(3)　指導区分に関する情報

健康管理システム運用要綱の制定(平成25年務厚・総情発甲第162号)第5の1の(2)に掲げる情報のうち、身上指導上必要となる情報

2　警務部長は、1の登録を運用責任者に行わせることができる。

第6　情報の出力

1　監察官室における出力

運用責任者は、業務上の必要があるときは、身上指導要綱に定める自己申告に関する情報及び面談実施結果を出力することができるものとする。

2　所属における出力

(1)　自己申告に関する情報の出力

ア　身上指導の対象となる職員(以下「対象者」という。)は、自己申告に関する情報を提出する場合等において、内容確認等のため必要がある場合は、これを出力することができるものとする。

イ　身上指導責任者及び身上指導担当者並びに対象者の身上指導に関する報告の承認を行う職員は、身上指導上必要がある場合に限り、対象者の自己申告に関する情報を出力することができるものとする。

(2)　面談実施結果の出力

身上指導責任者及び身上指導担当者並びに対象者の身上指導に関する報告の承認を行う職員は、身上指導上必要がある場合に限り、面談実施結果の出力を行うことができるものとする。

3　出力した情報の廃棄

1及び2により情報を出力したときは、用済み後、裁断等の復元することができない方法により速やかに廃棄するものとする。

第7　データ提供申請

1　所属長は、身上指導の実施に際して必要がある場合は、運用責任者が保管する身上指導記録についてのデータ提供要請を身上指導記録提供申請書(様式第1)により運用責任者に申請(運用担当者経由。以下同じ。)を行うものとする。

2　1により提供申請を受けた運用責任者は、必要な範囲で電子データ又は紙媒体により提供を行うものとする。

第8　システム閲覧申請及び承認

1　警務部警務課長は、警務部警務課の職員のうち、人事を担当する係の職員が人事異動等に必要な情報の確認のため、身上システムに登録されている情報を閲覧する必要があると認める場合は、身上指導記録閲覧申請書(様式第2)により運用責任者に申請を行うものとする。

2　1の申請を受けた運用責任者は、申請内容を確認した上で、申請のあった職員に対して期間を定めて身上システムの閲覧を承認するものとする。

第9　派遣先等における身上指導体制登録

1　身上指導要綱第2の5及び6に定める派遣、兼務その他の事由により他所属における身上指導を実施する際における身上システムへの身上指導体制登録は、派遣先、兼務先等の所属長が兼務等身上指導体制登録申請書(様式第3)により運用責任者に申請を行うものとする。

2　1の申請を受けた運用責任者は、運用担当者に身上システムへの登録を行わせるものとする。

第10　身上システムデータの効果的活用

身上システムに登録されている情報のうち、保有車両及び運転技能認定に関する情報を活用し、自家用自動車の公務使用に関する取扱要綱の制定(平成14年務警・務監・総会・総装発甲第126号)に定める自家用自動車公務使用登録(変更)申請書の作成に際して必要な情報を表示した上で、出力することができるものとする。

第11　運用時間等

1　身上システムの運用時間は、原則として24時間とする。

2　運用責任者は、身上システムの保守管理その他やむを得ない理由があると認めるときは、身上システムの運用を停止することができる。この場合において、運用責任者は、身上システムの運用の停止をあらかじめ取扱責任者に通知するものとする。

第12　その他

この要綱の実施に必要な事項については、首席監察官が別に定める。

〔令2務警発甲26号・本別記一部改正〕

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕

〔令元務警発甲93号令2務警発甲26号令4務警発甲3号・本様式一部改正〕

〔令元務警発甲93号・本様式一部改正〕